Tajne produktivnosti od kreatora popularne usluge upravljanja zadacima Todoist

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Zadnja izmjena: 2023-12-17 03:49

Todoist autor Amir Salihefendić razvio je vlastiti sistem produktivnosti koji mu već 9 godina pomaže da postigne svoje ciljeve bez stresa. Danas će Amir govoriti o svom sistemu i njegovoj integraciji sa Todoistom.

Većina ljudi ne teži da pojednostavi svoj radni tok, puštaju stvari da idu same od sebe i nadaju se najboljem. Ali ako imate sistem, možete manevrisati između mnogih zadataka, odrediti prioritete i ne osjećati se preopterećenim.

Svoj sistem produktivnosti sam nazvao Sistemist. Izmislio sam ga - i Todoist je zasnovan na njemu - 2007. godine. U to vrijeme sam živio u hostelu u Arhusu (Danska) i studirao informatiku. Imao sam dva honorarna posla i mnogo ličnih projekata. Osjećao sam se preplavljeno i neorganizirano. Sve se to promijenilo kada je sistemistička ideja pala na pamet.

Šta mi je ovaj sistem pomogao da postignem?

1. Osnovati Doist Ltd. i razviti proizvod koji omogućava ljudima da postignu zadivljujuće rezultate.
2. Uspješno kombinirati dužnosti osnivača i izvršnog direktora. Imam vremena za sve i ne osjećam se preopterećeno. Firma zapošljava 50 ljudi, a retko ko me je vidio iscrpljenog.
3. Identifikujte prioritetne aspekte toka posla svakog dana i uvek zapamtite važne e-poruke, sastanke i projekte.
4. Uživajte u životu van posla: druženju sa suprugom, putovanjima, samoobrazovanju i sportu, zdravstvu.

Balans između posla i privatnog života je ključ lične efikasnosti.

Sistemist najbolje funkcionira u kombinaciji s Todoistom. Ali možete koristiti bilo koje druge programe i usluge za upravljanje zadacima. Osnovni principi sistema su mnogo važniji od specifičnih alata.

6 Sistemistički principi

1. Primijenite svuda

Sistem je sistem, da se koristi svuda i svuda. Morate imati pristup planeru sa bilo kojeg uređaja, bilo gdje.

Naporno smo radili kako bismo Todoist učinili dostupnim širom svijeta. Preporučujem da je (ili drugu sličnu aplikaciju) odmah instalirate na sve uređaje i platforme koje imate: telefon, tablet, laptop, pretraživače itd.

2. Primijeniti u svemu

Sistem funkcioniše ako pokriva sve aspekte ličnog i profesionalnog života. Ovo će vam dati slobodu. Kontrolisaćete sve što je važno i više nećete zaboraviti na stvari poput susreta sa klijentom ili kupovine poklona za voljenu osobu.

Gotovo sve moje aktivnosti su pojednostavljene. Konkretno, sistematizovao sam:

1. Predstojeći događaji (sastanci unutar i izvan kompanije).
2. Kompleksni projekti, podijeljeni u mnogo malih faza.
3. Zadaci koji se ponavljaju za kontrolu dugoročnih projekata.
4. E-mail (ako ne mogu odmah odgovoriti na pismo, uz pomoć ga prevodim u zadatak).
5. Izvještaji o greškama, ako je njihovo popravljanje vezano za mene.
6. Lista izdanja (dijeljena sa kolegama).
7. Lista za kupovinu (podijeljena sa mojom suprugom).
8. Web stranice na kojima ne mogu odmah poduzeti radnju. Na primjer, stranica proizvoda sa Amazon.com (još nisam odlučila da li da kupim ili ne), stranica filma na IMDb-u koju želim da pogledam ili članak koji želim da pročitam kasnije. Za sve ovo koristim.
9. Zdravstveni zadaci (tjedni treninzi u teretani i džoging).

3. Podijelite velike zadatke na izvodljive male

Lakše je izvršiti mali zadatak. Stoga uvijek razdvojite velike projekte na male podzadatke koji se mogu završiti za sat (ili manje). Prvo, pomoći će vam da shvatite koliko vam je vremena potrebno da uradite ovo ili ono. I drugo, vidjet ćete napredak.

Važno je da zadatak bude izvodljiv. Morate biti u stanju da implementirate ono što ste stavili na svoju listu obaveza.

4. Odredite prioritete

Svaki dan radim 15 do 25 zadataka. Oni su trenutno najvažniji.

Lako je odrediti prioritete u Todoistu. Evo kako ja radim:

1. Obavezno odredite rok do kojeg predmet mora biti završen. Postavljam važne zadatke za danas ili sutra, ispisujem nevažne za budućnost.
2. Naznačavam nivoe prioriteta. U Todoistu ih ima četiri. Usluga automatski sortira zadatke na osnovu važnosti.
3. Da dodatno naglasim važnost zadatka, koristim oznake poput @high_impact. Uz njih je zgodno pratiti koliko se važnih zadataka obavi u jednom danu.

5. Svaki dan ispraznite svoju listu obaveza

Prije nego što sam počeo koristiti pravilo 0 inbox-a, moja e-pošta je bila haotična. Osjećao sam se užasno svaki put kada sam morao da očistim ruševine.

Za upravljanje zadacima koristim slično pravilo - "0 zadataka na listi obaveza".

Ako niste imali vremena da obavite sve što ste planirali za taj dan, nemojte odlagati preostale zadatke za sljedeći dan. Umjesto toga, resetirajte svoju listu obaveza i kreirajte novi plan. Ovo će vam omogućiti da sagledate stanje, shvatite gdje se nalazite i ponovo odredite prioritete.

6. Uvijek dobijajte povratne informacije

Većina sistema upravljanja vremenom fokusira se na ono što treba učiniti, a ne na ono što je već urađeno. Ali koja je svrha ako ne vidite svoj napredak i ne razumijete koliko ste produktivni?

Stoga smo kreirali. Omogućava vam praćenje, vizualizaciju i poboljšanje ličnih performansi.

Todoist Karma je poput mini igre: završavate zadatke, osvajate bodove i vidite kako grafikoni boja rastu. Veoma je uzbudljivo, posebno za početnike u upravljanju vremenom. Da bude još zanimljivije, možete postaviti ne samo dnevne, već i nedjeljne ciljeve, kao i podijeliti rezultate na društvenim mrežama, čime se povećava nivo odgovornosti.

Dodatni savjeti

Rad sa e-mailom

1. Provjerite svoju e-poštu dva puta dnevno. Na primjer, ujutro i popodne.
2. Ciljajte na prazan inbox.
3. Ako je moguće, odmah odgovorite na pismo. Ako nije, prevedite ga u zadatak, obavezno navedite rok i prioritet.
4. Isključite obavještenja na svim uređajima. Ovo će vam pomoći da izbjegnete ometanja.

Rad sa glasnicima

Messengeri su ubice produktivnosti, trzavi su i ometaju. Istraživanja pokazuju da prosječan kancelarijski radnik provede u prosjeku više od dva sata dnevno na smetnje i pauze. To znači da se radna sedmica povećava za više od 10 sati, jer se obim posla ne smanjuje.

1. Kombinirajte prepisku u messengerima sa surfanjem internetom. Kada samo trebate raditi (napisati izvještaj, nacrtati izgled i tako dalje), zatvorite aplikacije za ćaskanje.
2. Obradite poruke u grupama: otvorite messenger, pročitate sve, odgovorite svima i ponovo ga zatvorite.
3. Onemogućite messenger obavještenja na svom mobilnom telefonu.

Prema Salihefendikovim riječima, ovaj sistem mu pomaže da bude fokusiran, zdrav i zdrav.

Napišite u komentarima što mislite o Systemistu, a također podijelite svoje tajne produktivnosti.