Metoda Inbox Zero je najbolji način da se nosite sa hiljadama nepročitanih e-poruka

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Zadnja izmjena: 2023-12-17 03:49

Lako je držati vaš prijemni sandučić praznim. Ovo će vam pomoći da budete produktivniji i da nikada ne propustite važne poruke.

Gomila nepročitanih e-poruka koja stalno visi u vašem sandučetu uspaničiće svakoga. Ako imate mnogo poslovnih partnera i kolega s kojima komunicirate putem prepiske, samo trebate održavati svoju e-poštu čistim i urednim.

Izvršni direktor JotForma Aytekin Tank je zanimljiv način organiziranja e-pošte pod nazivom Inbox Zero. Kao što ime sugerira, metoda je da vaše inbox ostane prazan.

Općenito, Tank nije izmislio ništa novo. Inbox Zero je davno kreirao pisac i bloger Merlin Mann, i to je dokazana i dobro poznata metoda. Otprilike istu tehniku rada sa dokumentima opisao je i David Allen u svojoj knjizi "Kako dovesti stvari u red". Tank ga je upravo prilagodio za Gmail web interfejs.

Aytekin Tank poduzetnik, osnivač i izvršni direktor JotForma

Svaki dan primam i šaljem stotine mejlova. Ali na kraju dana, moje poštansko sanduče je uvek prazno. Nemam sekretaricu koja bi vodila moju prepisku. Pridržavam se principa koji se zove Inbox Zero. Ovo nije teško.

Tank navodi prednosti metode Inbox Zero:

• Nećete propustiti važnu poruku ako je vaš inbox prazan.
• Svoje primaoce nećete dugo čekati, jer na njihova pisma možete odmah odgovoriti.
• Stotine i hiljade nepročitanih pisama neće se nakupljati u vašem poštanskom sandučetu.
• Uštedjet ćete više vremena na zaista važnim zadacima i nećete trošiti sate petljajući s e-poštom.

Znam mnogo ljudi koji pažljivo čuvaju sva svoja pisma bez brisanja nijednog. Kao rezultat toga, njihova pristigla pošta počinje da izgleda kao Twitter. Nije udobno. Stalno ćete se gubiti u e-mailovima.

Aytekin Tank

Recimo da koristite Gmail - iako se ovaj metod može prilagoditi bilo kom ISP-u (Hotmail, Yandex, Yahoo) ili klijentu e-pošte (Outlook, Thunderbird ili Sylpheed). Pogledajmo depozite nepročitanih poruka i počnimo.

1. Ispraznite svoje poštansko sanduče

Dakle, sa metodom Inbox Zero, morate djelovati odlučno. Otvorite "Inbox", odaberite sva pisma koja su se tamo nakupila i arhivirajte ih odjednom. Nekome će ovo izgledati kao čisto ludilo, ali Tank preporučuje da to učinite.

Morate početi s praznim poštanskim sandučićem. Ovaj vodič vam neće pomoći ako imate desetine hiljada e-poruka u prijemnom sandučetu. Zato arhivirajte sve i počnite s čistim listom.

Aytekin Tank

2. Obradite svoje e-mailove hronološkim redom

Da biste razvili ovu zdravu naviku, potrebna vam je određena disciplina. Dok obrađujete e-poštu, počnite s najstarijom porukom i napredujte do najnovije. Na ovaj način ćete zadržati hronološki red i nećete se zbuniti.

Postoje dvije funkcije koje će vam pomoći u rukovanju e-poštom u Gmailu:

Uključite Auto Switch. Da biste to učinili, otvorite "Postavke" → "Općenito", pronađite stavku "Automatsko prebacivanje" i aktivirajte je. Sada, kada odgovarate ili arhivirate e-poštu, Gmail vas neće vratiti u inbox, već će prikazati sljedeći email. Na ovaj način ćete moći da obrađujete pisma jedno po jedno redoslijedom kojim su primljena, bez ikakvih ometanja.

Zatim omogućite dugme Pošalji i arhiviraj ako ga nemate. Otvorite "Postavke" → "Općenito" i potražite stavku "Prikaži dugme" Pošalji i arhiviraj "kao odgovor". Ovo će vam uštedjeti vrijeme. Uostalom, ako ste već odgovorili na pismo, nema smisla da ga pohranjujete u Inbox, zar ne? Kliknite na dugme za slanje i email će se automatski arhivirati.

I evo još jedne važne stvari:

Nemojte koristiti e-poštu kao chat. Nema ništa gore od stvaranja dugih lanaca odgovora iz stalno citiranih pisama. Ako trebate razgovarati, koristite messenger, Slack chat ili kontaktirajte putem telefona. E-mail nije pogodan za ovo.

Aytekin Tank

3. Odgovoreno - arhiva

Glavno pravilo metode Inbox Zero je da vaš inbox nije mjesto za pohranjivanje vaše pošte. Sve poruke e-pošte u inboxu moraju se odmah obraditi. Pročitajte ih jednu po jednu i odgovorite i arhivirajte ako poruka zahtijeva odgovor, ili jednostavno arhivirajte ako poruka ne zahtijeva odgovor.

Ako ne možete odmah odgovoriti na email, postoje dvije opcije:

• Sačuvajte ga u aplikaciju organizatora. To može biti Evernote, OneNote ili neka vrsta upravitelja zadataka. Odredite datum tako da će vas program podsjetiti da napišete svoj odgovor u pravo vrijeme.
• Ako možete odmah napisati odgovor, ali bi ga primalac trebao dobiti nakon nekog vremena, koristite funkciju odgođene isporuke u Gmailu. Outlook, Thunderbird i drugi klijenti mogu učiniti isto.

4. Samo uradi to

Sve je po zapovestima velikog i moćnog Davida Allena. Ako e-poruka zahtijeva radnju koja će trajati nekoliko minuta, uradite to sada. Nemojte kopirati pismo na svoju listu obaveza. Ne ostavljajte u inboxu.

Ako trebate izvršiti uplatu, izvršite je sada. Ako trebate poslati povratnu informaciju kolegi, pošaljite je odmah. Ako slučaj traje nekoliko minuta, nema smisla odlagati ga.

Aytekin Tank

5. Koristite prečice na tastaturi

Tasterske prečice značajno smanjuju vrijeme utrošeno na obradu e-pošte. Sa njima, ne morate da pomerate kursor miša napred-nazad. Tank preporučuje da zapamtite i koristite tri prečice:

• E tipka vam omogućava da brzo arhivirate poruku. Pročitali smo, pritisnuli E, arhivirali. To je jednostavno.
• R tipka se koristi za brzo pisanje odgovora. Ako treba da odgovorite na pismo, pritisnite ga, unesite odgovor, pritisnite Enter.
• F taster prosleđuje primljena pisma drugim primaocima.

Mislim da vam ne trebaju nikakve druge prečice. U Gmailu koristim samo tri prečice na tastaturi. Za sve ostalo postoji miš. Ali ove prečice vam omogućavaju da brzo izvršite tri najčešće radnje e-pošte, tako da vam mogu uštedjeti mnogo vremena.

Aytekin Tank

6. Postavite filtere

Filteri e-pošte su nevjerovatno zgodan alat koji radi puno posla umjesto vas. Trebate ih samo jednom konfigurirati i uštedjet će vam puno vremena.

Ako u svom prijemnom sandučetu redovno pronalazite nevažna pisma (obavještenja o internet uslugama, automatske slanje pošte i tako dalje), onda ili otkažite pretplatu na njih, ili postavite filtere tako da se takva pisma automatski arhiviraju.

7. Inbox je prazan - zatvorite poštu

Kada pokušavate da se fokusirate na svoj posao, ne bi trebalo da vas stalno ometa e-mail. Zato se držimo pravila: kada je vaš prijemni sandučić prazan, zatvorite Gmail karticu ili klijent e-pošte i zaboravite na poštu sljedećih nekoliko sati. Samo se zauzeti.

Isključite sva obavještenja o dolaznoj e-pošti. Veoma su ometajući.

Možete ponovo otvoriti svoju poštu nakon nekoliko sati, obraditi poruke koje su se tamo nakupile, a zatim se vratiti na posao. Cilj metode Inbox Zero je da se prisilite da vas ne ometaju dolazne e-poruke. Vi morate upravljati svojim poštanskim sandučetom, a ne vi.

Aytekin Tank

Ako ste isprobali Inbox Zero tehniku i spremni ste reći šta ste dobili, ili želite predložiti bolju metodu, pišite u komentarima.