Kako da se lakše prilagodite novom poslu

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Zadnja izmjena: 2023-12-17 03:49

Savjeti jednog od najuspješnijih HR direktora u CIS-u, Mihaila Pritule, posebno za čitaoce Lifehackera.

Temi adaptacije zaposlenih, ili, kako je na zapadu zovu, onboardinga, posvećeno je mnoštvo istraživanja, članaka, preporuka, pa čak i knjiga poput „Tvojih prvih 90 dana na novom poslu“. Neću vas opterećivati referencama knjiga, statistikama, linkovima i tako dalje, nego odmah pređite na posao i daću vam nekoliko savjeta iz mog 12-godišnjeg iskustva u HR-u.

Adaptacija se ne dešava sama od sebe

Bez obzira koliko je profesionalac cool. Rašireno je uvjerenje da ako unajmimo super kul profesionalca, onda će on sigurno shvatiti šta da radi i kako da se prilagodi. Kao, ovo je gotovo znak profesionalca. Neprilagođavanje znači da nisi profesionalac. Sljedeći!

Naime, u najboljem slučaju, adaptacija će biti odložena i zaposleni će dostići puni kapacitet za 3-6 mjeseci (u zavisnosti od nivoa pozicije i složenosti pozicije). Kvalitetnom adaptacijom ovaj period je prepolovljen.

Koliko tamo plaćate svog novog direktora marketinga? 5.000 dolara mjesečno? I koliko mislite da je vaš trud vrijedan tih 15.000 dolara koliko ćete spasiti kompaniju? Šteta je plaćati agencijama za traženje kandidata za tri plate, ali na adaptaciji ih lako izgubite?

Prvi dan je kritičan

Dakle, dobijate ideju da je adaptacija izuzetno korisna. Šta raditi, kuda bježati? Angažirajte hitno HR menadžera koji će se pobrinuti za adaptaciju vaših zaposlenika? Ne, smiri se prvo. 90% uspjeha adaptacije je svojstveno prvom radnom danu, a menadžer je u stanju da to kvalitetno obavi sam. Ali morate se pripremiti.

Dokumenti

Uvjerite se da su dokumenti do tog vremena potpisani (zaposlenicima se ne sviđa kada se potpisivanje dokumenata sa kompanijom odlaže nekoliko dana). Najbolje je to učiniti unaprijed, ako je moguće.

U STB-u smo, na primjer, poslali kandidatski upitnik, koji je osoba popunila kod kuće i poslala nam. U "1C" smo imali šablone svih ugovora, gde smo postavili upitnik kandidata i odštampali sva dokumenta za 5 minuta. Zaposlenik ne mora čekati dok vaš HR menadžer ručno upisuje svoje podatke.

U Preply-u generalno potpisujemo sve ugovore u DocuSign-u, nemamo čak ni koncept da idemo u HR odjel. Osoba šalje skeniran pasoš, mi ga upisujemo u ugovor, postavljamo na DocuSign i šaljemo direktoru i zaposleniku na potpis. Potpis je digitalan, možete ga staviti i na telefon.

Radno mjesto i potrebni prilazi

Svi računi moraju biti podešeni: mail, Slack i tako dalje. To radimo odmah nakon potpisivanja ugovora.

Proverite da li je kompjuter spreman, sto i stolica čekaju vlasnika. Trešnja na torti je početnički paket: olovka i notes sa korporativnim logotipom, majica, set naljepnica, bedž za bedž, bedž kompanije (budžet - 10-15 dolara).

Upoznavanje sa kancelarijom i zaposlenima

Zaposleni moraju biti informisani. Ako kompanija zapošljava manje od 100 ljudi - pišite u Slack, ko nam se pridružio, pustite link do profila na LinkedInu (u Rusiji - na Facebooku). Ako kompanija ima više od 100 ljudi, radimo isto, ali samo unutar odjela (koji je također do 100 ljudi).

Prvog dana dogovorite obilazak kancelarije: ovde imamo kuhinju, ovde toalet, ovde salu za sastanke (koju rezervišemo ovako), pušimo baš tu, ovde je računovodstvo, a ovde je naš direktor omiljeni poni.

Predstavite pridošlicu onima koji sjede pored njega: "Kolege, trenutak pažnje, pridružio nam se (…) volite i naklonost."

Kako se ponašati ako…

Supervizor

Čestitamo, imate privilegiju da primite novog zaposlenika. Niko to neće učiniti umjesto vas, ali će sigurno moći pomoći. Dakle, šta se od vas traži:

1. Upoznajte se sa zaposlenikom ujutru. Označite ovo odmah u svom kalendaru ili zamolite HR da uvijek označava datume izlaska novih zaposlenika.
2. Vodite ga po kancelariji. Pokažite radno mjesto, provjerite da li je zaposlenik svuda prijavljen.
3. Provedite sat vremena razgovarajući sa početnikom. Razgovarajte o svojoj kompaniji, o svom odjelu, o glavnim zadacima (općim i ličnim). Objasnite šta zaposleni treba da nauči u prvoj sedmici, šta se od njega očekuje u prva tri mjeseca. Evo dokumenata koji su vam potrebni. Evo imena onih sa kojima bih želeo da razgovarate o tome i tome. Bolje je da sa mnom komunicirate na taj i takav način, da na taj način zakazujete termine, da mi se obratite po ovakvim pitanjima. Sljedeći put ćemo se naći tada i tamo.
4. Smile. Ovo je izuzetno važno. Čak i ako vam je polovina lica paralizovana, osmehnite se sa ostatkom. Ozbiljan sam, ne budite pijani, zaposleni dolaze u firmu, a odlaze od direktora.
5. Postavite zadatke i popravite ih pismeno, barem ih pošaljite u obliku pisma poštom (ovo je nakon sastanka, kada se o zadacima razgovaralo usmeno).
6. Dajte sve potrebne dokumente i pristup.
7. Odaberite iskusnu i društvenu osobu u svom timu i dodijelite je da bude mentor zaposleniku. Početnik će moći da ga kontaktira za sva pitanja.

Novi zaposlenik

1. Razmislite koje informacije vam nedostaju i gdje ćete ih dobiti. Slobodno postavljajte pitanja.
2. Shvatite svoje ciljeve za prvu sedmicu, mjesec, tri mjeseca. Ako se vođa nije oglasio, zapitajte se.
3. Zapišite imena svih koje sretnete. Općenito, u početku preporučujem da sve zapišete: količina informacija je velika, sigurno će se zaboraviti.
4. Recite nam vrlo kratko o sebi svaki put kada se sretnete, na primjer: ja sam Misha, 12 godina u HR, radio u Alfa-Bank, STB, Wargaming, napravio najuspješnije online HR kurseve u Labi, autor članka o life hackovima za biografije, koji je pročitan milion puta. U startup okruženju, to se zove pitching ili govor u liftu. Pripremite se unaprijed. Za novozaposlene ste niko dok ne pričate o sebi. Ne propustite priliku da odmah ostavite dobar utisak.
5. Ako pozicija podrazumijeva uvođenje promjena u kompaniji, najlakše ih je napraviti u prvih 60 dana, onda će biti teže. Pogotovo ako trebate donijeti nepopularne odluke ili jednostavno teške: zapošljavanje, otpuštanje zaposlenika, prelazak na drugu poziciju, prelazak na novi softver, novi oblik izvještavanja, rekonstrukcija procesa, ulaganje u nešto novo.
6. Planirajte male pobjede, one će vam pomoći da izgradite povjerenje u vas. Na primjer, odaberite male zadatke koje biste mogli riješiti u prvih 60 dana i fokusirajte se na njih. Za sada ostavite po strani zadatke koji zahtijevaju više od 60 dana vašeg rada. Ovdje bih naveo analogiju sa Agile pristupom u programiranju, kada ne pokušavamo odjednom napraviti jako veliki i vrlo složen proizvod, već ga dijelimo na dijelove i razvijamo u fazama.
7. Zakažite 30-minutne sastanke sa svima sa kojima radite. Unaprijed pripremite listu pitanja i zapišite odgovore.
8. Pitajte šta radi dobro, šta je loše, šta treba promeniti. Prikupite puno informacija i izgradite povjerenje.
9. Provedite reviziju i predstavite rezultate ako ste lider ili stručnjak.
10. Zakažite redovan sastanak jedan na jedan sa svojim menadžerom da podijelite rezultate i dobijete povratne informacije.
11. Nasmejte se svojim kolegama. Niko ne želi da radi sa mrzovoljnim zaposlenima, čak i ako ste pod stresom.

HR

Mogao bih napisati cijelu knjigu, ali evo nekih od najvažnijih savjeta:

1. Napravite dane novajlija: sastavite ih ispred starih zaposlenih i zamolite ih da se ukratko predstave (5 minuta). To je ono što radimo u Preply-u, i to zaista dobro funkcionira.
2. Koristite poseban softver za podešavanje obavještenja za zaposlenika i sve uključene kako ne zaborave šta da rade kada zaposlenik ode. Koristimo BambooHR, koji ima odjeljak Onboarding koji vam omogućava da prilagodite obavještenja za svakog zaposlenika s bilo kojim zadacima i rokovima. Na primjer, tri dana prije odlaska zaposlenika, administrator dobija obavijest o kreiranju naloga, a na dan otpuštanja menadžer prima obavijest o potrebi postavljanja zadataka.
3. Redovno razgovarajte sa novajlijama. Ako nemate poslovnog partnera za ljudske resurse, neka vaši regruteri komuniciraju s novim zaposlenima jednom sedmično.

Kolega

Naravno, vi kao kolega nemate nikakvu odgovornost prilagođavati novajlije, ali od toga svakako možete imati koristi. Ljudi se dobro sjećaju ko im je pomogao u teškim trenucima (iako o tome ne govore uvijek javno), tako da imate sve šanse da izgradite dobar odnos sa pridošlogom i onda računate na njegovu pomoć. Evo nekoliko savjeta:

1. Budite prvi koji će se upoznati. Dođite i recite: „Zdravo, moje ime je Miša, ja sam ovdje šef ljudskih resursa. Vidim da si nov, hajde da se upoznamo."
2. Recite mu da vas kontaktira sa svim pitanjima.
3. Recite nam šta i sami mislite da je važno i neophodno.
4. Pozovite na večeru.
5. Pitajte početnika o prošlim iskustvima, planovima i ciljevima. Dajte informacije korisne za njihovo postizanje.

Zaključak

Adaptacija se u mnogim kompanijama ili ne sprovodi ili se veoma loše sprovodi, usled čega stradaju i posao i zaposleni. Razlog je nerazumijevanje procesa s obje strane. Jednostavni savjeti iznad pomoći će vam da dramatično poboljšate proces onboardinga u vašoj kompaniji, čak i ako nemate zaposlenike za ljudske resurse.