Sadržaj:

6 savjeta za efikasno upravljanje e-poštom
6 savjeta za efikasno upravljanje e-poštom
Anonim

E-pošta je jedan od najboljih komunikacijskih alata i, možda, jedini koji koriste svi korisnici bez izuzetka. Možda volite ili ne volite instant messengere, koristite Skype ili Facebook chat, ali vjerovatno imate adresu e-pošte.

Svakodnevno primamo u inbox ne samo poruke od prijatelja i kolega, već i desetke reklamnih pisama, obavještenja, samo neželjene pošte. Kako biste izbjegli da se udavite u ogromnoj količini dolaznih poruka, vrlo je važno razviti i primijeniti efikasne vještine e-pošte.

shutterstock_34566739
shutterstock_34566739

Copyright

Zakažite vrijeme za provjeru e-pošte

Ako smatrate da trošite previše vremena na obradu pošte, a broj pisama u vašem sandučetu se i dalje ne smanjuje, pokušajte strože planirati vrijeme za provjeru poštanskog sandučeta. Obično počnemo provjeravati poštu, pronađemo zanimljivu vezu u pismu, odemo na stranicu, odatle na drugu… i nakon pola sata se sjetimo i vratimo se raščlanjivanju slova. Kao rezultat toga, vrijeme je prošlo, ali stvar se nije pomjerila.

Stoga pokušajte da odvojite određeno ograničeno vrijeme za sebe za rad s poštom. Učestalost i trajanje ovih intervala svako može samostalno podesiti, ovisno o obimu svoje korespondencije. Možda će to biti sat ujutro i sat na kraju radnog dana, ili će vam možda biti zgodnije da se svakih sat vremena u trajanju od pet minuta prijavite na svoj mail nalog. Ono što je najvažnije, pokušajte se striktno pridržavati rasporeda koji ste sami postavili i ne ometajte vas ničim strancem. Svest o tome Vaše vrijeme je ograničeno, neminovno će dovesti do povećanja efikasnosti obrade poštanskih potvrda.

Svako slovo znači akciju

Glavno pravilo koje biste trebali primijeniti kada analizirate poštu je da svako otvoreno pismo zahtijeva da nešto učinite. Ako ste otvorili pismo, ni u kom slučaju ga više ne ostavljajte u Inboxu. Morate ili odmah odgovoriti na pismo, ili ga proslijediti nekome ko se bolje bavi ovim pitanjem, ili zakazati sebi zadatak u Google Tasku ili kalendaru - u svakom slučaju, kao rezultat vaše akcije, pismo bi trebalo biti izbrisani ili premješteni u arhivu, tj ostavi inbox … Ako slijedite ovo jednostavno pravilo, vaša pristigla pošta će biti očišćena prije ili kasnije.

shutterstock_85297180
shutterstock_85297180

Copyright

Filteri i prečice

Ako svaki dan primate veliki broj e-poruka, onda njihovo raščlanjivanje oduzima puno vremena i truda s vaše strane. Zašto za to ne iskoristite resurse poštanske službe, pogotovo što većina servisa ima ovu mogućnost i savršeno je implementirana?

Radi se o postavljanju filtera za automatsku obradu pošte. Umjesto da ručno kliknete na svaki post, a svaki vaš klik je isto vrijeme i trud, samo jednom postavite filtere koje želite. Na primjer, sve poruke sa adresa vaših rođaka će automatski otići u folder Porodica i biti označene markerom kao važne. Sva saopštenja za javnost idu u posebnu fasciklu zaobilazeći fasciklu Inbox, a obaveštenja sa društvenih mreža se odmah šalju u smeće.

Na taj način možete kategorizirati poruke prema glavnim temama i u skladu s tim se pripremiti za njihovu obradu. Više nećete imati situaciju da vaš mozak, prilikom analiziranja pošte, prelazi sa kućnih poslova na poslovne, pa odmah na zabavne pošte, pa nazad.

2013-03-28_14h45_54
2013-03-28_14h45_54

Postoji ogroman broj opcija za kreiranje raznih filtera, a siguran sam da ćete jednom kada napravite automatski sistem filtriranja uštedjeti dane i mjesece svog vremena. Osim toga, koristeći dodijeljene oznake ili distribuciju po folderima, lako možete pronaći potrebna slova u arhivi (sjećate li se da je naš folder Inbox potpuno prazan?).

Koristite pretragu

Mnogi korisnici, posebno početnici, čuvaju sve svoje e-poruke u svom prijemnom sandučetu jer osjećaju da ih nikada više neće pronaći prilikom arhiviranja. Ako postavite sistem filtera i prečica, kao što je opisano u prethodnom paragrafu, onda je vaša arhiva već organizovana i mnogo je lakša za navigaciju u njoj. Ali ne zaboravite i na traku za pretraživanje. Na primjer, u Gmailu je sistem za traženje slova toliko savršen (ko bi sumnjao!) da neće biti teško pronaći bilo koje slovo.

Koristite oznake

Mnogi servisi e-pošte imaju funkciju označavanja poruka posebnim markerima (u Gmail-u su to zvjezdice). Uz njihovu pomoć lako je istaknuti potrebne poruke koje zahtijevaju vašu pažnju i smjestiti ih u poseban folder. U Gmailu možete odabrati svoj vlastiti skup zastavica i koristiti ih prilično fleksibilno. Dakle, jedan pogled na sadržaj vašeg prijemnog sandučeta bit će dovoljan da razlikujete mejlove prema njihovoj važnosti.

2013-03-28_14h41_11
2013-03-28_14h41_11

Koristite prečice na tastaturi

Korištenje interventnih tipki može toliko ubrzati obradu korespondencije da je vrijedno provesti nekoliko sati proučavajući ih. Ali prije toga pogledajte postavke (u Gmailu su to Postavke - Općenito - Prečice) i provjerite jesu li uključene. Nakon toga, samo pritisnite upitnik na tastaturi i vidjet ćete prompt sa svim prečicama za Gmail.

2013-03-28_14h42_16
2013-03-28_14h42_16

E-pošta je odličan komunikacijski alat, ali to ne znači da morate polovicu svog života posvetiti ovom procesu. Maksimalna automatizacija svih procesa, brzi odgovori ili prosljeđivanje poruka, planiranje vremena, uz ostale savjete iz ovog članka, omogućit će vam da prilično brzo riješite bilo koji broj pisama i uštedite više vremena za ugodnije aktivnosti.

Preporučuje se: