Kako organizirati svoj dan: tehnike genija produktivnosti

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Zadnja izmjena: 2023-12-17 03:49

Vrijeme je oskudan i nezamjenjiv resurs. Naučite da je koristite mudro.

Metoda Benjamina Franklina

Benjamin Franklin je bio sin sapunara, ali je zahvaljujući samoorganizaciji i disciplini uspio u mnogim oblastima: u politici, diplomatiji, nauci, novinarstvu. Jedan je od osnivača Sjedinjenih Američkih Država - učestvovao je u stvaranju Deklaracije o nezavisnosti i Ustava zemlje.

Franklinov portret je predstavljen na novčanici od 100 dolara, iako on nikada nije bio predsjednik Sjedinjenih Država. On je zaslužan za autorstvo takvih fraza kao što su "Vrijeme je novac" i "Ne odlažite za sutra ono što možete učiniti danas".

Franklinu je vrijeme zaista bilo važno.

Da li volite život? Onda ne gubite vrijeme, jer vrijeme je tkanina koja čini život. Benjamin Franklin

Sa 20 godina, Frenklin je razvio sistem upravljanja vremenom za sebe, koji je koristio tokom svog života. Savremenici su je nazivali "Franklinova piramida" (ponekad se naziva i "piramida produktivnosti" - piramida produktivnosti).

Piramida je zasnovana na životnim vrijednostima. Ovo su moralne smjernice u rješavanju bilo kakvih problema. Frenklin ih je nazvao vrlinama.

Za sebe je identificirao 13 vrlina: uzdržavanje, tišina, ljubav prema redu, odlučnost, štedljivost, marljivost, iskrenost, pravednost, umjerenost, čistoća, smirenost, čednost i krotkost.

Da bi svaki dan radio na sebi, Frenklin je pokrenuo posebnu beležnicu u koju je uzeo stranicu za svaki životni princip. Poređao je svaku stranicu u sedam kolona (dani u sedmici). Zatim je nacrtao 13 horizontalnih linija prema broju vrlina.

Tako se svaki dan fokusirao na jednu od vrlina, a uveče na trgovima beležio greške napravljene na putu do „moralnog savršenstva“.

Sljedeća prečka Franklinove piramide je globalni cilj. Zasniva se na životnim principima i odgovara na pitanje: "Šta želim postići do N godine?" Globalni cilj za doktora, na primer, može biti želja da postane šef odeljenja do 35. godine, a za menadžera - da pokrene sopstveni startap.

Benjamin Franklin je zaista praotac planiranja obaveza. Uvijek se pridržavao rutine i bukvalno pisao svaki korak koji je napravio. Dakle, dalje u njegovoj piramidi su:

• master plan - uputstva korak po korak za postizanje globalnog cilja;
• dugoročni plan - ciljevi za narednih 3-5 godina;
• kratkoročni plan - zadaci za narednu godinu i mjesec;
• planiranje za sedmicu i dan.

Svi koraci piramide nalaze se uzastopno - svaki sljedeći je zasnovan na prethodnom.

Izlaz

Da biste organizirali svoj dan po Franklinovoj metodi, potrebno je odrediti temeljne životne principe, postaviti globalni cilj i napraviti plan za njegovo postizanje.

Za dugoročno i kratkoročno planiranje možete koristiti neki od elektronskih alata ili kreirati papirnu svesku i implementirati sistem "Brze bilješke".

Stephen Covey metoda

Stephen Covey se smatra jednim od sljedbenika Franklinovog sistema. On je međunarodno priznati stručnjak i trener u oblasti menadžmenta. Covey je profesionalni govornik i autor mnogih knjiga. Jedan od njih uvršten je na listu najuticajnije poslovne literature časopisa Time.

Ovo je knjiga, Sedam navika veoma efikasnih ljudi, ispred svog vremena. Covey ju je napisao 1989. godine, ali je postao bestseler sve dok nije ponovo izdat 2004. godine.

Coveyjev koncept zasniva se na nizu od sedam vještina.

1. Naoštrite testeru, odnosno stalno se usavršavajte.
2. Ostvarite sinergiju, odnosno težite obostrano korisnoj interakciji.
3. Budite proaktivni.
4. Pokušajte prvo da čujete, pa tek onda - da budete saslušani.
5. Počnite tako što ćete zamisliti krajnji cilj.
6. Misli Win-Win.
7. Uradite prvo ono što prvo treba da se uradi.

Matrica raspodjele zadataka i prioritizacije pomoći će u implementaciji ove druge vještine. Covey ga je posudio od 34. predsjednika Sjedinjenih Država, Dvajta Dejvida Ajzenhauera.

Svi zadaci su podijeljeni u četiri grupe:

1. Hitno i važno (što je pre moguće);
2. Nehitno važni (strateški zadaci sa udaljenim rokom);
3. Hitno nevažno (morate to učiniti brzo, ali možete odgoditi ili ne učiniti sami);
4. Nije hitno i nevažno (po pravilu se takvi slučajevi mogu izbrisati ili povjeriti trećim licima).

Prema Coveyju, uspješni ljudi se rijetko nađu u problemima s vremenom, jer se brzo nose sa zadacima iz kategorije 1 i 3 i bez sažaljenja žrtvuju stvari iz kvadrata 4. Istovremeno, 60-80% svog vremena i energije posvećuju rješavanje zadataka iz kvadrata 2, jer su oni lokomotiva napretka.

Izlaz

Da biste bili efikasniji, na kraju ili na početku dana zapišite i odredite prioritete svojih zadataka koristeći Eisenhowerovu matricu (ili Covey matricu, kako god želite). Da biste to učinili, možete koristiti aplikaciju Eisenhower (iOS) ili MyEffectivenessHabits (Android). Pokušajte zadržati proporciju: 40% - važne hitne stvari, 60% - važne nehitne.

Metoda Tima Ferisa

Timothy Ferriss je popularni guru produktivnosti. Snimci njegovih javnih nastupa skupljaju milione pregleda, a knjige se prodaju u istom velikom tiražu.

Nije ni čudo - ko ne želi da "radi 4 sata sedmično, ne motajući se po kancelariji" od poziva do poziva ", a da pritom živi bilo gdje i bogati se"? Ferissova istoimena knjiga postala je broj jedan na listama bestselera The New York Timesa i Wall Street Journala.

Njegova metoda se zasniva na dva stuba:

1. Paretov zakon: 20% truda daje 80% rezultata, a preostalih 80% truda - samo 20% rezultata. To znači fokusiranje na aktivnosti koje su zaista važne.
2. Parkinsonov zakon: Posao ispunjava sve vreme koje mu je dodeljeno. To znači da se zadatku mora dodijeliti točno onoliko koliko je potrebno da se izvrši.

Ne morate da produžavate radni dan da biste uradili više. Naprotiv, skratite ga, fokusirajte se samo na ono što je zaista važno. Odbacite sve ostalo, eksternalizujte ili delegirajte.

Ferissov pristup prati tehniku planiranja 1-3-5. Njegova suština je jednostavna: jedna važna stvar se dodaje na listu obaveza, tri srednje i pet malih. Ukupno devet. Oni su a priori raspoređeni po hitnosti, što pomaže da se riješite osjećaja hitnosti.

Ferriss je protivnik multitaskinga i preopterećenja informacijama. Kada se radi nekoliko stvari istovremeno, pažnja se defokusira. Kao rezultat toga, produktivnost se ne povećava, već se smanjuje. Isti je slučaj i sa kontinuiranom apsorpcijom informacija. Stalno provjeravanje pošte, instant messengera i društvenih mreža samo stvara lažan osjećaj, ali ga ne približava cilju.

Ali stres, naprotiv, Ferriss smatra našim pomoćnicima.

Strah je indikator. Strah je naš prijatelj. Ponekad pokazuje šta ne treba raditi, ali češće pokazuje šta tačno vredi raditi. Tim Ferriss

Treba napomenuti da Tim Feriss nije sam u težnji za produktivnošću radeći manje. Stever Robbins, autor knjige 9 koraka da radite manje i dobijete više, predlaže metodu "aktivnih dana", gdje sebi dodijelite "psa čuvara" na određeni dan kako biste pratili svoj napredak.

Izlaz

Ova metoda je za vas ako ne možete slijediti strogi raspored i liste obaveza ne rade za vas. Organizujte svoj dan tako da 20% vremena bude zauzeto najtežim i najvažnijim stvarima. Ostalo neka ide svojim tokom. Drugim riječima, ako trebate održati poslovni sastanak, onda morate odabrati dan, vrijeme, trajanje i striktno pratiti raspored. Ostatak dana možete posvetiti bilo kojem poslu koji je u toku.

Metoda Gleba Arkhangelskog

Gleb Arkhangelsky je stručnjak u oblasti upravljanja vremenom, osnivač i šef istoimene kompanije. Njegova posebnost nije u stvaranju originalnih radova, već u tome što na jednostavan i pristupačan način postavlja metode upravljanja vremenom, prilagođavajući ih domaćoj stvarnosti.

Arkhangelsky je autor nekoliko popularnih poslovnih knjiga: Job 2.0: Proboj u slobodno vrijeme, Formula vremena, Time Drive i drugih.

Potonji je najpopularniji. Time Drive istražuje važnost planiranja, postavljanja ciljeva i motivacije, kao i moćne tehnike upravljanja vremenom i protiv odugovlačenja.

• "Žabe". Svako ima dosadne zadatke koji se stalno odlažu za kasnije. Ova neugodna djela se gomilaju i psihički slome. Ali ako svako jutro počnete s "jedenjem žabe", to jest, prije svega, obavite neki nezanimljiv zadatak, a zatim pređete na ostalo, onda će se postepeno stvari dovesti u red.
• "Sidra". To su materijalne vezanosti (muzika, boja, pokret) povezane s određenim emocionalnim stanjem. "Sidra" su neophodna kako bi se prilagodili rješavanju određenog problema. Na primjer, možete se naviknuti da radite s poštom uz klasičnu muziku, a kad god ste lijeni da ispraznite inbox, dovoljno je da uključite Mozarta ili Beethovena kako biste uhvatili željeni psihološki talas.
• Odrezak od slona. Što je zadatak veći (napisati disertaciju, naučiti strani jezik i tako dalje) i što je rok kraći, to je teže započeti. Plaši vas vaga: nije jasno odakle početi, imate li dovoljno snage. Takvi zadaci se nazivaju "slonovi". Jedini način da "pojedete slona" jeste da od njega skuvate "odreske", odnosno da razbijete veliki biznis na nekoliko malih.

Važno je napomenuti da Gleb Arkhangelsky veliku pažnju posvećuje ne samo racionalizaciji radnih procesa, već i odmoru (pun naziv njegovog bestselera je „Vremenski pogon: Kako upravljati životom i radom“). Uvjeren je da je bez dobrog odmora, koji uključuje zdrav san i fizičku aktivnost, nemoguće biti produktivan.

Izlaz

Planirajte svaki svoj dan. U tome će vam pomoći Todoist, Wunderlist, TickTick i drugi slični programi i servisi. Podijelite složene velike zadatke na jednostavne male. Ujutro radite najneugodniji posao, tako da u preostalom vremenu možete raditi samo ono što volite. Razvijte okidače koji će vam pomoći da se nosite s lijenošću i ne zaboravite uključiti odmor u svoj raspored.

Metoda Francesco Cirillo

Možda vam nije poznato ime Francesco Cirillo, ali ste vjerovatno čuli za Pomodoro. Cirillo je autor ove poznate tehnike upravljanja vremenom. Jedno vrijeme Frančesko je imao problema sa učenjem: mladić se nikako nije mogao koncentrirati, cijelo vrijeme je bio ometen. U pomoć je priskočio jednostavan kuhinjski tajmer u obliku paradajza.

Suština Pomodoro metode je u tome da je dužina vremena koje se daje za rad "pomodoro". Jedan paradajz = 30 minuta (25 minuta za rad i 5 za odmor). Pokrećemo tajmer i radimo sa maksimalnom efikasnošću i minimalnim ometanjem 25 minuta. Čuje se signal - vrijeme je za pauzu od pet minuta. Zatim ponovo pokrećemo tajmer.

Dakle, produktivnost se mjeri brojem izvedenih "paradajza" dnevno. Što veće, to bolje.

Kako ne biste potrošili 25 minuta razmišljajući o stvarima za sebe, potrebno je unaprijed napraviti listu zadataka. U njemu možete označiti i broj cijelih "paradajza" (ispred zadatka se stavlja krstić) i distrakcija (stavlja se apostrof). Ovo vam omogućava da odredite koliko je vremena bilo potrebno da se izvrši zadatak i koliko je bio težak.

Pomodoro metoda je pristupačna i fleksibilna. Ako želite - zadržite listu obaveza na papiru i mjerite 25-minutne segmente kuhinjskim tajmerom, ili ako želite - koristite posebne usluge i aplikacije.

Windows	OS X i iOS	Android

Prema Cirillu, optimalno trajanje "paradajza" je 20-35 minuta. Ali, savladavši tehniku, možete eksperimentirati i mijenjati intervale za sebe.

Možete se detaljno upoznati sa metodom Francesco Cirillo.

Izlaz

Na početku dana napravite listu obaveza i pratite pomodore. Ako ste u roku od 25 minuta ometeni, stavite simbol 'pored zadatka. Ako je vrijeme isteklo, ali zadatak još nije obavljen, stavite + i posvetite mu sljedeći "paradajz". Tokom petominutne pauze potpuno pređite sa posla na odmor: šetajte, slušajte muziku, pijte kafu.

Dakle, evo pet osnovnih sistema upravljanja vremenom pomoću kojih možete organizirati svoj dan. Možete ih detaljnije proučiti i postati apologet jedne od tehnika, ili možete razviti vlastitu kombiniranjem različitih tehnika i tehnika.

GTD - alternativa upravljanju vremenom

David Allen, tvorac GTD metodologije, jedan je od najpoznatijih teoretičara lične efikasnosti. Njegova knjiga, Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity, proglašena je za najbolju poslovnu knjigu decenije od strane magazina Time.

Izraz "Dovršiti stvari" je popularna riječ i mnogi ga ljudi pogrešno poistovjećuju sa upravljanjem vremenom. Ali čak i sam Alen naziva GTD "tehnikom za poboljšanje lične efikasnosti".

Evo kako je Vjačeslav Suhomlinov, stručnjak za ovo pitanje, objasnio razliku između upravljanja vremenom i GTD-a.

Vjačeslav Suhomlinov, izvršni direktor restoranskog holdinga. GTD Practical Application Expert nije upravljanje vremenom. Upravljanje vremenom je nemoguće. Svi imaju isti broj sati u danu. Nije bitna količina vremena, već ono čime ga ispunjavate. Morate biti u stanju obraditi velike tokove dolaznih informacija, odrediti koje su akcije potrebne za postizanje ciljeva i, naravno, djelovati. GTD je upravo o tome. Ovo je određeni način razmišljanja i življenja. A GTD se također odnosi na stanje protoka i smanjenje psihološkog stresa.

Jeste li spremni za svađu? Dobrodošli u komentare. Šta mislite više o GTD-u - upravljanje vremenom ili lična efikasnost? Takođe, recite nam koje tehnike vam pomažu da organizujete svoj dan.