7 efikasnih metoda planiranja koje će vam pomoći da ostanete na pravom putu

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Zadnja izmjena: 2023-12-17 03:49

Energy List, GTD, Bullet Journal i druge opcije, među kojima sigurno postoji prava za vas.

1. Metoda karata

Ovu metodu planiranja predložio je poznati ruski stručnjak za upravljanje vremenom Gleb Arkhangelsky. Pruža poslovne savjete, piše knjige, pa čak i vodi vlastitu konsultantsku kompaniju za upravljanje vremenom. Uz neke principe, Gleb je razvio i metodu za brzo planiranje pomoću kartica.

Kako radi

U ovom slučaju vam neće trebati debeli dnevnik: dovoljno je samo nekoliko listova papira. Nabavite tri kartice za različite svrhe. Mogu biti u više boja, sa bilješkama ili naljepnicama. Glavna stvar je da se razlikuju jedni od drugih i, naravno, da vam se sviđaju.

Prva karta je strateška. Sadržat će vaše ključne ciljeve, za postizanje kojih morate uložiti sve moguće napore. U drugom, posvećenom dugoročnim ciljevima, zapisujete sve aktivnosti i planove za godinu ili nekoliko godina unaprijed. Treća karta će sadržati najvažniji događaj predstojećeg dana. I, naravno, najčešće će se mijenjati.

• Nivo: newbie.
• plus: nema potrebe za razumijevanjem umjetnosti planiranja. Sve je što brže i jednostavnije.
• Oduzeti: manje važne stvari i dalje ostaju neplanirane. Tako da možete potpuno zaboraviti na njih.

2. Metoda Ivy Lee

Ljepota metodologije američke novinarke Ivy Lee je njena jednostavnost i dosljednost. Većina pokušaja da se započne propada zbog nedostatka plana, nedostatka fokusa i pogrešnih prioriteta. Da bismo riješili ove probleme, Lee predlaže da se ograničimo na šest zadataka dnevno i da ih radimo jedan za drugim.

Kako radi

Na kraju dana, identifikujte šest glavnih stvari koje treba da uradite i dajte im prioritet, počevši od najvažnijih. Sutradan, ujutro, odmah počnite s prvim zadatkom na listi, a kada ga završite, preuzmite sljedeći. I tako do pobjednika.

• Nivo: newbie.
• plus: To znatno olakšava planiranje, olakšava početak i ostaje dosljedan dok se držite svojih ciljeva.
• Oduzeti: metoda ne funkcionira dobro ako često imate neplanirane aktivnosti tokom dana.

3. Metoda procjene

Često se u procesu planiranja važni zadaci izgube među manjim zadacima. To je zato što mi ne označavamo njihov prioritet. Čak i ako razumete potrebu da se zadatak završi, važno je da to navedete u pisanoj formi. Zaista, tokom radnog dana nema uvijek vremena da se na adekvatan način procijeni važnost svakog pojedinog slučaja.

Kako radi

Planiranim zadacima dajte bodove od nula do dva, u zavisnosti od stepena važnosti. Glavni prioritet su dvije tačke. Zadatak u jednoj tački može se završiti kasnije. A male obaveze i svakodnevni zadaci dobijaju nula bodova.

Ne zaboravite ocijeniti rad na kraju dana, na primjer na skali od pet tačaka. Neispunjen slučaj, koji je dobio 1 ili 2, će uticati na predstojeći rad i uzrokovati neugodnosti. Kao loše ocene u školi. Ovo je važno za razumijevanje vlastitog učinka i upravljanje rasporedom.

• Nivo: newbie.
• plus: metoda će vas naučiti da procijenite važnost zadataka i upravljate svojom efektivnošću.
• Oduzeti: nije pogodan za svakoga. Zadaci se mogu odrediti prioritetima i brojevi mogu biti zbunjujući kada dođete na posao.

4. Energetska lista

Svaki zadatak zahtijeva različitu količinu mentalnog ili fizičkog napora. Istovremeno, kratkoročne aktivnosti mogu oduzeti više energije nego duže. Suština ove metode je da rasporedite sve zadatke prema potrebnim naporima i preuzmete ih ovisno o tome kako se osjećate.

Kako radi

Kada pravite listu obaveza, podijelite sve zadatke u tri kategorije: teške, srednje i lagane. Prvi je sve ono što zahtijeva maksimalnu koncentraciju i stres, drugi je običan posao, posljednji je jednostavna rutina koja se izvodi gotovo automatski. Prije početka rada procijenite nivo snage i odaberite odgovarajući zadatak.

• Nivo: amaterski.
• plus: izgovori ne funkcionišu, jer bez obzira na količinu vremena i energije, uvek postoji nešto da se uradi.
• Oduzeti: potrebna je samodisciplina. Kada ste puni energije, potrebno je da preuzmete teške stvari, a ne da ih napuštate u korist lake rutine.

5. Metoda 1-3-5

Veliki broj slučajeva obeshrabruje želju da ih preuzme. Stoga mnogi stručnjaci za upravljanje vremenom savjetuju da se izdvoji do devet zadataka i izvrši ih ovisno o stepenu važnosti.

Dakle, manji ciljevi se mogu prenijeti na drugi dan, dok se najvažniji od planiranih zadataka dovršavaju. Metoda 1–3–5 je prilično jednostavna za korištenje, iako je potrebno neko vrijeme i trud da se izoluju zadaci.

Kako radi

Planirajte devet stvari za sebe svaki dan: 1 - najvažniji zadatak, uvijek će biti prioritet; 3 - slučajevi koji zahtevaju rešavanje u toku radnog dana; 5 - mali zadaci koji se obavljaju kad god je to moguće.

Ne zaboravite da morate zadržati broj slučajeva i ne prekoračiti ga. U suprotnom, metoda će biti neefikasna.

• Nivo: amaterski.
• plus: već u procesu planiranja nepotrebni zadaci se odbacuju i na listi ostaju samo oni stvarno potrebni.
• Oduzeti: tehnika ne radi u danima kada je broj važnih zadataka veći od preporučenog.

6. GTD - Završavanje stvari

Na ruskom, naziv tehnike zvuči kao "Dovođenje stvari do kraja" ili "Kako dovesti stvari u red". Razvio ga je američki stručnjak za upravljanje vremenom David Allen.

U istoimenoj knjizi sugerirao je da je zauzetoj osobi važno osloboditi mozak od tekućih zadataka. To je jedini način da se koncentrišemo na njihovu kvalitetnu implementaciju. Ova metoda je odlična za držanje stolnog planera.

Kako radi

Da biste s povjerenjem koristili GTD metodu, morate se naviknuti na nju. Postoji čitav sistem procene zadataka i nije lako sa njim odmah izaći na kraj. Zapišite stvari i označite ih posebnim simbolima:

1. Prazan krug je zadatak koji treba završiti.
2. Krug sa precrtanom prugom je zadatak koji se sada izvodi.
3. Polupopunjen krug - zadatak nije u potpunosti završen.
4. Popunjen krug - zadatak je završen.
5. Krug sa krstom - zadatak je otkazan.
6. Popunjen krug sa strelicom - Neko drugi radi zadatak.
7. Uzvičnik je zadatak najvišeg prioriteta.
8. Krug s tačkom - ovaj zadatak morate stalno imati na umu.

• Nivo: amaterski.
• plus: napredna opcija trenutnog planiranja. Ne morate pratiti prioritet zadataka. Ako imate posao - uradite ga.
• Oduzeti: metoda je slabo prilagođena za dugoročno planiranje. Prikladno kao dodatak glavnom.

7. Bullet Jornaling

Najfleksibilnija opcija planera je planer i lični dnevnik u isto vrijeme. Izmislio ga je američki dizajner Ryder Carroll i objasnio u video tutorijalu iznad.

Ova metoda vam omogućava da zapisujete sve nasumične misli u svoj dnevnik, kao i važne poslovne zadatke ili planove na duže vrijeme. S ovim se nije lako nositi, ali kada se naviknete, nikada ne odustajte od planiranja.

Kako radi

Na prvoj stranici napravite tabelu sadržaja sa naslovima odjeljaka i popunite je dok idete. Slijedi godišnji preokret s velikim ciljevima i važnim datumima. Pomaže vam da procijenite svoje planove u cjelini. Mjesečni poništaci su na sljedećim stranicama. Na lijevoj strani napišite dane u mjesecu i dane u sedmici. Nasuprot njima označite događaje čiji se datumi definitivno neće mijenjati. Desno su uobičajeni zadaci za mjesec.

Opciono, možete dodati zadatke za svaku sedmicu ili čak rasporediti dan po sat. Koristite posebne znakove za isticanje različitih zadataka. U početku je bolje pisati takve bilješke na posebnom listu papira dok se ne naviknete koristiti ih. Najvažnije, ne zaboravite da u sadržaj uključite stranice mjeseci ili, na primjer, liste.

• Nivo: profesionalni.
• Pros: za razliku od uobičajenih opcija, ovaj dnevnik se može pokrenuti od bilo kojeg datuma, pa čak i u običnoj bilježnici. Ovdje je također zgodno napraviti kontrolne liste i liste.
• Minusi: trebat će vremena da sredite sve detalje i naviknete se na ovu metodu.