"Čuvaj se, kancelarija!", ili Kako konačno raditi svoj posao kada su svi i sve okolo protiv toga

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Zadnja izmjena: 2023-12-17 03:49

Moje iskustvo rada u kancelarijama - od malog trgovačkog ureda u stanu umjesto ureda do luksuzne Yandex ureda - bilo je skoro 8 godina, i to sam shvatio. Konstantno “posao je kancelarija” toliko je uporno da ga je vrlo teško izbaciti iz glave.

Ideja za članak sinula mi je nakon što sam odlučio da izračunam svoje iskustvo iznajmljenog rada u uredima i suprotstavim ga istom radu na daljinu, kojeg se pridržavam i trudim se da ga promoviram na sve moguće načine. Kancelarijski posao je takav sumrak radnog procesa kroz koji danas prolazimo, poput Antona Gorodetskog u "Patrolama". I što je više iskustvo "kancelarijskog samuraja", što je više dato, to se slobodnije kreće u ovoj nemirnoj vodi i izgleda srećnije spolja.

Stari model ureda

Pogledajte TV seriju Mad Men, koja govori o jednoj reklamnoj agenciji tokom procvata američkog tržišta oglašavanja 60-ih godina. Ljudi su tamo radili u ogromnim pretencioznim kancelarijama. Svaki dostojan imao je zgodnu sekretaricu koja je pametni telefon i kompjuter zamijenila kalendarom, upraviteljem zadataka, programom za obradu teksta, tabelama, internetom i općenito svime što danas radite sami. Imali su i kancelarije, alkohol na par koraka u bilo kom delu kancelarije i mnoge druge stvari koje su danas izgubile smisao.

Ured je preuređen. Više vam nije potrebna osoba koja će zapamtiti važne stvari, ne zaboraviti sastanke i samo raditi svoj posao. Postalo je nepristojno piti tokom radnog dana. Malo njih ima kancelarije. Ali sam ured je ostao. Konstantno “posao je kancelarija” toliko je uporno da ga je vrlo teško izbaciti iz glave. To nije problem samo za doživotne top menadžere korporacija i „crvene direktore“, već i za mlade startape, koji iz nekog razloga odmah potroše svoj prvi „semenski“novac na kancelariju, a ne na proizvod ili prodaju.

Šta da radim. Ako ste prisiljeni raditi u kancelariji i snositi puni teret dužnosti "kancelarijskog samuraja", onda će vam savjeti u nastavku biti korisni.

Glava "na gumi"

Generalno, svaki menadžer je stalno zabrinut da posao neće biti obavljen, a prisustvo zaposlenih u kancelariji ga veoma umiruje. On, kao kokoš za leglo, skuplja svoje "kokoške" i vara se činjenicom da se procesi odvijaju jer je on blizu. Ovo nije istina. Zaposleni podjednako snažno vole Facebook i gledaju YouTube kod kuće sa tableta, iz toaleta sa pametnog telefona ili sa radnog mjesta.

Šta da radim. Teško je promijeniti šefa, ali možete promijeniti komunikaciju s njim: budite otvoreniji u izvještavanju i samo recite bez muke šta radite. Sve će to smanjiti stres i učiniti ga manje "elastičnim" šefom. Započnite 5-minutni jutarnji sastanak na kojem ćete reći šta radite danas i kako će se završiti uveče. Podsjetite svoj sedmični plan zadataka. Pitajte za savjet. Dajte mu osjećaj kontrole i on će, ako je adekvatna osoba, postepeno početi da se "skida" s vama.

Onda samo trebate prevesti takve stvari u jutarnje Skype pozive i, možda, uvjeriti svog menadžera da vam je praktičnije obavljati zadatke kod kuće. To sam više puta uspio implementirati.

Korporativna kultura i radno vrijeme

Mnogi ljudi objašnjavaju želju da se zaposleni uvuku u kancelariju prisustvom svojevrsne "korporativne kulture". Evo klasične definicije korporativne kulture "po knjizi".

Korporativna kultura je skup vrijednosti, normi i obrazaca ponašanja koji preovlađuju u organizaciji, a koji određuju smisao i model aktivnosti zaposlenih, bez obzira na njihov službeni položaj i funkcionalne odgovornosti.

Ni riječi o kancelariji, o položaju stolova, o "od 9 do 6", o sastancima sa bilo kim danima uzastopno. Korporativna kultura je, u stvari, kako shvatate svoju misiju i svrhu onoga što radite, kako razgovarate sa klijentom, koliko se etički ponašate i kako se utisak vaše kompanije spolja poklapa sa onim što se dešava iznutra. Nema ničeg zajedničkog između zašto vas guraju u kancelariju i onoga što je korporativna kultura. Nikakve gužve u saobraćaju i bijes zbog vožnje podzemnom željeznicom tokom špica ne pomažu u izgradnji ove kulture kompanije. Sjedenje od 9 do 6 nije korporativna kultura. Druženje sa kolegama do noći u Counter Strikeu ne gradi korporativnu kulturu. Ne pravi joj pivo i picu. To su samo ljudski odnosi, ali ne i kultura. I svakako ne korporativna kultura.

Šta da radim. Ako želite stalno ili povremeno raditi na daljinu, onda ne uzimajte frazu: „Ovo je naša korporativna kultura“kao razlog za odbijanje. Kad mi to kažu, čujem nešto poput: „Jednostavno ti ne vjerujem i želim da se brinem o tebi. Ali ne brinite, ne samo za vas, već i za sve ovdje. Tako da čekam u 9:00, i bez odlaganja! Možete pokušati izgraditi povjerenje svojim uspjesima i dosljednim, pravovremenim komunikacijama u kojima ste inicijator ili odmah napustiti mjesto gdje vam se toliko ne vjeruje.

Buka i razgovori kolega

Što su vaše kolege otvorenije i dobrodušnije, to više dijele svoja iskustva s vama. Razgovor o poslu zauzima manji dio njih. Priznajem da to zaista ometa moj rad. Neko je neverovatno ljut. Pitao sam.

Šta da radim. Dovedite neobavezne diskusije u grupni chat kao što je Telegram, Skype ili Slack. Onemogućite obavještenja za sve poruke i omogućite ih samo za slučajeve kada se pominje vaše ime (svi messengeri koje sam naveo vam to dozvoljavaju). Naviknite se na odgođenu interakciju s vama i sve razgovore prebacite na zajednički ručak ili večer nakon posla (ako nemate zanimljivije časove). Ovo nije samo redosled veza, već i još jedan korak ka daljinskom radu u budućnosti.

Ručak ili poslovni ručak

Uprkos činjenici da se više od jedne osobe savetuje da večera, ja radije to radim na ovaj način. Razlog nije u tome što me ne zanima o čemu pričaju moje kolege, već zato što zaista moram razmisliti o prvoj polovini dana i odlučiti šta ću raditi u drugoj. Ovaj sat uvijek držim za sebe. Ponekad napravim iznimke kada postoji želja da razgovaramo o novom filmu ili nečem drugom. Ali glavni problem sa poslovnim ručkovima u kancelariji je ono što jedete, najverovatnije nešto što neko u restoranu juče nije do kraja pojeo, a danas vam je doneto u obliku kotleta ili đubreta. Ne vjerujete mi? Pitajte ugostitelja kojeg poznajete ili nekoga ko je radio u javnom ugostiteljstvu.:) A isto tako, kancelarijski ručak se retko uklapa u predviđeni sat, a put tamo-amo, čekanje hrane, plaćanje i samo kolektivna naplata oduzimaju previše vremena.

Šta da radim. Ako ste i dalje stalno u kancelariji, razvijajte svoje navike i slijedite ih. I također znajte da ručak kada radite kod kuće obično uvijek traje manje od sat vremena, čak i ako sami pripremate ovaj ručak. Kuvanje špageta traje 15-20 minuta, supa od povrća 20 minuta, pileći sendvič 10 minuta. I sve je to današnja svježa hrana, a 2-3 puta je jeftinija i ukusnija.

Nezgodan namještaj, tehnika i sve to

Samo ozbiljne kompanije mogu sebi priuštiti kupovinu ergonomske stolice, udobnog stola i dobre tehnologije. U većini mojih radova to su bile pokvarene stolice koje dobije svaki novajlija (najbolje uvijek uzmu oldtajmeri prije nego što dođeš), kompjuteri koji su me iznervirali svojom ružnoćom i prisustvom Windowsa na njima…

Šta da radim. Kupite udobnu stolicu za svoju kancelariju za svoj novac. Zašto godinama patite od užasnog namještaja ako su to vaša leđa i vaše tijelo? Kako sebi objašnjavate ovu muku? Ponudite svoj udoban laptop kao kancelarijski računar: VPN, HDD/SSD enkripcija i još mnogo toga čine ga sigurnim da ga kompanija nosi kući. Ovo će dokazati vašu lojalnost i pružiti vam gotov alat za rad od kuće - još jedan korak ka radu na daljinu. I nemojte štedjeti na kućnoj kancelariji i tamo kupite najbolje. Ja to uvek radim.

Posjetioci i vrijeme utrošeno na njihov prijem

Ako ste radili sa velikom kompanijom kao izvođač radova i posjetili ove monstruozne poslovne zgrade, onda znate koliko je potrebno. Obično ide ovako:

1. Do poslovnog centra dolazite prometnom gužvom.
2. Traži se parking za još 15-20 minuta.
3. Čekate u holu poslovnog centra dok ne dobijete propusnicu ili pozovete osobu koja vas je pozvala.
4. Onda čekaš da on/ona dođe dole da te pokupi. Ponekad može potrajati 10-20 minuta ili više.
5. Sjedite u sali za sastanke, nudite kafu/čaj/viski, a u to vrijeme su svi uključeni okupljeni. I nisu uvijek na svom mjestu. Desi se da je došlo vrijeme sastanka, a neko je na drugom sastanku ili na ručku i svi ga čekaju.
6. Sam sastanak.
7. Pomicanje.
8. Stavke 1 i 2 su obrnutim redoslijedom.

Takvi sastanci zapravo mogu trajati pola dana!

Šta da radim. Unaprijed dogovorite sa klijentima raspored takvih sastanaka. Pokušajte zadržati klijenta u procesu i ne ostavljajte ga da nervozno čeka krajnji rok. On te sam uvlači i izvlači. Pozovite ga u svoj sistem upravljanja projektima kao posmatrača. Na primjer, Bitrix24, Basecamp ili jednostavno zajednički i redovno ažurirani dokument Google Docs, u kojem možete omogućiti upozorenja putem e-pošte, to mogu učiniti. Neka na njega padne tok pisama, što pokazuje da su svi maksimalno koncentrisano zauzeti njegovim projektom. Pustite ga u Dropbox, neka živi sa vama virtuelno. I zapamtite, ako vi i vaš tim možete pravilno postaviti posao sa nervoznim udaljenim klijentom, onda je to u vašoj kompaniji trivijalna stvar.

Sastanci i moždane oluje

Ljudi su kao kompanije - imaju gomilu revolucionarnih ideja, ali iz nekog razloga sve leže u ormaru. Ali i ljudi i kompanije su opsjednuti stvaranjem sve više i više novih ideja umjesto implementacije onih koje su davno izmišljene. Da bi to učinili, menadžeri stalno organiziraju sastanke i rasprave, stalno žele razgovarati s vama o nečemu i razgovarati o nečemu u različitim konfiguracijama. Nisam vidio ništa gluplje i neefikasnije od susreta s cijelom kompanijom ili cijelim odjelom da bi "izmislili nešto novo" ili "podijelili iskustva". Ovo je zaista prava katastrofa. Nered, talog i gluposti.

Šta da radim. Razmjena ideja nema nikakve veze sa ovim skupovima. Vrlo skupo, inače, ako se računaju sate koje su svi prisutni proveli. Na primjer, u reklamnim agencijama postoji nešto kao "kreativni par". To je kada 2-3 osobe (obično je konfiguracija: "dosadni menadžer i kreativac" ili "dosadni menadžer i nekoliko kreativaca") sjednu da kreiraju ideje. Ovo je fino podešen proces koji ne toleriše nepotrebne ljude ili, ne daj Bože, cijelu kompaniju ili odjel. Ideje se takođe mogu generisati tokom Skype poziva, a parovi ne moraju da se okupljaju u kancelariji. Općenito, pratite izmišljene i implementirane ideje. Postavite pitanja o implementaciji ovih ideja i preuzmite njihovu implementaciju. Ovo je samostalan posao koji zahtijeva potpuni fokus, a najgore mjesto na svijetu za to je kancelarija sa svojim pokretom.

Rad sa drugim kontinentima

Ako radite sa evropskim partnerima, onda je sve malo jednostavnije - vremenska razlika nije značajna i ne donosi prilagodbe u vašem radu. Ako radite sa SAD, Australijom ili azijskim zemljama, onda razlika može biti i do nekoliko sati, ili „mi imamo dan, oni noć“. Ovo će zahtijevati od vas da komunicirate s ljudima rano ujutro ili kasno navečer.

Šta da radim. Opet, nije baš jasno zašto morate žuriti ili napustiti kancelariju u 7:00 ujutro ili je napustiti u 23:00 ili kasnije. Takve sam pozive od kuće obavljao ujutru i tamo nastavio posao - nisam želio da gubim vrijeme na putu tokom dana. Ako imate večernji poziv, planirajte da ga obavite od kuće i kada se završi, već ćete biti kod kuće i nećete morati dolaziti do njega noću. Ako je argument vašeg šefa “telefon je u kancelariji!”, recite mu o SIP telefoniji ili pronađite drugo prihvatljivo rješenje. Većina komunikacionih sistema danas ima web gatewaye, otvorene protokole i može im se pristupiti na računaru ili pametnom telefonu. Zapadne kolege su rado skočile na Skype, Google Hangout ili WebEx, ako sam od njih tražio. Sigurnosna politika je super, ali svi imaju pametne telefone.:) A ako vam treba nešto prodati ili riješiti problem, biće tamo gdje tražite.

Sistem ličnih datoteka GTD

Nikakav haos ne stvara red. Ako želite da završite stvari i pospremite, onda nema ništa bolje od GTD sistema. Neka uragan besni okolo, ali na vašem frontu biće potpuni red i prazna glava uveče, kao i samopouzdanje da sve imate pod kontrolom.

Šta da radim. Instalirajte Todoist ili Omni Focus za sebe ako vaša knjiga zadataka na poslu ne ispunjava GTD zahtjeve. Shvatite ovaj sistem i učinite da radi za vas. Razmišljanje i razgovor o radu na daljinu trebali bi početi s povjerenjem između vas i vašeg šefa. Ako ne kopaš po sebi, ako uvek imaš sve pod kontrolom, onda ti ne treba nadzor. To znači da možete raditi bilo gdje.

Ukupno

Nadam se da sam uspeo da vas ubedim da se isplati raditi na daljinu – makar ne svih 5 dana u nedelji, već samo 1-2 dana. Ako ste vođa pastira, počnite da poštujete zaposlene od kojih se traži da rade od kuće. Napravite mapu puta za tranziciju sa njima. Ako ste podređeni, budite strpljivi i započnite lične transformacije.

Prihvatite da je ovo dug put.

Morate biti u mogućnosti da radite na daljinu. Niko ne zna kako se to radi tek tako. Kako čitati, plivati ili voziti auto - morate naučiti!

Ako vam je tema rada na daljinu bliska ili je to vaš san, ako ste puni nedoumica, onda želim podijeliti svoje iskustvo i mnoge praktične savjete. A ako niste ravnodušni prema temi ureda i rada na daljinu, ili želite dalje proširiti temu, podijelite ovu publikaciju na Twitteru ili Facebooku.