7 stvari koje najviše ometaju u kancelariji i kako se s njima nositi

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Zadnja izmjena: 2023-12-17 03:49

Povećavamo našu produktivnost i učimo kako efikasno koristiti vrijeme na poslu.

Tužno ali istinito: ljudi u prosjeku odlažu 4 sata dnevno. Sjedeći na poslu, zapravo, koristimo Infografiku: Koliko svog radnog dana zapravo provodite radeći? samo 60% (ili čak manje) vremena za obavljanje važnih zadataka, a ostalo su gluposti.

Godine 2008. dr Džon Tejlor je skovao termin "hronofag" (tj. "žderač vremena"). A da biste kontrolisali svoj radni tok, morate poznavati neprijatelja iz viđenja.

Smetnje u kancelariji

1. Email

Prosječan kancelarijski radnik primi 88 e-poruka dnevno i provjeri poštu na koji način provjeravate e-poštu čini vas manje produktivnim oko 15 puta za to vrijeme. Provjera naloga e-pošte je vrsta rituala s kojim većina ljudi svakog jutra započinje posao.

Ali u stvarnosti, ovo je čisto odugovlačenje. Dok iskopavamo naslage pisama, osjećamo se kao da radimo nešto korisno, ali istina je da nas to samo odvlači od zaista važnih zadataka.

2. Društvene mreže

Svima nam je potreban internet u našoj kancelariji za rad. Međutim, zaposlenici vole The State of Workplace Distractions da koriste Web i za ličnu upotrebu. Na primjer, za druženje na društvenim mrežama.

28% poslodavaca koje je anketirao CNBC.com reklo je da su otpuštali svoje zaposlenike zbog zloupotrebe društvenih mreža i kupovine putem interneta tokom radnog vremena. Dakle, online zabava ne samo da odvlači vašu pažnju, već može uzrokovati i gubitak posla.

3. Pauze za kafu

Da li volite da popijete kafu sa kolegama usred radnog dana? Kladim se da znaš. Pauze za kafu vam mogu pomoći da se povežete s onima oko vas i općenito su samo ugodne.

Prosječan radnik troši Da li je pauza za čaj na poslu dobra za produktivnost? 24 minuta dnevno za pripremu i ispijanje čaja ili kafe. Ovome dodajte i obavezne razgovore sa ostalim zaposlenima, bez kojih ni jedan čaj nije potpun. Strašno gubljenje vremena.

4. Sastanci i sastanci

Radeći u kancelariji, sigurno ćete stalno prisustvovati raznim sastancima i pregovorima i učestvovati u brojnim diskusijama. Iako su takve intervencije neophodne, često su zastrašujuće neefikasne.

Gubite mnogo vremena na poslu pokazalo je da ljudi provode oko 31 sat mjesečno na sastancima i sastancima. Zamislite samo koliko korisnog možete učiniti za ovo vrijeme.

5. Kolege

Rad na daljinu ima svoje nedostatke, ali evo definitivnog plusa - tišina i samoća. U kancelariji ste lišeni ovog luksuza. Kolege oko vas jedna su od najvećih smetnji, pogotovo zato što na njih ne možete utjecati.

Vaši kolege mogu biti dosadni svojim beskrajnim razgovorima, glasnom muzikom, telefonskim razgovorom ili gadnim navikama poput žvakanja kancelarijskog materijala. Takođe vole da vam odvlače pažnju usred posla. O kakvom stanju toka ovde možemo govoriti?

6. Buka

Nivoi buke u okolini značajno utiču na našu produktivnost. A kancelarija je puna njegovih izvora: opreme koja emituje glasne signale, uličnih zvukova sa prozora i pričljivih kolega. Buka na radnom mjestu može povećati nivo stresa i uzrokovati anksioznost, prema američkom Nacionalnom institutu za sigurnost i zdravlje na radu.

7. Glad

Ishrana utiče ne samo na vaše fizičko već i na vaše mentalno zdravlje. Stoga se ne treba gladovati na radnom mjestu. Možda mislite da je pauza za ručak gubljenje dragocjenog vremena, ali niste. Glad negativno utječe na vašu sposobnost fokusiranja i koncentracije, što smanjuje vašu produktivnost.

Načini da se nosite sa njima

1. Organizirajte svoje radno mjesto

Nered na radnoj površini može uzrokovati stres i ometati vašu produktivnost. Stoga, pokušajte da sebi obezbijedite prihvatljive uslove za rad.

Kancelarijski radnici svakodnevno kreiraju ogroman broj fajlova: beleške, izveštaje, prezentacije - lako se izgubiti u svom ovom haosu. Organizirajte sve u sistem: provedite malo vremena organizirajući podatke, ali ćete odmah biti vođeni kroz njih. Guru produktivnosti David Allen, na primjer, preporučuje svoj GTD sistem za čišćenje papirologije. Ali možete razviti svoje - glavna stvar je da vam odgovara.

2. Vodite računa o zvučnoj izolaciji

Zaposleni koji razgovaraju o važnim temama telefonom mogu veoma uznemiriti kolege, čak i ako govore vrlo tiho. Stoga, ako posjedujete vlastitu kancelariju, osigurajte prihvatljivu zvučnu izolaciju na radnom mjestu, a efikasnost vaših podređenih značajno će se povećati. Takođe možete da napravite posebno izolovano mesto u prostoriji za razgovor preko telefona.

Ako ste običan zaposlenik, kupite sebi slušalice ili čepiće za uši kako biste se barem malo zaštitili od buke oko sebe. I poštedite svoje kolege: napustite kancelariju kada odgovorite na pozive.

3. Ređe provjeravajte svoju poštu

Provjeravajte e-poštu dva ili tri puta dnevno, ne više. Postavite iskačuća obavještenja tako da vam ne ometaju pažnju dok radite. Istraživači su otkrili da rjeđe provjeravanje e-pošte smanjuje stres jer su oni koji rjeđe provjeravaju e-poštu manje pod stresom.

4. Vodite video konferenciju

Dok 23% od 7 ludih statistika o produktivnosti ureda koje je istražio CareerBuilder resurs uredskih radnika smatra konferencije gubljenjem vremena, ipak je nemoguće bez zajedničke rasprave o radnim trenucima. Da biste ostali u kontaktu sa kolegama bez ometanja, održite video konferenciju. Ovo je mnogo bolje nego generalni sastanci u nekoj kancelariji, gdje drugdje morate otići, ostaviti sve i čekati ostalo.

U Highfiveovoj studiji ŠTA SE ZAISTA DEŠAVA TOKOM VAŠIH KONFERENCIJSKIH POZIVA (INFOGRAFSKI), 94% ispitanika je reklo da im zamjena tradicionalnih sastanaka video konferencijama pomaže u povećanju produktivnosti. Tokom ovakvih sastanaka ljudi se manje dosađuju i ostaju koncentrisaniji, a ovaj format komunikacije oduzima mnogo manje vremena. Ne morate da napuštate svoje mesto da biste se sastali sa kolegama, a istovremeno možete da nastavite sa radom.

5. Pratite gdje provodite vrijeme

Često, kada preuzmemo određeni kancelarijski zadatak, trošimo više resursa na njega nego što zaslužuje. Koristite aplikacije za praćenje vremena da budete produktivniji. Ovo će vam reći kada radite gluposti i kada radite korisne stvari. Postoji mnogo besplatnih alata koji će vam pomoći da ovo kontrolirate.

6. Pauzirajte svakih 25 minuta

Ne bi trebalo da radite zbog trošenja: dugoročno je to neisplativo. Prekomjerni rad smanjuje vašu budnost i sposobnost koncentracije. Pravite pauze da se odmorite od posla, ali pauze su kontrolisane - inače rizikujete da izgubite dragocjeno vrijeme.

Koristite Pomodoro tehniku da odlučite kada ćete napraviti pauzu. Ova metoda preporučuje 5 minuta pauze nakon svakih 25 minuta napornog rada. Na taj način ćete moći efikasno da iskoristite svoje vreme i uradite više. Možete koristiti tajmer da vam pomogne da zapamtite kada se odmoriti, a kada raditi.