Kako dovesti stvari u red i pratiti sve: kompletan vodič za GTD sistem

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Zadnja izmjena: 2023-12-17 03:49

Od teorije do šablona za pomoć pri planiranju bilo kojeg projekta.

Zašto je GTD dobar?

Problem sa uslugama produktivnosti je što se svako pozicionira kao mjesto gdje može rješavati sve probleme, pohranjivati informacije, komunicirati. Većina usluga traži od vas da odredite prioritete i postupite po njima.

Ali malo njih se može koncentrirati na obavljanje važnih zadataka i ne obraćati pažnju na razne sitnice: hitne zadatke, zahtjeve kolega, prijatelja ili poznanika. Kada ima puno zadataka, teško ih je nositi. Stoga u praksi morate koristiti nekoliko servisa za vođenje poslova. Kada ima puno stvari koje treba uraditi, počinjemo se zbuniti u tim uslugama i listama i na kraju ih prestajemo koristiti.

Metodologija Getting Things Done (GTD) pruža univerzalni nacrt za izgradnju jedinstvenog sistema u kojem možete riješiti bilo koji problem. Moći ćete da se opustite i ne brinete, jer ćete biti sigurni da ništa nećete zaboraviti. U pravo vrijeme, sistem će vas upozoriti šta treba učiniti i na šta se fokusirati.

Zašto onda mnogi rade neproduktivno?

Ljudi počinju da rade neproduktivno kada ima puno projekata, slučajeva i zadataka. Teško im je sve ovo držati u glavi, a kamoli odrediti prioritete. Dakle, ili se ništa ne radi, ili se radi ono što je najlakše, a važne stvari se odlažu za kasnije. Pojavljuje se još jedan problem: kada je juče trebalo rješavati hitne zadatke.

Osim toga, osoba se počinje brže umarati, postaje razdražljiva. On stalno trči kao vjeverica u točku rutine, a zaista važni, monetarni i strateški projekti ostaju po strani.

Sistem Getting Things Done, koji je opisao David Allen u knjizi koja je objavljena 2001. godine i koja je postala svjetski bestseler, pomoći će da se izbori sa ovom situacijom.

Recite mi o osnovnim GTD konceptima koje trebate znati

Rutina - to su ona djela, misli i brige koje uznemiravaju, ometaju i rasipaju energiju. Dok se rutina ne prevede u zadatke, ne može se kontrolisati. Razmišljanje o istim problemima više puta je neefikasna upotreba kreativne energije koja stvara frustraciju i stres.

Cilj GTD-a je osloboditi vašu glavu od rutine i ukloniti unutrašnji stres.

Ljudska operativna memorija- područje mozga u kojem se nalazi kratkoročno pamćenje. Tu obično stavljamo trenutne nedovršene poslove, obećanja data drugim ljudima i druge misli koje nas muče. Nažalost, postoji ograničenje količine rutine koju možete pohraniti kako bi vaš mozak pravilno funkcionirao. Ako vam je RAM puna, ometaju vas mali zadaci i zaboravljate na svoje ciljeve, što dovodi do stresa.

Alati za prikupljanje informacija- gde idu informacije i gde beležite šta treba da se uradi. Na primjer:

• organizatori;
• sveske;
• Email;
• kalendar;
• diktafon.

Korpa "Inbox"- jedno spremište za rutinu koju pretvarate u zadatke i zadatke. Jedno od najvažnijih pravila za rad sa Vašim prijemnim sandučetom je da ga redovno čistite.

Jednostavne radnje - radnje u jednom koraku za koje je potrebno manje od dvije minute. U praksi je zgodnije odvojiti pet minuta za takve stvari.

Projekt - zadatak koji zahtijeva više od jednog koraka da se izvrši. Potrebno je ostaviti podsjetnik na projekat i opisati prve korake za njegovu implementaciju. Kao rezultat, projekt se pretvara u jednostavnu akciju koja se može završiti u sljedećih pet minuta i dobiti konačni rezultat.

Projekat mora imati link do kartice ili fajla, koji opisuje detalje: odgovorna osoba, rokovi, kategorija (na primjer, "Marketing", "Legal", "Razvoj"), linkovi do manjih kartica sa zadacima. Ova struktura je pogodna za organizaciju u Trellu.

Lista konteksta - spisak zadataka koji su pogodni za obavljanje pod određenim uslovima. Na primjer, u kontekstualnoj listi "Kupovine" nalazit će se popis stvari i proizvoda koje je potrebno kupiti u trgovini. Lista poziva može sadržavati listu poziva koje možete uputiti kada ste slobodni.

Zgodno je napraviti pojedinačne kontekstualne liste za ljude s kojima radite i komunicirate. Kada se sretnete s određenom osobom, možete brzo otvoriti listu i riješiti potrebna pitanja.

Kako da koristim kalendar?

U kalendar treba upisati sljedeće:

• radnje koje treba obaviti u određeno vrijeme (sastanci, poslovni sastanci, seminari);
• radnje koje je potrebno uraditi na određeni dan (završiti projekat do određenog datuma, učestvovati na konferenciji);
• informacije o određenim datumima (godišnjice, rođendani, praznici).

Koristim Google kalendar da pratim sve ove stvari. Ova usluga je pogodna jer:

• dostupno i sa telefona i sa računara;
• nekoliko kalendara se može prikazati na jednom ekranu odjednom;
• postoje podsjetnici na pametnom telefonu.

Ako ste nešto dodali u kalendar, to radite ili odgodite za neki drugi datum. Nema potrebe da zatrpavate kalendar listom obaveza koja se redovno pomera iz dana u dan. Za takve liste postoje posebna rješenja.

Ako imate potrebu da redovno zovete kupce, dobavljače ili izvođače u određeno vrijeme, bolje je koristiti CRM sistem za to.

Koje liste treba da kreirate?

Liste prioritetnih akcija

Sastavljanje sedmičnog izvještaja, ispitivanje web stranice konkurenta, brisanje inboxa u poštanskom sandučetu, izrada tehničkog zadatka za dizajnere - sve ove radnje traju više od dvije minute, ali se ne mogu nikome delegirati. Takve stvari stavljamo na liste prioritetnih radnji i provodimo ih tokom dana.

Pravila za rad sa takvim listama:

• Ne bi trebalo da bude mnogo spiskova, dovoljna su dva ili tri. Na primjer, Lični, Posao, Porodica. Ako imate zadatak sa liste za određeni dan, postavite podsjetnik u svom kalendaru.
• Zgodno je označiti zadatke na ovoj listi po kontekstu: „Na putu“, „Za kompjuterom“, „Čitajte“, „Kupite“, „Obećanja“. Zadaci mogu imati jednu ili više oznaka. Na primjer, zadatak "Walk the Dog" odnosio bi se na "Lični" projekat i oznaku "Obećanja".
• Prije nego što dodate zadatak na listu, razmislite da li ga uopće trebate raditi. Ako je odgovor potvrdan, odlučite da li trebate lično dovršiti slučaj. Na kraju krajeva, možete poslati govornu poruku podređenom i delegirati ga. Zadaci koje ste dodijelili bit će označeni kao "Dodijeljeni". Sadržaće slučajeve i sa Radne i Lične liste.
• Redovno pregledajte liste. Uradite ovo kada imate slobodnu minutu. Pomjerite zadatke koje je potrebno prvo obaviti.
• Očistite svoje liste obaveza najmanje jednom mjesečno.

Lista "Jednog dana"

Ova lista će uključivati stvari koje ne zahtijevaju aktivnu akciju. To može biti:

• knjige, ploče, video obuke koje želite da kupite;
• korisne vještine koje želite savladati;
• mjesta koja želite posjetiti;
• stvari koje želite da kupite.

Morate povremeno pregledavati ovu listu, voditi bilješke i pretvoriti ih u ciljeve na kojima će se raditi.

Kako pohranjujete referentne informacije koje će vam biti korisne u budućnosti?

Ove informacije ne zahtijevaju nikakve radnje. Glavni kriterijumi za skladištenje ovih informacija:

• Pogodna pretraga po naslovima, oznakama, kratkim opisima.
• Jednostavnost postavljanja informacija u spremište.
• Intuitivna struktura skladištenja informacija. Kada stignu novi podaci, morate brzo odabrati kategoriju i podkategoriju gdje ćete ih staviti.
• Dostupnost pohrane sa bilo kojeg uređaja.

Postoje li obavezni GTD rituali?

Da, ima ih nekoliko.

Prikupljanje svih informacija u "Inbox" korpu

Postoji mnogo alata za prikupljanje informacija. Ali sve to treba da se slije na jedno mjesto, s kojim ćete nastaviti raditi.

Pražnjenje Inbox Trash

Jednom ili dva puta sedmično, morat ćete pregledati Inbox listu i sortirati akumulirane po folderima ili prečicama. Ovaj ritual bi trebao postati navika, koja se formira iz razumljivog algoritma radnji i njihovog sistematskog ponavljanja.

Trebali biste imati jednostavan, korak po korak plan za čišćenje vašeg sistema obaveza sedmično. Napravite kalendar u kojem ćete označavati dane kada su predmeti obrađeni. Dodijelite sebi nagradu ako, na primjer, za 30 dana najmanje 20 ispraznite Inbox i precrtate dane u kalendaru.

Revizija liste prioritetnih akcija i liste "Jednog dana", određivanje prioriteta

Kada revidirate liste, važno je pravilno odrediti prioritete i biti realan u pogledu svojih prednosti. To je neophodno kako se ne biste preopteretili ogromnim zadacima i da ne biste patili od spoznaje svoje neefikasnosti.

Uništavanje nepotrebnih korpi

Često se u komunikaciji sa kolegama i partnerima pojavljuju novi sandučići, dokumenti i liste.

Vaš zadatak je da sve automatizujete što je više moguće kako bi podaci tekli u folder Inbox.

To može biti ili poštanski sandučić ili elektronski planer. Za automatizaciju i preusmjeravanje informacija prikladne su usluge IFTTT i Zapier. Trebalo bi biti manje korpi za prikupljanje informacija.

Kako raditi sa Inbox korpom i sortirati nagomilane slučajeve?

Prvo izvucite zadatak, slučaj ili informacije iz svog inboxa i odgovorite na pitanje: „Šta je ovo? Da li zaista trebaš nešto da uradiš?"

Ako ne morate ništa da radite, imate dve mogućnosti. Ako je to smeće koje više nije korisno, bacite ga. Ako je korisna informacija, stavite je u arhivu. Trebalo bi da bude strukturirano po kategoriji i oznaci, tako da je lako pronaći ono što tražite.

Ako trebate nešto učiniti s informacijama, postoje tri opcije:

1. Ispunite traženo. Ako je radnja važna i neće trajati više od 2-5 minuta.

2. Delegirati nekome. Ako radnja traje više od dvije minute, razmislite možete li je nekome delegirati.

Prilikom delegiranja nekome treba napisati sljedeće:

• konačni rezultat;
• plan rada (put do cilja);
• rok za završetak zadatka;
• datum kontrole i rezultat koji mora biti spreman za nju (srednji ili konačni).

3. Odloži za budućnost. Pritom naznačite:

• željeni rezultat;
• najbližu sljedeću radnju koju treba poduzeti. Zapamtite: nemoguće je završiti projekat u cjelini, možete samo poduzeti određene jednostavne korake koji će vas približiti konačnom rezultatu;
• rok. Ako ne postoji tačan vremenski okvir, dodajte akciju na listu "Jednog dana".

Možete slati poruke sebi kako biste ih primili na dogovoreni dan. Za to su prikladni i "Google kalendar" s podsjetnikom na pravi dan i aplikacija za poštu Boomerang koja će vam poslati e-poštu u određeno vrijeme.

Kako planirati svoj posao?

Sav rad se može podijeliti u tri koraka:

1. Realizacija unaprijed planiranog. To mogu biti i strateški važne stvari koje vas približavaju vašem cilju ili rutina koju samo treba obaviti.
2. Izvođenje posla onako kako se neočekivano pojavi. Tada u toku dana stižu zadaci od kolega, menadžera, pisma klijenata.
3. Planiranje daljeg rada: izrada i revizija lista, određivanje prioriteta. Ova tačka ne bi trebala dugo trajati dok planirate radi planiranja.

Praksa planiranja slučajeva i zadataka (memo book) opisana je u knjizi Davida Allena.

David Allen konsultant za lične performanse i upravljanje vremenom, autor GTD Metodologije produktivnosti

Za spomen-knjigu su vam potrebna 43 fascikle: 31 označen brojevima od 1 do 31, još 12 s nazivima mjeseci. Dnevni folderi se stavljaju naprijed od sutra. Iza foldera sa brojem 31 nalazi se folder za naredni mjesec, a iza njega su folderi sa ostatkom mjeseci.

Sadržaj foldera za naredni dan svakodnevno se prenosi u smeće, a zatim se folder stavlja iza zadnjeg od dnevnih foldera (kao da se prenosi u sljedeći mjesec). Kada oslobodite folder 31 za tekući mjesec, iza njega će se nalaziti folder sa nazivom novog mjeseca, a zatim folderi sa danima novog mjeseca. Isto tako, folder sa tekućim mjesecom kada je prošao prenosi se u narednu godinu.

U određenom folderu morate pohraniti dokumente koji zahtijevaju određene radnje (obrazac koji se mora popuniti, pismo za slanje).

Da bi sistem funkcionisao, potrebno ga je svakodnevno ažurirati. Ako zaboravite da ažurirate mapu za sutra, ne možete vjerovati sistemu. Promaći će važne informacije, koje će se morati rješavati na druge načine.

Ako odlazite na nekoliko dana, onda prije odlaska trebate provjeriti fascikle za dane tokom kojih ćete biti odsutni.

Kako to organizirati u praksi, uzimajući u obzir savremene sisteme planiranja:

1. Umjesto knjige za pamćenje, koristite organizator sa listama obaveza za svaki dan i u njega unesite zadatke za tekući dan. Sastanke i poslove vezane za vrijeme prvo treba snimiti i postaviti podsjetnike tako da ih sistem unaprijed obavijesti.
2. Kreirajte fajl sa listom obaveza za mesec dana. Ovo je lista onoga što želite da uradite za to vreme. Dodajete mu slučajeve tokom cijelog mjeseca. Revizija zadataka treba da se vrši jednom sedmično. Kada planirate svoje najvažnije zadatke, rasporedite sedmicu po sedmicu kako biste razumjeli svoje prioritete. Prvo ćete ih izvoditi, inače će sve vrijeme odlaziti na male i hitne stvari.
3. Kreirajte fajl sa planovima za godinu. Treba ga pregledati jednom mjesečno. Predmeti iz ove datoteke se prenose u mjesečne planove.
4. Napravite planove za godinu na osnovu dugoročnih ciljeva za 3-5 godina. Ove stvari je bolje propisati ili na kraju godine, ili tokom odmora, kada glava nije opterećena svakodnevnim poslovima.

Ove četiri tačke su ono što David Allen naziva sistemom prirodnog planiranja. Ovaj sistem vam omogućava da se krećete ka ciljevima koji su vam važni i da ne gubite vrijeme na rutinu.

Postoji li plan koji odgovara svima koji se može koristiti za planiranje bilo kojeg projekta?

Naravno. David Allen to naziva modelom prirodnog planiranja. Sastoji se od nekoliko koraka.

Korak 1. Cilj i slika idealnog rezultata

Definirajte cilj ili idealan krajnji rezultat, zamislite da ste ga postigli.

Opišite ga sa svim kriterijima uspjeha (novac, ljudi, priznanje). Što detaljnije opišete krajnji rezultat, to će motivacija biti jača, posebno u trenucima kada trebate izvršiti određene radnje, ali za to nema vremena.

Korak 2. Principi

Opišite principe koje ćete slijediti dok postižete svoj cilj. Na primjer: "Dat ću ljudima punu slobodu djelovanja ako… (ostanu u okviru budžeta, završe projekat prije određenog roka)." Zapitajte se: „Koje radnje mogu ometati moje aktivnosti? Kako da ih spriječim?"

Principi su jasni i pružaju pouzdane smjernice za upravljanje aktivnostima.

Korak 3. Brainstorming

Razmislite dok zapisujete sve različite ideje koje vam padaju na pamet.

Ključni principi brainstorminga:

• nemoj suditi;
• ne spori;
• ne ocjenjuju;
• ne kritikujte;
• misliti na kvantitet, a ne na kvalitet;
• sporedna analiza i organizacija.

Korak 4. Plan projekta u obliku liste

Organizirajte svoje rezultate razmišljanja u listu obaveza. Počnite planirati na kraju i vratite se nazad. Ovo će vam olakšati planiranje i identifikaciju prvog koraka ka vašem cilju. Primjer planiranja s kraja:

Svrha (idealan rezultat): Govorim španski i razumijem ljude.

Zašto je ovo: Želim da komuniciram bez učešća prevodilaca tokom poslovnih pregovora sa španskim partnerima i da slobodno komuniciram sa drugima dok sam na odmoru u Španiji.

Koraci do cilja:

• Jedan korak prije postizanja cilja: pronašao sam izvornog govornika španjolskog i razgovarao s njim dva puta sedmično.
• Korak prije: položio sam ispit iz poznavanja jezika B1.
• Korak prije: položio sam A1 test znanja.
• Korak prije toga: pohađao sam časove španskog osam puta u mjesecu i završio sve svoje domaće zadatke.
• Korak prije toga: upisala sam se na kurs španskog i platila mjesec dana učenja.
• Korak prije: prikupio sam informacije o kursevima španskog i napravio uporednu tabelu.
• Prvi korak: Planirao sam vrijeme u kalendaru kada prikupljam informacije o kursevima španskog.

Kada tim radi na jednom zadatku i treba da organizuje cijeli plan na jednom mjestu, zgodno je koristiti Ganttov grafikon. Prva kolona u njoj su etape na putu do cilja, druga kolona su odgovorni. Dalje će biti kolone sa vremenskim periodom. Ćelije će sadržavati status određene faze, na primjer, "Planirano", "U toku", "Završeno", "Odloženo".

GTD i sistem prirodnog planiranja mogu izgledati zastrašujuće. Ali kada ga prilagodite sebi i počnete da ga redovno koristite, osetićete da je sve mnogo lakše nego što se čini na prvi pogled.