Kako napraviti grafikon rada na projektima u Excelu u 10 koraka

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Zadnja izmjena: 2023-12-17 03:49

Koristeći uobičajene alate najpopularnijeg MS Excel uređivača proračunskih tablica, možete napraviti vizualni dijagram rada na projektima, koji će vam pomoći da pratite kako svaki zadatak napreduje i koliko još treba učiniti.

Ako upravljate projektima, važno je uvijek znati koliko zadataka imate i kada ih treba završiti. A ako napravite vizuelni dijagram, biće lakše objasniti ključne tačke u životu projekta timu koji je uključen u rad, kao i drugim zainteresovanim stranama.

Za upravljanje projektima često se koriste posebni programi, ali možete kreirati i jasan i pristupačan raspored u poznatom MS Excel-u.

Dijagram rada na projektu pokazuje kako su događaji i zadaci povezani jedni s drugima tokom vremena. Dobro dizajniran dijagram odražava važne informacije o izvršenju određenog zadatka i razvoju projekta u cjelini, pomažući da se sagleda šira slika.

Da biste kreirali takav grafikon u MS Excel-u (verzije 2007 i novije), potrebno je napraviti samo 10 koraka.

Šta je šta na ovom dijagramu? Ključni detalji prikazani su linijama u boji i daskama:

• linija tekućeg dana - crvena okomita linija koja pokazuje gdje ste danas;
• rokovi zadatka - sive horizontalne trake koje pokazuju koliko će vremena trebati da se izvrši svaki zadatak;
• spremnost zadataka - zelene horizontalne linije koje pokazuju u kojoj se fazi zadatak završava i koliko je ostalo da se uradi.

U različitim verzijama MS Excela, radnje se mogu malo razlikovati, ali na ovaj ili onaj način proces će biti univerzalan, a svaki korisnik može se nositi s planiranjem.

Možete pogledati detaljnu video instrukciju (na engleskom), to će oduzeti pola sata vašeg vremena.

Korak 1. Počevši, razmislite o rezultatu

Da biste se bez problema nosili sa zadatkom, odštampajte ili nacrtajte na listu papira raspored kako treba da izgleda na kraju. Držite komad papira ispred sebe da uporedite svaki korak sa uzorkom. Dijagram ne treba pažljivo crtati, samo popravite oblik dijagrama i držite ga pri ruci, bit će dobar podsjetnik.

Korak 2. Kreirajte tabelu sa podacima

Da biste napravili grafikon, prvo morate napraviti tabelu. U primjeru, projekt je podijeljen u četiri faze, svaka sa zadacima.

Formirajte tabelu ispod grafikona. 30. red sadrži naslove kolona.

Hajde da shvatimo šta znače podaci u tabeli:

• Faza: "Faza 1", "Faza 2", "Faza 3", "Faza 4" ili "Danas". Pokazuje kojoj fazi projekta događaj odgovara.
• Vrstu: "Faza", "Zadatak", "Danas". Prikazuje vrstu događaja, razgraničavajući zadatke i faze izvršenja projekta.
• Datum početka: datum početka događaja.
• Događaj: prikazuje naziv događaja na dijagramu.
• Tajming: pokazuje koliko je dana potrebno da se izvrši zadatak.
• Procenat spremnosti: pokazuje stepen završenosti za svaki zadatak i fazu, 0% - zadatak nije započeo, 100% - završen. Ovaj indikator za kategoriju "Faza" nije vezan za završetak zadataka i postavljen je kao procjena. Da biste odlučili u kojem postotku je faza završena, morate primijeniti vlastita pravila.
• Spremni za dane: period za koji je postignut pokazatelj spremnosti događaja u procentima. Za zadatak koji traje 10 dana i koji je 50% završen, ova brojka će biti pet dana (10 dana × 50%).
• Visina: vrijednost visine je važna za dekoraciju jer određuje koliko visoko ili nisko će se događaj odraziti na mapi rasporeda. Možete odrediti bilo koje vrijednosti, ali je bolje uzeti male brojeve blizu nule. Primjer koristi raspon od +25 do -25. Ako je visina pozitivna, događaj će se odraziti na grafikonu iznad horizontalne ose, ako je negativna - ispod ose.

Korak 3. Kreirajte grafikon sa X i Y osama, dodajte mu prve podatke iz kolone "Vremenska linija"

Vrijeme je da kreirate grafikon za vizualizaciju podataka o događajima iz tabele napravljene u prethodnom koraku. Koristite dijagram raspršenja sa X i Y osa jer vam omogućava da slobodno pozicionirate osnovne koordinate na obe ose.

Slijedite upute:

• Odaberite karticu "Insert" u glavnom meniju.
• Zatim odaberite "Grafikoni" → "Scatter" → "Scatter with marker", prazan grafikon će se pojaviti ispred vas.
• Zakačite rubove grafikona i promijenite veličinu i veličinu grafikona tako da polje grafikona pokriva raspon od ćelije B4 do ćelije K26 (pritisnite i držite tipku Alt da biste područje grafikona poravnali tačno sa granicama ćelije).
• Kliknite desnim tasterom miša na dijagram i izaberite stavku menija "Odaberi podatke".

Dodajte niz podataka u raspon klikom na dugme "Dodaj" u dijaloškom okviru koji se otvara.

1. Za promjenu naziva "Naziv serije" unesite u odgovarajuće polje vrijednost ćelije E30 "Datumi".
2. Za vrijednost X-ose, odaberite odgovarajuće polje i odaberite ćelije C33: C46 Datum početka.
3. Za vrijednost Y-ose, odaberite odgovarajuće polje i odaberite ćelije H33: H46 Visina.
4. Kliknite OK da zatvorite prozor za dodavanje podataka.
5. Kliknite OK da zatvorite prozor za odabir podataka.

Ovi koraci će nam dati jednostavan dijagram raspršenosti sa automatskim formatiranjem.

Učinimo oznake događaja zelenim:

• Kliknite desnim tasterom miša na bilo koji odabrani marker podataka, odaberite promjenu "Format serije podataka".
• Na listi koja se otvara s lijeve strane odaberite karticu "Parametri markera", a zatim odaberite ugrađeni marker tipa "Crystal". Povećajte veličinu na 10 pt.
• Na kartici Ispuna markera odaberite punu ispunu. Promijenite boju ispune u zelenu.

Sada imamo dijagram raspršenosti koji predstavlja vremensku liniju. Do sada, zeleni markeri pokazuju samo početak zadataka.

Promijenite naziv grafikona: dvaput kliknite na tekstualno polje s imenom i unesite svoje ime.

Vratit ćemo se na opcije vremena u koraku 5, dodati horizontalne trake duž X-ose, ali za sada nastavite s formatiranjem grafikona.

Korak 4. Dovođenje u red izgleda dijagrama i dodavanje naziva događaja

Riješimo se onoga što nam nije potrebno na dijagramu.

Y-osa … Sakrijte vertikalnu os, jer ne nosi informacijsko opterećenje. Odaberite dijagram, u glavnom izborniku na kartici "Rad sa dijagramima" odaberite "Izgled". Zatim odaberite Osi → Glavna vertikalna os → Ne prikazuj.

Horizontalne vodilice … Oni su takođe beskorisni. Odaberite grafikon, u glavnom izborniku idite na karticu Layout, zatim odaberite Mreža → Horizontalne linije mreže duž glavne osi → Ne prikazuj.

Legenda grafikona … Zatim ćemo ga zamijeniti ljepšim, ali ga za sada onemogućiti: "Izgled" → "Legenda" → "Ne".

Na kraju, prikazujemo oznake podataka za svaki marker. U glavnom meniju na kartici "Izgled" odaberite "Potpisi podataka" → "Lijevo".

Kako promijeniti podatke u potpisu tokena

Unošenje podataka o svakom događaju u dijagram je dugo i teško, jer morate odabrati svaki marker posebno i preimenovati ga.

Ali ovaj proces se može ubrzati četiri puta:

• Kliknite na naslov prvog markera (gornji lijevi kut grafikona) da odaberete sve vrijednosti odjednom. Nemojte kliknuti na zeleni marker, ovo će odabrati druge objekte!
• Kliknite ponovo na natpis markera da uredite jedno ime.
• U polje za unos formule upišite simbol =.
• Kliknite na ćeliju D33, ona sadrži događaj "Faza 1", pritisnite Enter.
• Ponovite prva četiri koraka za preostale naljepnice za svaki marker.

Kako zakačiti područja

Korisno je zakačiti regije na liniji 28 tako da uvijek možete vidjeti dijagram dok radite na dokumentu. Prvih 27 redova ostat će vam pred očima, čak i ako skrolujete kroz ostale redove.

Za zamrzavanje područja:

• Odaberite ćeliju A28.
• Odaberite karticu "Prikaz" iz glavnog menija.
• Odaberite Prozor → Zamrzni oblasti.
• Odaberite "Zamrzni područja" sa padajućeg menija.

Crna horizontalna linija će se pojaviti iznad 28. linije. Sve iznad je sada usidreno i samo donji redovi će se pomicati prilikom pomicanja.

Korak 5. Dodajte trake grešaka za prikaz vremenskih linija kako biste grafikon pretvorili u vizualni raspored

Horizontalne trake grešaka na dijagramu će pokazati koliko je vremena potrebno da se završi svaki zadatak. Da ih uradite:

• Označite grafikon.
• U glavnom meniju Alati za grafikone izaberite karticu Layout.
• U padajućem popisu u gornjem lijevom kutu (područje grafike) odaberite seriju podataka "Vremenska linija".
• Na kartici Raspored izaberite Trake grešaka → Napredne postavke traka grešaka. Otvoriće se dijaloški okvir.
• Na padajućoj listi u gornjem lijevom kutu odaberite trake grešaka na osi X da biste formatirali grafikon.
• U dijaloškom okviru da biste promijenili horizontalne trake, potvrdite izbor u polju za potvrdu plus igla. Završni stil → Nema točke.
• Na listi "Vrijednost greške" odaberite stavku "Prilagođeno" i kliknite na dugme "Specify value". U novom prozoru „Konfigurisanje trake grešaka“koji se otvori navedite „Pozitivnu vrednost greške“. Da biste to uradili, postavite kursor u odgovarajuće polje i izaberite opseg ćelija od E33 do E74. Kliknite OK.

Sada se sive linije protežu od zelenih markera s desne strane, pokazuju koliko vremena trebate potrošiti na ovaj ili onaj zadatak. Moraju biti formatirani radi jasnoće:

• U prozoru Format Error Bars idite na karticu Boja linije. Odaberite Puna linija. Učinite ispunu sivom.
• Na kartici Tip linije povećajte širinu linije na 4 pt.

Da biste se bolje kretali dijagramom, povucite tanke okomite linije prema dolje od markera. Da biste to učinili, na padajućoj listi u gornjem lijevom kutu odaberite "Trake grešaka duž Y ose". Okvir za dijalog prikazuje vertikalne trake grešaka. Odaberite smjer minusa, stil kraja → nema točke, iznos greške → relativna vrijednost, unesite 100% u ovo polje. Sami odaberite boju i debljinu linija.

Korak 6. Dodajte vrijednost spremnosti na grafikon

Vrijeme je da dodate niz podataka na grafikon koji pokazuje postotak obavljenog zadatka.

Ako zadatak traje 10 dana i 50% je završen, traka za završetak će biti do pola puna. Ovo je mjera za praćenje rada i ne uključuje vikende i praznike. Za dodavanje novih informacija na grafikon, slijedite upute u nastavku.

• Desnom tipkom miša kliknite na područje grafikona, odaberite "Odaberi podatke" iz kontekstnog izbornika.
• Kliknite na dugme "Dodaj", u prozoru koji se pojavi definirajte "Ime reda" odabirom ćelije G30. Raspon podataka za ose X i Y je isti kao u koraku #3.
• Na dijagramu će se pojaviti crveni markeri, koji će sakriti zelene.

Korak 7. Formatiranje novih metričkih podataka

Kako bi se grafikon odražavao u istom stilu, a podaci se ne preklapaju, formatiramo markere:

• Na padajućoj listi u gornjem lijevom kutu odaberite "Ready Red". Odmah ispod padajuće liste nalazi se dugme "Format odabranog fragmenta". Kliknite na njega, otvoriće se dijaloški okvir.
• Promijenite parametre markera. Odaberite tip oblika "Crystal", postavite veličinu na 10 pt i odaberite punu zelenu ispunu za marker. Zatvorite dijalog.
• Bez uklanjanja odabira markera, u glavnom meniju na kartici "Izgled", kliknite na dugme "Oznake podataka", izaberite stavku "Ne prikazuj" u meniju koji se pojavi.

Korak 8. Dodajte trake grešaka da biste pratili procenat izvršenja zadataka

Sada morate dodati nove daske kako biste na prvi pogled mogli vidjeti u kojoj su fazi zadaci.

• Ponovno odaberite Red Ready sa padajuće liste s lijeve strane. Pritisnite dugme "Trake grešaka" u glavnom meniju. Odaberite "Napredne opcije" sa padajućeg menija. Otvoriće se dijaloški okvir. Postavite vertikalne letvice na fiksnu vrijednost unosom nule u odgovarajuće polje.
• Prebacite se na parametre dasaka paralelnih s osom X. Postavite smjer na "Plus". Završni stil → Nema točke, iznos greške → Prilagođeno. U dijaloškom okviru Pozitivna vrijednost greške navedite raspon ćelija G33-G47.
• Promijenite boju linija u zelenu odabirom pune ispune. Postavite širinu linije na 7 pt.

Horizontalne zelene linije pokazuju da li su zadaci izvršeni djelomično ili u potpunosti.

Korak 9. Dodajte vertikalnu liniju koja predstavlja trenutni dan

Crvena linija pokazuje koji je dan i jasno pokazuje kako se projekat u cjelini uklapa u rok.

• Desnim dugmetom pozovite kontekstni meni za dijagram. Odaberite "Odaberi podatke".
• Kliknite na dugme "Dodaj", unesite reč "Danas" u polje "Naziv serije". Unesite raspon ćelija C31-C32 za vrijednost X-ose i H31-H32 za vrijednost Y-ose.

Na grafikonu su se pojavila dva nova markera. Označite ih: odaberite oznake podataka i napišite riječ "Danas" u traku formule. Kliknite desnim tasterom miša na potpis i izaberite stavku "Format podataka" u kontekstnom meniju. Stavite poziciju natpisa "Iznad".

• Idite na glavni meni na kartici "Izgled".
• Odaberite "Današnji red" na padajućoj listi u gornjem lijevom kutu.
• Dodajte trake grešaka sa dodatnim parametrima prateći uputstva kao u petom koraku. Trebat će vam daska duž vertikalne ose, sa minus smjerom, konačnim stilom bez točke, sa relativnom vrijednošću od 100%.

Sada imate okomitu liniju koja predstavlja trenutni dan. Promijenite boju linije u crvenu, povećajte veličinu na 3 pt.

U uzorku, trenutni datum je fiksan, tako da se neće mijenjati. Ali za projekte koji se aktivno razvijaju, preporučuje se drugačiji način snimanja podataka. Da biste to učinili, stavite datum u ćeliju B2 unosom formule = DANAS () i navedite u dijaloškom okviru za odabir podataka vrijednost ćelije B2 osi X umjesto raspona koji ste ranije naveli.

Korak 10. Dodajte tekstualne blokove

Sada dijagramu nedostaje samo legenda za legendu tako da je može razumjeti cijeli tim.

• Odaberite dijagram, idite na glavni meni na kartici "Insert". Odaberite "Lettering".
• Postavite područje oznake u gornji desni kut grafikona. Desnom tipkom miša odaberite ivicu okvira za tekst, u kontekstnom izborniku odaberite stavku "Formatiranje oblika". U prozoru koji se otvori odaberite vrstu ispune "Solid", boja je siva. Formatirajte naljepnicu. Možete umetnuti bilo koji broj blokova.

Sada možete napraviti dijagram za 20-30 minuta koristeći samo vaš omiljeni uređivač MS Excel.