Kako zakazati sastanke kako bi bili efikasni

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Zadnja izmjena: 2023-12-17 03:49

Ne gubite vrijeme.

Možda ne volite sastanke, ali ih ipak morate održati. Ovo je bitan dio radnog procesa u svakoj kompaniji. Jedan od načina da sastanke učinite korisnijim i bržim je da ih pažljivo zakažete. Knjiga doktora ekonomskih nauka Olge Demjanove „Brzi i efikasni sastanci. Od pripreme do postizanja željenog rezultata."

Uz dozvolu izdavačke kuće "Alpina PRO" Lifehacker objavljuje izvod iz drugog poglavlja.

Sami sastanci nisu problem. One su čak neophodne i predstavljaju upravljački atribut moći. Morate se riješiti dugotrajnih beskorisnih i nedjelotvornih okupljanja.

Najčešći tipovi sastanaka:

• sedmično;
• strateški;
• radnici;
• izvještavanje;
• planiranje sastanaka;
• brainstorming;
• poslovni razgovori i sastanci;
• brifinzi.

Sve ove vrste mogu se grupisati u četiri glavne grupe:

1. po trajanju: brzo (do 30 minuta) i dugotrajno (više od jednog sata);
2. po broju učesnika: do 10 osoba ili više;
3. po namjeni: radni, politički i informativni;
4. po vremenu: planirano i neplanirano.

Obavezni atributi za zakazivanje sastanaka

Šta planirati:

• ciljevi;
• dnevni red;
• spisak pozvanih;
• raspored;
• Informativni materijali;
• odgovoran za vođenje protokola;
• vremensko ograničenje za govore.

Prvo i najvažnije, vođa mora razmotriti ciljeve sastanka. Ovo je polazna tačka za dnevni red i spisak učesnika, vrijeme i pravilnik.

Glavni ciljevi sastanaka:

1. Nove informacije - za informativni sastanak:

• važne vijesti i promjene politike;
• rasprava o planovima i strategijama;
• kratkoročno predviđanje;
• predstavljanje novih proizvoda i pristupa;
• rasprava o budžetu;
• kadrovska pitanja.

2. Praćenje događaja i donošenje operativnih odluka - za redovne sastanke:

• glavni rizici i poteškoće;
• parametri za procjenu napretka;
• procjena ključnih procesa i potrebnih promjena;
• diskusija o tome šta se dešava: šta ide dobro, šta treba poboljšati;
• ključne lekcije i rezultati akcija;
• koordinacija napora;
• komunikacije.

3. Motivacija – kreativni sastanci, razvoj novih pristupa i team building:

• motivacija za akciju;
• kolektivno donošenje odluka;
• u čast individualnog i kolektivnog uspjeha.

Dakle, svrha utiče na vrstu sastanka i model njegovog organizovanja. Na primjer, brifing sesije se razlikuju po broju učesnika i dužini vremena. Redovni su planskog karaktera, vremenski su brži i sa ograničenim brojem učesnika. Kreativni sastanci zahtevaju posebnu pripremu: organizovanje nameštaja (obično odvojenih stolova), čaja, kafe i neformalnog okruženja; ne zahtijevaju pridržavanje kodeksa oblačenja.

Eisenhowerova matrica za rangiranje pitanja sastanka

Mora se imati na umu da je sastanak platforma na kojoj se donose važne odluke i rješavaju problemi. Eisenhowerova matrica je polje u kojem se skupljaju svi problemi i pitanja. Oni su rangirani po važnosti i hitnosti.

	Hitno	Ne žuri
Bitan	A	B
Bez obzira	C	D

Kvadrat A: važne i hitne stvari

Kvadrat važnih i hitnih stvari treba da bude prazan ili mali. Ovo će značiti da ispunjavate rok. Ako takvih slučajeva ima mnogo, to je znak dezorganizacije. Primjeri slučajeva koji se mogu kvadrirati:

• slučajevi koji se direktno odnose na vaše funkcionalne dužnosti i utiču na vaš učinak;
• slučajevi čiji neuspjeh može stvoriti probleme;
• pitanja vezana za zdravlje i psihološku klimu u timu;
• pitanja koja utiču na sigurnost tima;
• slučajevima čije rezultate treba koordinirati ili predstaviti vašem rukovodstvu.

Kvadrat B: važne, ali ne hitne stvari

Kada zadaci ili stvari nemaju hitnost i nema specifičnosti kada se moraju završiti, izvršilac sam određuje vrijeme. Ovaj kvadrat obuhvata sve stvari koje se odnose na vašu funkcionalnost u preduzeću, stvari koje redovno radite, a njihova implementacija je po pravilu vezana za opšti raspored u preduzeću (npr. priprema završnog izvještavanje). Ovakvim slučajevima se mogu pripisati i istraživački zadaci koji zahtijevaju određeno vrijeme, ali je iznos troškova rada nejasan do trenutka završetka. Zadatke prvog i drugog kvadrata treba stalno pratiti, te je stoga preporučljivo uvrstiti ih u dnevni red sastanaka.

Kvadrat C: hitan, ali nevažan posao

Ovo su smetnje. Često jednostavno ometaju fokusiranje na važne zadatke i smanjuju efikasnost. Uvijek zapamtite svoje ciljeve i naučite razlikovati važno od sporednog.

Vrijedi ući u ovaj trg:

• sastanci ili pregovori koje nameće neko sa strane;
• diskusija o pitanjima koja podređeni mogu riješiti;
• rasprava o neposlovnim pitanjima;
• diskusija o apstraktnim temama.

Kvadrat D: nehitne i nevažne stvari

Slučajevi iz ove kategorije vas ne promoviraju u projektima, ali vas odvlače od rada na njima.

• ne donose nikakvu korist;
• korisno je ne baviti se njima uopšte;
• Gurci vremena.

Za svaki cilj, voditelj postavlja sljedeća pitanja:

• Ko ima informacije i saznanja o pitanju koje se razmatra?
• Na čije interese ovo pitanje utiče?
• Od koga zavisi odluka?
• Ko treba da zna informacije o kojima će se raspravljati?
• Ko će implementirati donesene odluke?

Možete koristiti metodologiju 99/50/1 prilikom zakazivanja projektnih sastanaka.

Vođa organizuje sastanke u tri važne tačke u projektu:

• na startu - uroniti sve učesnike u tempo projekta i za team building grupe;
• u srednjoj fazi - razgovarati o rezultatima obavljenog posla i dalja prilagođavanja, ako je potrebno;
• na cilju, kada ostaje da se realizuje 1% ukupnog obima - za preliminarni sumiranje.

Ovo vrijeme će vam pomoći da bolje iskoristite svoje vrijeme na sastancima.

Dnevni red

Dnevni red je plan zadataka koji se rješavaju na sastanku. Potrebno je jasno definirati vrijeme svakog govora, izdvojiti posebno vrijeme za diskusiju i povratne informacije od svih učesnika.

Prilikom planiranja vremena vašeg sastanka važno je uzeti u obzir sljedeće:

• važnost tačke dnevnog reda;
• vremenski rok za svaki nastup;
• pauze ako je potrebno;
• 20% vremena za dodatne važne informacije.

Dnevni red se šalje svim učesnicima sastanka.

Dnevni red sa fiksiranjem vremena i specifičnostima govora

1. Rezultati rada na zaključivanju ugovora. Izvještaj I. Ivanova (15 minuta).
2. Problemi u transportu zaliha. Izveštaj I. Petrova (15 minuta).
3. Rezultati i planovi rada na projektu. Izveštaj T. Sidorova (20 minuta).

Početak u 11:00.

Kraj u 12:15.

Morate se osposobiti za brze i efikasne sastanke!

Vaše vremenske smernice:

Važno i hitno	12 minuta
Važno i nije hitno	24-36 minuta Hitno i važno: 12 minuta - ovdje funkcionira Pareto princip: 20% vremena stvara 80% rezultata, sa prosječnim sastankom od jednog sata (60 minuta), najproduktivnije vrijeme je 12 minuta (20% od 60 minuta). Važno i nehitno: obično planirano. Efektivno vrijeme za takve sastanke je 24–36 minuta. Ovdje radi metoda 60/40, prema kojoj, prilikom sastavljanja plana za dan, 40% vremena treba ostaviti slobodno, 60% treba izdvojiti za planirani rad, uključujući 20% za "nepredvidljive" i 20% za one koji nastaju spontano ili postanu prateći. Uz prosječno vrijeme sastanka od jednog sata (60 minuta), vrijeme za planirane važne, ali nehitne stvari je 24–36 minuta (40–60% od 60 minuta).
Nevažno i hitno	Delegiranje i kontrola telefonom i drugim sredstvima komunikacije, ne duže od tri minuta za kontrolu.
Nevažno i nehitno	Delegiranje i kontrola od strane uprave, ne više od jednog minuta po delegaciji.

Spisak pozvanih

Optimalan broj učesnika brzih sastanaka je 5-7 osoba. 8 do 12 ljudi je prihvatljivo ako voditelj sastanka ima vještine fasilitatora.

Za generiranje ideja, postavljanje ciljeva i letove idealan sastav nije više od 15 ljudi.

U Google-u postoji neizrečeno pravilo - maksimalan broj učesnika nije veći od 10.

Amazon ima pravilo o dvije pice: na sastanku bi trebalo biti onoliko ljudi koliko možete nahraniti dvije pice.

Postoji pravilo 8-18-1800:

• ne više od 8 ljudi - rješavanje radnih pitanja;
• ne više od 18 - brainstorming, kolektivno rješavanje problema;
• do 1800 ljudi - informacije i mogućnost komunikacije.

Studija kompanije Bain and Company kaže da u grupama za donošenje odluka dodavanje više od sedam učesnika dovodi do oko 10% manje efikasnosti.

Neposredno odgovorna lica dužna su da učestvuju na sastancima.

Apple navodi ime odgovorne osobe pored svake stavke sastanka. Dakle, svaki zaposleni ima jasnu oblast odgovornosti u okviru dodijeljenog zadatka.

Ako često organizujete sastanke, ova knjiga će vam svakako dobro doći: Olga Demjanova nudi 16 metoda i četiri alata za proučavanje koji će pomoći da se poveća efikasnost svih učesnika na takvim sastancima.