Kako ne biti rob e-pošte: 7 savjeta od direktora LinkedIn-a

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Zadnja izmjena: 2023-12-17 03:49

Ogroman broj ljudi se svakodnevno suočava s istim problemom: e-pošta, dizajnirana da pojednostavi i organizira procese rada i komunikacije, često se pretvara u opakog nadzornika, prisiljavajući vas da pazite na ljude koji dolaze, kao da radite na pokretnoj traci. Čim se omesti, informacije koje se stalno gomilaju brzo pretvaraju uredan i čist poštanski sandučić u deponiju, koju će biti teže očistiti što se duže ne vraćate pošti.

Danas vam donosimo nekoliko jednostavnih savjeta za upravljanje vašim email interakcijama od Jeffa Weinera, izvršnog direktora LinkedIn-a. Ovaj dežurni čovjek svakodnevno je primoran da održava kontakt sa stotinama ljudi, a ima nekoliko trikova koji mu omogućavaju da se ne utopi u ovoj lavini informacija.

Moje inbox je u suštini postalo centralno središte mog toka posla - redovno komuniciram sa preko 4.300 zaposlenih u 26 gradova širom svijeta putem pošte. To ne znači da sam oduvijek bio obožavatelj e-pošte, ili da nisam imao situacije u kojima je moj rad s poštom ličio na Sizifov rad.

U svakom slučaju, tokom godina sam razvio nekoliko praktičnih smernica koje su mi omogućile da pređem sa koncepta „pošta me kontroliše“na koncept „ja kontrolišem poštu“.

1. Želite da primate manje pošte - šaljite manje pošte

Ovaj savjet izgleda smiješno jednostavan, posebno u kontekstu tako uobičajenog problema, ali za sebe ga smatram zlatnim pravilom za uspješno upravljanje e-poštom.

Do ovog zaključka sam došao tokom rada u prethodnoj kompaniji, gdje su dvije osobe koje su sa mnom najbliže napustile kompaniju. Veoma su efikasno komunicirali sa ljudima, vredno radili i, kako se ispostavilo, slali su mnogo pošte. Dok su radili za kompaniju, obim korespondencije koja je dolazila putem e-pošte izgledao je sasvim normalno, međutim, nakon što su otišli, ustanovio sam da se promet u mojoj mail-i smanjio za oko 20-30%.

Sva ta aktivnost u pošti nisu bila samo njihova pisma: tu su bili i moji odgovori na njih, već su bila i pisma i odgovori svih adresata priloženih prepisci. Često ove poruke nisu zahtijevale moje obavezno učešće u diskusiji.

Od tog trenutka sam sebi postavio jasan uslov - da ne pišem bez potrebe. Rezultat: manje pošte i više narudžbi u inboxu bez ugrožavanja radnih aktivnosti. Od tada sam se trudio da ne odstupim od ovog pravila.

2. Označite e-poruke na čekanju kao nepročitane

Označavanje e-pošte kao nepročitane iz temelja je promijenilo način na koji radim s poštom. Dovoljno mi je da brzo prođem kroz pristigla pisma, odmah odgovorim na najhitnija i izbrišem nepotrebna. Ista slova kojima se kasnije trebam vratiti, ako bude vremena, označim kao nepročitana. Time se otklanja strah da će važno pismo, pročitano i ostavljeno bez odgovora, biti zaboravljeno i zakopano u utrobi poštanskog sandučeta. Isti pristup nam omogućava da implementiramo neku vrstu ToDo liste, na koju ću se morati vratiti kasnije.

Trudim se da svaki radni dan završim sa minimumom ovakvih pisama na čekanju, a idealno bi bilo da ih uopšte ne bude. Ako ovog dana nemam vremena da im se vratim, onda ću početi s njima sljedećeg radnog jutra.

3. Uspostavite jasan raspored slanja pošte

Poslednjih nekoliko godina moj život radnim danima teče po prilično jasnom rasporedu. Buđenje u 5:00-5:30 ujutro, jedan sat do pošte, čitanje vijesti, doručak, igranje sa djecom, trening, kancelarija, dolazak kući, spavanje djece, večera sa suprugom, odmor (obično je to gledanje TV-a uz prateće čišćenje inbox foldera tokom reklama i dosadnih trenutaka).

Ispostavilo se da pridržavajući se takvog rasporeda lako mogu upravljati poštom, međutim, čim se raspored malo promijeni, počinje haos u poštanskom sandučiću.

U tom slučaju nećete osjetiti sve veći pritisak od spoznaje da će vaša kutija odjednom ostati bez nadzora. Održavanje rasporeda će pomoći da stvari budu pod kontrolom. Pomoglo je Benjaminu Franklinu, pomaže i vama.

4. Izrazite se jasnije

Sjećate se igre s pokvarenim telefonom? Tada je bilo poprilično smiješno, ali sada je sve sagledano u konceptu posla i posla, a vremena za igre nema.

Riječi su vrlo važne i moraju se birati vrlo pažljivo kako bi se izbjegle nejasnoće i nesporazumi. Što je vaš tekst nedvosmisleniji i jasniji za razumijevanje, manja je vjerovatnoća da ćete dobiti drugo pismo u kojem se traži da pojasnite prvo.

5. Razmislite o primaocima

Često se čini da polja Za i Cc mnogi percipiraju kao ista. Naime, uz njihovu pomoć možete nedvosmisleno staviti do znanja od koga od primalaca očekujete odgovor, a kome je poslana kopija pisma kako bi ga obavijestili.

U stvari, neisticanje primalaca od kojih se traži odgovor najbrži je način da se stvori panika i zbrka u prepisci. 6 primalaca umjesto 1 primaoca i 5 kopija su 5 dodatnih mogućih odgovora, od kojih svaki može prerasti u cijeli poseban lanac pisama.

6. Potvrdite prijem

Ako ste naznačeni kao primalac, a pismo je zaista upućeno vama, onda nemojte biti lijeni obavijestiti pošiljaoca da ste primili pismo. Ne treba vam puno riječi, dovoljno je jednostavno "primljeno" ili "primljeno". To će postati znak da ste informaciju primili u cijelosti i u doglednom obimu i da pošiljalac više nije u obavezi da vam šalje nešto drugo na istu temu.

Ako niste potvrdili prijem, pošiljalac ostaje potpuno nesvjestan pisma. Možda se izgubio u dubini tvoje kutije? Ako je ovo važna informacija, onda će sumnja i uznemirenost natjerati pošiljaoca da vam napiše još jedno pismo sa zahtjevom da potvrdi prijem prvog pisma ili da pita nekog drugog o vašem prisustvu na radnom mjestu. Dodatni ljudi su uključeni, dodatna pisma se šalju i primaju.

7. Sklonite emocije iz pošte

E-pošta može biti korisna alatka ako se pravilno koristi. Također može postati destruktivna sila ako se nepravilno koristi. Najčešći primjer je korištenje pošte za razgovor o kontroverznim, konfliktnim i osjetljivim pitanjima.

Ne prestaje me čuditi kako ljudi u prepisci koriste riječi i izraze koje nikada ne bi izgovorili pred istom publikom.

Ako se iznenada nađete u takvoj prepisci, učinite jednu jednostavnu stvar - prestanite. Spor ili sukob možete riješiti podizanjem telefona i pozivom primaoca ili ličnim sastankom s njim. Ovakvim delikatnim stvarima ne treba se baviti u tekstualnoj korespondenciji. Tekst ne prenosi emotivnu komponentu, intonaciju i druge bitne stvari koje mogu biti presudne za konstruktivno rješenje problema.

(preko Jeffa Weinera)