6 načina da završite sastanak što je prije moguće i dobijete rezultate

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Zadnja izmjena: 2023-12-17 03:49

Morate znati kako dobro i efikasno organizirati sastanke. Ovo nije tako lako kao što se na prvi pogled čini. Ali ako naučite kako odrediti pravo vrijeme, koristiti okruženje i jasno postaviti ciljeve, tada možete voditi sastanke brzo i efikasno.

Uvjerite se da je cilj jasan

Umjesto da kažete: "Okupimo cijelu kancelariju u 11 ujutro", zapitajte se: "Šta želimo postići?"

Apsolutno morate znati zašto uopće organizujete ovaj sastanak:

• generirati ideju;
• donijeti odluku;
• završiti posao;
• odgovoriti na pitanja o nadolazećim promjenama.

Možda ti odgovara:

• saslušati pritužbe zaposlenih (da li to treba raditi u formatu grupnog sastanka?);
• da se ponovo razgovara o onome što je već odlučeno;
• učiniti nešto o čemu se može razgovarati ili riješiti telefonom ili e-poštom.

Nemojte imati velika okupljanja

Koristite odlično "pravilo dvije pice" i ne pozivajte previše ljudi na sastanak. Morate stvoriti tim, u kojem je svaka osoba na svom mjestu. Dakle, sastanku treba prisustvovati onoliko ljudi koliko možete nahraniti dvije pice.

Poenta nije samo da se nahrani svi koji su došli na sastanak. Velike grupe ljudi ne mogu efikasno donositi odluke. Čak postoji i koncept. Javlja se u velikim grupama ljudi, kada pojedinci ne mogu izraziti svoje mišljenje zbog straha od osude kolega i lidera. Male grupe su pogodnije sa ove tačke gledišta. Stoga su efikasniji.

Prvo vrijeme, pa tajmer

Oni koji kasne su veoma dosadni i ometaju. Naučite ih da dođu na vrijeme.

Ako ne cijene svoje vrijeme, neće cijeniti ni vrijeme drugih.

Uradite to na sljedeći način.

Odredite vrijeme sastanka za, recimo, 08:48. Iznenađujuće, ovaj potez će uspjeti i ljudi će početi dolaziti na vrijeme. Što se tiče onih koji kasne, morate ih naučiti da to plate. A ne novac. Neka, na primjer, pjeva. Ovakve kazne funkcionišu mnogo bolje od novčanih kazni. Za mjesec dana zaboravit ćete kako zvuči pjevanje vaših podređenih.

I, naravno, naučite se postavljati tajmer. Za svakog govornika, ako ga ima, i za cijeli sastanak općenito. Na taj način se sastanak neće odugovlačiti, a vi ćete svaki minut znati šta ste potrošili.

Stolice moraju biti ispravne

Od velikog značaja je i način na koji ljudi sede u sali:

• sjedenje u krugu je korisno za saradnju, diskusiju, donošenje općih odluka;
• sjedenje u redovima je korisno ako trebate podstaknuti konkurenciju i želju za nadmetanjem sa kolegama.

Ako trebate imati brz i vrlo produktivan sastanak, pomaknite sve stolice iz sobe. Brojne studije pokazuju da što duže stojimo, to se više trzamo. Želim to odmah poduzeti i donijeti odluku što je prije moguće. Osim toga, stajanje neko vrijeme može biti dobro za vaše zdravlje.

Uklonite laptopove i telefone

U suprotnom ćete biti stalno ometani. I vi i vaši saradnici morate učiniti sve što ste planirali i završiti sastanak što je prije moguće. Zato prestanite da buljite u ekran svog pametnog telefona. Umjesto toga, izvadite olovku i komad papira. Informacije se mnogo lakše pamte.

Dnevni red nije kreiran "za pokazivanje"

Zaista morate poraditi na tome. Većina sastanaka je neproduktivna jer se o dnevnom redu raspravlja u nedogled. Pokušajte formulirati dnevni red u obliku pitanja umjesto da navodite problem.

Ne "razgovarajte o video sadržaju", već "kada će video sadržaj biti spreman?"

Kada im se postavi pitanje, oni automatski počinju tražiti odgovor. Ovako to radi.