Jednostavan sistem za organizovanje složenog modernog života

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Zadnja izmjena: 2023-12-17 03:49

Danas vam želimo reći o sistemu koji će vam pomoći da strukturirate sve vaše radne projekte, zadatke i poslove. Uz nju ćete naučiti kako ispravno postaviti ciljeve i razviti planove za njihovo postizanje.

U savremenom svetu čovek mora da obavlja više zadataka. Projekti, sastanci, poslovi, zadaci čiji se rok neumitno približava… Često nam je teško da organizujemo svoj život tako da imamo vremena da se nosimo sa poslom.

Danas želimo da vas upoznamo sa sistemom koji će vam pomoći da organizujete sve svoje ciljeve, poslove i zadatke. Ovaj sistem je razvio Chris Winfield, njujorški poduzetnik.

Život je težak.

Uživamo u radu 40+ sati sedmično, ponosni smo na to i volimo svima i svakome reći koliko smo zauzeti, jer se zbog toga osjećamo važnim i nezamjenjivim. Pa, ili inače, mi samo mislimo da bi tako trebalo biti.

Tako je bilo i sa mnom. Sve dok nisam odlučio da promenim sve.

Nije moglo ovako dalje, morao sam početi ispočetka i promijeniti sve. Želeo sam da živim punim plućima i nisam želeo da propustim nijedan trenutak.

Ali postojao je jedan problem. Nisam znao kako to da uradim. Gubio sam previše vremena i radio neefikasno. Stoga sam počeo tražiti načine koji bi mi mogli pomoći da riješim problem.

Pročitao sam mnogo knjiga i blogova o produktivnosti i na kraju sam došao do sistema od četiri dijela.

Ovaj jednostavan sistem, o kome će biti reči kasnije, pomogao mi je da poboljšam svoju produktivnost, uz pomoć njega sam uspeo da organizujem dane, nedelje, mesece, pa čak i samo sate. Zahvaljujući njoj, mogu više za manje vremena.

Zaista bih rekao da sam lako i brzo došao do ovog sistema, ali nije tako: proveo sam stotine sati eksperimentišući, morao sam proći kroz mnoge neuspjehe, greške i razočaranja.

Danas sam u stanju da uradim više za 17 sati nego u prošlosti za 40 sati. Čak ni to. Mogu postići više za jednu sedmicu nego u proteklih nekoliko mjeseci.

U stanju sam da istovremeno radim sa više projekata, klijenata, kompanija i istovremeno održavam ravnotežu između posla i privatnog života.

Radim, provodim vreme sa porodicom, šetam, komuniciram sa ljudima, učim druge onome što i sam znam, i radim mnogo više. Svaki dan. A sve to samo zbog činjenice da sam razvio sistem koji mi odgovara, kojeg se stalno pridržavam. Ovaj sistem je prilično jednostavan, ali to nikada ne treba zaboraviti:

Samo ne znači uvek lako.

Jedna od glavnih stvari koju sam shvatio je da ako odvojite vrijeme da isplanirate svoj dan i imate jasnu predstavu o tome šta želite da postignete (napravite određenu sliku svojih dana), onda će sve ići lakše. Manje ćete raditi, a više uspjeti, jer ćete raditi sa strašću, vidjet ćete cilj ispred sebe.

Moj sistem ima četiri glavna elementa:

1. Sanjajte i postavite ciljeve. Šta zaista želite od života? Koji su vaši snovi, ciljevi, ambicije? Ako ne znate odgovore na ova pitanja, onda vam ostale komponente na ovoj listi neće pomoći.
2. Ispraznite svoj mozak. Prenesite misli iz glave na papir. Ne morate razmišljati o dodatnim detaljima ako zaista želite biti produktivni.
3. Napravite mentalne mape. Oni će vam pomoći da pronađete rupe u postizanju vaših glavnih ciljeva. Drugim riječima, shvatit ćete kako brzo dobiti ili dobiti ono što želite.
4. Upravljajte svojim vremenom i rastavite složene zadatke na sastavne elemente. To će vam pomoći da ostvarite svoje glavne ciljeve u najkraćem mogućem roku.

Niko nikada neće osporiti očiglednu činjenicu da svi ljudi imaju 24 sata dnevno. Uspješni ljudi imaju dvije kvalitete:

• Oni tačno znaju šta žele.
• Trude se da dobiju ono što žele.

Da li ste spremni da preuzmete rizik i uložite napor da postanete uspešni? Onda čitajte dalje.

1. Dream. Postavite ciljeve. Poduzmite akciju

Počnite tako što ćete zamisliti krajnji cilj.

Stephen Covey

Prvi korak je formiranje velike slike o svom životu. Morate razumjeti šta želite da postignete, kakva osoba želite da postanete, drugim riječima, razmislite kako bi trebao izgledati vaš idealan život.

Kada sam to prvi put uradio, želeo sam da promenim mnogo toga u svom životu. Možda će vam se, kao i meni tada, činiti da se mnoge stvari ne mogu promijeniti, ali nemojte očajavati i ne odustajati, jer je ovaj osjećaj sasvim normalan.

Slijedeći savjet Marka Allena, odvojio sam jednu stranicu za svaki svoj cilj. Takvo ograničenje prostora je neophodno kako biste svaki cilj imali priliku detaljno oslikati, razložiti na osnovne elemente, izraditi detaljan plan za postizanje ovog cilja, ali specifikacija cilja treba biti bez vode.

Nešto je važno zapamtiti: ne držite svoj plan u krvi, vaši se ciljevi mogu promijeniti u bilo kojem trenutku. Ne možemo sa sigurnošću reći šta će nam se dogoditi za sat vremena, a još više niko ne može reći da se njegovi ciljevi i životni planovi neće promijeniti u narednih mjesec dana ili naredne godine.

Ali takvo planiranje je korisno jer imate jasnu predstavu o tome što želite postići, kakva osoba sanjate da postanete.

Također, ne brinite ako niste uspjeli izraditi plan postignuća za svaki cilj. U redu je, glavno je da imate cilj, a kada dođe vrijeme, naći ćete načine da ga ostvarite.

2. Ispraznite svoj mozak

Neka vam um uvijek bude svijetao i bistar, poput ogromnog neba, velikog okeana i najvišeg planinskog vrha.

Morihei Uešiba

Naše pamćenje je na mnogo načina oruđe za preživljavanje. Najlakše pamtimo stvari koje su nam važne i neophodne. Pamćenje je nevjerovatna stvar: u situaciji više sile, na primjer, možemo se sjetiti školskih lekcija o sigurnosti života i pružiti osobi prvu pomoć.

Imate stotine misli u glavi, sitnih detalja, nepotrebnih detalja. Na primjer, pokušavate zapamtiti sve nijanse, čak i najsitnije detalje projekta koji radite. Iako je takva svijest respektabilna, često je i anksioznost i stres. Zaključak: riješite se ovog smeća, rasteretite svoj mozak.

Nemojte sve ove detalje držati u glavi – zapišite ih u svoj dnevnik, neka sve to bude na tvrdom disku vašeg računara, ili negdje drugdje. To će vam omogućiti da se bolje fokusirate na ono što je trenutno važno, a da pritom ne zaboravite na trenutne stvari.

Organizuj, zavadi pa vladaj

Sada kada ste se spasili ogromnog broja nepotrebnih ili ne toliko važnih misli, vrijeme je da počnete organizirati svoje poslove. Pogledaj svoj plan. Možda niste bili lijeni i napravili plan ne samo za naredne sedmice i mjesece, već i za čitave godine.

Morate strukturirati sve što trebate učiniti. Pokušajte planirati sve svoje projekte, zadatke i druge poslove na način da se ne miješaju jedni u druge: odvojite vrijeme za svaki zadatak, nemojte juriti dvije muhe jednim udarcem, već zavadi i vladaj.

Ne brinite ako nemate konkretan plan da ostvarite sve što ste planirali. Glavna stvar je da imate ciljeve, a vaša podsvest će vam pomoći u ostalom.

U ovom slučaju, vaš podsvest se može uporediti sa GPS navigatorom. Postavljate svoje odredište i saznajte kako doći do njega.

3. Napravite mapu uma

Sve što vam treba je plan, mapa puta i hrabrost da stignete na odredište.

Earl Nightingale

Mapa uma je dijagram koji vam pomaže da vizualizirate i organizirate informacije. Mape uma se mogu koristiti za gotovo sve, od bilježenja do razvoja ozbiljne strategije. Oni će vam pomoći da razložite složeni objekt na njegove sastavne dijelove.

Uz pomoć mape uma, možete izgraditi hijerarhiju projekata, rezultata i zadataka. Koristite veličinu i boju fonta da istaknete ono što je važno ili hitno. Takođe možete uključiti veze do važnih Internet resursa ili dokumenata na vašem računaru.

Ova mapa će vam pomoći da na prvi pogled vidite koji projekat vam oduzima najviše vremena ili zahtijeva najviše pažnje (zadaci i rokovi označeni crvenom bojom će vrištati o njihovoj hitnosti i važnosti).

Pregledavajući svoju mapu uma sedmično, primijetit ćete koji su projekti blizu završetka, a to će vas motivirati da nastavite dalje. Izbrišite završene projekte i popunite ih novima.

4. Upravljajte svojim vremenom i razdvojite teške zadatke na osnovne elemente

Odlučite se danas da ćete postati stručnjak u upravljanju svojim vremenom i vlastitim učinkom.

Brian Tracy

Sada kada imate plan, morate biti sigurni da možete obaviti sve zadatke koji su pred vama na vrijeme. Postoje razne tehnike i sistemi dizajnirani da vam pomognu u tome. Na primjer:

• Kanban je sistem koji će vam pomoći da se efikasno nosite sa zadacima. Postoji zgodan online alat KanbanFlow, koji je dizajniran ne samo za solo, već i za timski rad.
• Poznata GTD tehnika lične efikasnosti koja će vam pomoći da završite stvari do kraja.

Ne zaboravi danas

Mape uma, GTD, Kanban su sve sjajne i neosporno potrebne da biste ostvarili svoje ciljeve. Ali nemojte zaboraviti da je ovo strateško planiranje. Ponekad vam je potreban jednostavan, praktičan plan za dan. Ne za sutra. Ne za mesec ili godinu. Za danas.

San postaje cilj kada se poduzmu akcije da se on postigne.

Bo bennet

Postoji Pomodoro tehnika koja vam može pomoći da efikasno planirate svoje vrijeme. Više o tome možete saznati ovdje.

Uvek ostvariti svoje ciljeve, završiti zadatke na vreme, postići uspeh - to je ono čemu svako treba da teži. Ali nikada nemojte zaboraviti sedmu vještinu Stephena Coveya - oštrenje pile.

Zamislite čoveka koji pet sati seče drvo, ali kada mu kažete da stane na par minuta da naoštri testeru, on odgovara: „Nemam vremena da naoštrim testeru! Moram da presečem!"

Ne zaboravite da odvojite vrijeme za svoje zdravlje, svoju porodicu i prijatelje i uvijek pokušajte da se odmorite kada osjetite da vam je to potrebno.