Lični kanban: Kako naučiti raditi posao na vrijeme

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Zadnja izmjena: 2023-12-17 03:49

Glavna stvar u japanskoj metodi organizacije rada u pitanjima i odgovorima.

Koja je ovo nerazumljiva riječ - "kanban"?

Personal Kanban je interaktivna mapa vašeg zaposlenja. Jedna od najčešćih i pristupačnih opcija je ljepljiva ploča koja vam pomaže da posao obavite na vrijeme.

Sama riječ "kanban" sa japanskog je prevedena kao "bilbord". Došao nam je iz Toyotine fabrike, gdje se sistem organizacije proizvodnje tako zove.

Kako vam ljepljiva ploča može pomoći da ispoštujete rokove?

Omogućava vam da vidite glavnu stvar: koji su vaši prioriteti i šta ste već postigli. Također vas uči da ne budete raštrkani po sporednim, trenutno nevažnim aktivnostima i da ne preuzimate previše obaveza.

Verovatno je sve ovo veoma teško?

br. Postoje samo dva glavna pravila u kanban sistemu:

1. Morate vizualizirati svoj radni tok. Ovo vam pomaže da vidite svoje stvarno opterećenje i, ako je potrebno, promijenite ga.
2. Morate ograničiti broj zadataka na kojima aktivno radite. Često, da bi ilustrirali ovo pravilo, navode primjer žonglera: što više predmeta pokupi, veća je šansa da nešto razbije.

Vizualizacija znači postavljanje ploče sa naljepnicama?

Nije potrebno. Možete koristiti bilo koju opciju koja vam odgovara: bijelu ploču, hladnjak s magnetima, bilježnicu, posebne aplikacije i tako dalje. Glavna stvar je da nacrtate najmanje tri kolone: To do, Doing, Done. Potrebno ih je popuniti naljepnicama ili natpisima kako biste u svakom trenutku vidjeli koliko ste trenutno zauzeti.

Također možete dodati kolonu na čekanju za nehitne zadatke. Ili bilo koje druge kolone, na primjer "Odmor" (sa zadacima "naruči picu", "idi na skijanje" i tako dalje).

Radi jednostavno: premještate naljepnice (ili bilješke) iz jedne kolone u drugu dok obavljate zadatke.

I šta će mi to dati?

Prilika da dobijete efektivne povratne informacije. Kada premjestite naljepnicu u kolonu "Gotovo", vaš mozak dobiva slatko: zadatak je završen, možete se odmoriti ili započeti novi.

S vremenom ćete razviti naviku da započnete novi zadatak tek nakon što je prethodni završen. To znači da u idealnom slučaju neće biti nedovršenih poslova.

Kako mogu odrediti koliko zadataka mogu obaviti?

Empirijski. Počnite koristiti svoj lični kanban, i vremenom ćete saznati koja je vaša "propusnost". Može se mijenjati ovisno o složenosti zadataka, vašem stanju i raspoloženju. Odaberite minimum, a zatim podignite šipku.

Inače, ovo je dobra zaštita od sagorevanja na poslu. Naučit ćete upravljati svojim poslom bez ugrožavanja karijere.

Po čemu se lični kanban razlikuje od obične liste obaveza?

Vizualizacija, mogućnost da vidite konačni rezultat (koliko ste uradili u jednom danu) omogućavaju provođenje analize, utvrđivanje koji vas zadaci inspiriraju, a koji se s poteškoćama izvršavaju (bolje ih je prvo izvršiti).

Redovna lista obaveza nije interaktivna, ne daje povratnu informaciju, ne oslobađa od stresa, jer ne strukturira radni dan.

Koje aplikacije zamjenjuju ploču sa naljepnicama?

Trello je besplatna aplikacija koja je odlična kao alat za izgradnju vlastitog rada i upravljanje malim projektima. Može se koristiti i za obuku, vizualizaciju liste ciljeva i želja, popravke, planiranje putovanja, istraživanja itd.

KanbanFlow izgleda kao Trello, ali u stvari, još više odgovara klasičnom konceptu "kanbana". Aplikacija, osim kreiranja ploča i zadataka, omogućava praćenje vremena utrošenog na njihovo izvršavanje (koristi se Pomodoro metoda).

Kanbanote je dodatak popularnoj Evernote aplikaciji koja vizualizira liste obaveza.

Ako želim da saznam više o ovome, šta da pročitam?

Jedna od najpopularnijih publikacija je Personal Kanban: Mapping Work/Navigating Life autora Jima Bensona i Toniana De Maria Barryja, koja pruža osnovno znanje o sistemu.

Jim Benson također vodi blog na kojem odgovara na pitanja i konsultuje se.