Kako efikasno primijeniti GTD sistem u životu

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Zadnja izmjena: 2023-12-17 03:49

Korak-po-korak plan, slijedeći kojeg možete lako implementirati ovu tehniku produktivnosti u svoj život, postaviti prioritete i uvijek moći pronaći vremena za važne stvari.

Ovaj materijal je nastavak članka "". Prvo, vrijedi se upoznati s njim, budući da su mnogi od korištenih koncepata tamo detaljno objašnjeni.

Ovaj članak je vodič korak po korak o tome kako primijeniti GTD u stvarnom životu. Prilikom pisanja, pridržavao sam se sljedećih principa:

• Svestranost. Ovdje opisane ideje su univerzalne i uz njihovu pomoć svako će za sebe izgraditi GTD sistem koji će raditi upravo sa uslugama na koje je navikao.
• Jednostavnost. Sistem bi trebao biti intuitivno jednostavan za korištenje. Za unos i obradu informacija, kao i za planiranje narednih koraka potrebno je potrošiti minimum vremena i energije. Tek tada će sistem funkcionirati dugoročno, pa čak i nakon dugih pauza: na primjer, ako odete na odmor na mjesec dana, onda kada se vratite, moći ćete vratiti svoj pristup poslovnom upravljanju.
• Pouzdanost. Najvažnije je da budete sigurni u svoj sistem, odnosno da nećete zaboraviti ništa planirano, jer ćete u pravo vrijeme vidjeti podsjetnik.
• Koncentracija na ono što je važno. Sistem bi vam trebao pomoći da se fokusirate i na ono što trenutno radite i na stvari koje su dugoročno važne.
• Zadovoljstvo. Sistem upravljanja predmetima i zadacima trebao bi vam donijeti zadovoljstvo. Na primjer, kada ležite na kauču nakon napornog dana na poslu sa telefonom u rukama, prekrižite obavljene zadatke sa liste i uživate u tome. Pogotovo kada se još uvijek vizualizira rastom vašeg grafikona produktivnosti.

5 glavnih faza GTD sistema

Faza 1. Prikupljanje informacija

Potrebno je prikupiti apsolutno sve slučajeve, čak i one najmanje, tada će naša svijest biti čista i djelovat ćemo što je moguće produktivnije.

Zato standardne liste obaveza ne funkcionišu, jer većina ljudi često bilježi samo najvažnije stvari, a stotine zadataka koji nisu toliko bitni se uopće ne uzimaju u obzir. Ali upravo takvi mali zadaci, koji se redovno podsjećaju na sebe, koriste značajan dio moždanih resursa i stvaraju dodatna iskustva koja dovode do umora i stresa.

Jedan od važnih principa GTD sistema je da potpuno rasteretite sve zadatke iz vaše glave i stavite ih u pouzdan sistem koji će vam pomoći da zapamtite važne stvari u pravo vrijeme.

Također morate uzeti u obzir da treba postojati minimalan broj korpi za prikupljanje ulaznih informacija. Idealno, jedan. Tada će to biti najlakše za rukovanje.

Faza 2. Obrada informacija

U ovoj fazi obrađujemo informacije koje se nalaze u našem prijemnom sandučetu.

Postoje tri opcije kako da nastavimo u ovoj fazi:

• Označite zadatak kao "Akcija", naznačujući sljedeći korak za njegovo dovršenje i rok. Možete preskočiti određivanje roka ako još nemate jasno razumijevanje kada trebate dovršiti zadatak.
• Premjestite informacije u "Imenik" ako ne morate ništa da radite s njim, ali može biti korisno u budućnosti.
• Izbrišite informaciju, utvrđujući da je "Otpad": to jest, ne morate ništa raditi s njima i neće vam biti od koristi u budućnosti.

Faza 3. Organizacija aktivnosti

Sve radnje prolaze kroz sljedeći lijevak.

Filter 1 - "Clipping"

Postavite sebi pitanje: da li zaista treba da uradim ovu akciju? Ako ste u nedoumici, izbrišite ga.

Filter 2 - "Delegiranje"

Postavite sebi pitanje: ako ovo treba da se uradi, da li onda to zaista moram da uradim lično? Ako nije, delegiramo i naznačujemo odgovornu osobu, konačni rezultat, međufaze kontrole (čvorne tačke) i rok.

Ako radnju treba da izvršite vi, idite na sljedeći filter.

Filter 3 - "Akcija"

Postavite sebi pitanje: hoće li ova radnja trajati više od 2-5 minuta? Ako ne, uradite to sada i oslobodite glavu. Ako da, molimo vas da se registrujete.

Akcije u sistemu mogu biti sljedeće vrste.

"Sljedeće radnje" - jednostavni zadaci koji se sastoje od jedne radnje (pozovi, piši, idi i tako dalje). Na primjer, akcija "Promjena zimskih guma na felgama" sastojat će se od sljedećih jednostavnih radnji: pozovite i prijavite se za autoservis, zakažite vrijeme u kalendaru i odvezite se u autoservis u pravo vrijeme.

Pogodno je sakupiti takve radnje u liste prema mjestu i okolnostima (kontekstualne liste). To može biti lista U prodavnici, gdje navodite sve što trebate kupiti kada ste u trgovini, ili lista In the Chair, gdje dodajete stvari i zadatke koje možete raditi uveče nakon posla u svojoj omiljenoj stolici. Ili spisak "pitanja za šefa", gdje zapisujete sva pitanja koja imate za svog šefa, tako da ih možete riješiti u jednom potezu.

Obično sve takve radnje bilježim ili u "Google kalendar" (sastanci i događaji), ili u Todoist, cloud servis gdje je zgodno organizirati zadatke.

"projekti" - zadaci koji zahtijevaju više od jednog koraka da se završe. Da biste pokrenuli projekat, morate opisati prve korake za njegovu implementaciju i ostaviti podsjetnik na to u pouzdanom sistemu. Kao rezultat toga, projekt se pretvara u lanac jednostavnih radnji, od kojih se svaka može izvesti u sljedećih pet minuta i dobiti rezultat.

Objavljujem projekte na Trello karticama. Kartica je idealan kontejner za projekte u koje možete postaviti:

• opis i svrha projekta;
• veze do drugih dokumenata o projektu;
• imena odgovornih;
• rok;
• kontrolne liste sa sljedećim koracima;
• komentari na projekat;
• potrebne datoteke i tako dalje.

Odložene akcije … Ako ne možemo planirati sljedeće akcije bez dodatnih događaja ili informacija (na primjer, čekamo da prijatelj pošalje broj telefona autoservisa, gdje je moguće isplativo promijeniti gume), takve akcije stavljamo u "Odgođeno " lista. Opcionalno, možete postaviti podsjetnik da provjerite nešto.

Takve liste obaveza također mogu biti strukturirane kao kontekstualne liste. Na primjer, napravite listu sa zadacima koje ste dodijelili svom pomoćniku.

Lista "Jednog dana" sadrži zadatke koji trenutno ne zahtijevaju aktivno djelovanje, ali koje bismo željeli ostvariti u budućnosti.

To može biti:

• knjige, video obuke i kursevi koje želite da kupite;
• korisne vještine koje želite savladati;
• mjesta koja želite posjetiti;
• stvari koje želite da kupite.

Morate povremeno pregledavati ovu listu, voditi bilješke i pretvoriti ih u ciljeve kojima ćete raditi.

Faza 4. Redovni pregled

Da bi sistem funkcionisao, potrebno je redovno revidirati glavne zadatke i projekte kako bi izbrisali one koji više nisu relevantni, a nove sortirali po prioritetu i poslali na rad.

Kako bi ova recenzija bila redovita, slijedite ove savjete:

• Ostavite 30-60 minuta u svom rasporedu za pregled (u početku će biti dovoljno jednom sedmično).
• Napravite kontrolnu listu ili plan za takvu recenziju, gde je naveden redosled, šta sledi posle čega. Ovaj plan ne bi trebao biti previše komplikovan i pregled vam ne bi trebao predugo trajati, ili ga jednostavno nećete raditi redovno.

Ispod je primjer moje kontrolne liste za sedmični pregled. Napravio sam ga u formatu cheat sheet-a sa nizom radnji, koji prikazuje usluge/dokumente koje gledam. Možete ga urediti uobičajenom listom ili nacrtati dijagram koji vam odgovara.

Odštampajte četiri od ovih kontrolnih lista mjesečno. Tokom sedmičnog pregleda uzmite jedan od njih u ruke i prekrižite popunjene stavke sa liste. Ova jednostavna vježba će vas motivirati da nastavite s ovim pregledima.

Faza 5. Akcije

Kada je plan za sedmicu sastavljen, ostaje da se djeluje. Izbjegnite jednu od najvećih početničkih grešaka GTD-a kada trošite previše vremena na organiziranje zadataka umjesto da ih stvarno dovršavate.

Evo nekoliko savjeta kako da svoje djelovanje učinite efikasnijim.

1. Napravite plan za dan na osnovu plana za sedmicu. Podijelite svoj dan na blokove, napravite 2-3 bloka za važne zadatke i nekoliko blokova za druge zadatke. Prosječno trajanje blokova je 60-120 minuta. Ubacite slobodno vrijeme između blokova za nepredviđene zadatke.
2. Radite na Pomodoro sistemu, za ovo možete postaviti tajmer na svom telefonu. Njegova suština je jednostavna: svakih 25-30 minuta rada napravite pauzu od pet minuta, a nakon trećeg radnog bloka - dužu pauzu (15-30 minuta). Ukupno su tri bloka po 30 minuta, sa pauzama od pet minuta, nakon čega sledi duga pauza od 15-30 minuta. Možete napraviti 2-4 takva ciklusa dnevno, ovisno o tome koliko često ste ometeni.
3. Tokom blokova sa važnim stvarima, pokušajte da vas ne ometaju drugi ljudi i strani zvuci (za to možete uključiti posebnu muziku za koncentraciju u slušalicama).
4. Odredite kada je vaš nivo energije najveći (na primjer, od 7 do 9 ujutro), i za to vrijeme radite najvažnije stvari koje vas približavaju vašim ličnim ciljevima.
5. Nemojte planirati previše važnih stvari za dan: 1-3 je dovoljno. Važno je da na kraju dana, nakon što pogledate precrtane zadatke u svom planu, budete zadovoljni i napravite isti realan plan za sutra.