Šta je greška u rasporedu i kako pravilno procijeniti rokove

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Zadnja izmjena: 2023-12-17 03:49

Šest načina na koje to možete učiniti na poslu iu svakodnevnom životu.

Šta je greška u planiranju

U protekle tri godine okrečio sam pet soba u svom domu. Počeo sam sa spavaćom sobom i planirao da to sredim za nedelju dana. Međutim, konačni dodir je napravljen tek mjesec dana kasnije.

Mislite li da sam, nakon što sam započeo drugu sobu, predvidio mjesec dana da je okrečem? Ali ne. Bio sam siguran: pošto sam već napunio ruku, onda ću sigurno završiti do vikenda, maksimalno - do sledećeg. Ali opet mi je trebalo mjesec dana. Kao i kod svake druge sobe. Osim kuhinje, trebalo je i duže.

Svaki put, spremajući se da farbam drugu sobu, očekivao sam da će za nedelju-dve sve biti spremno. Iskustvo mi je govorilo da to nikada neću učiniti za manje od mjesec dana. Međutim, bilo je teško odustati od uvjerenja da će ovoga puta stvari svakako ići brže.

Ovo pretjerano samopouzdanje koje nas tjera da potcjenjujemo vrijeme koje nam je potrebno za rješavanje problema ima ime: greška u planiranju. Ovaj koncept uveli su kasnih 70-ih psiholozi Daniel Kahneman i Amos Tversky.

Naučnici su objasnili da prilikom planiranja ljudi često zanemaruju svoja prošla iskustva. U mom slučaju, to je bila činjenica da mi je svaki put trebalo mjesec dana da okrečem sobu. Obično se fokusiramo samo na zadatak koji je pred nama: ova soba je mala, što znači da neće trebati dugo da je farbamo.

Daniel Kahneman o tome detaljno govori u knjizi Think Slow … Decide Fast. On tvrdi da su greške u planiranju obično povezane s dvije stvari:

1. Ne uzimamo u obzir koliko nam je vremena trebalo da završimo slične zadatke u prošlosti.
2. Pretpostavljamo da se nećemo suočiti s komplikacijama koje uzrokuju kašnjenja.

Do čega vodi pogrešna procjena vremena?

Prema podacima Instituta za upravljanje projektima, nešto više od polovine svih projekata je završeno prema planu.

Ali jedna je stvar potcijeniti količinu vremena potrebnog za farbanje sobe (to će vam samo donijeti malu neugodnost). Sasvim je drugo napraviti istu grešku u evaluaciji radnih zadataka i projekata. Ovdje posljedice mogu biti mnogo ozbiljnije.

U najboljem slučaju, to će rezultirati time da ćete vi ili vaš tim morati raditi prekovremeno. U najgorem slučaju - do nedostatka budžeta, male zarade, nezadovoljstva šefovima i mušterijama.

Kako ispravno procijeniti zadatke

Morate prestati s planiranjem, vjerovati jednoj intuiciji. Bolje je koristiti posebne tehnike.

1. Nadogradite se na prethodnom iskustvu

Psiholozi Kahneman i Tversky preporučuju: prije nego što počnete s radom, morate ne samo procijeniti šta treba učiniti, već i procijeniti koliko vremena se obično troši na takve zadatke.

Na primjer, trebate kreirati novu funkciju za mobilnu aplikaciju – saznajte koliko je vremena vaš tim proveo na sličnom zadatku. Ako želite da napišete post na blogu od 4.000 riječi, pronađite podatke o tome koliko sati ili dana ste prošli put.

Ako radite sami, najlakši način da prikupite ove informacije je korištenje aplikacije za praćenje vremena. Primijenite ga na različite vrste zadataka, a kasnije koristite gotove izvještaje.

Za timske aktivnosti, softver za upravljanje projektima dobro dolazi. Većina njih koristi nekoliko metoda prikupljanja podataka, na primjer, uzimajući u obzir stvarno radno vrijeme i pravljenje Ganttograma.

2. Zamolite nekog drugog da ocijeni vaš zadatak

Godine 1994. časopis Američkog psihološkog udruženja "Personality and Social Psychology" objavio je rezultate pet studija koje su proveli Roger Buhler, Dale Griffin i Michael Ross.

Oni su potvrdili da ljudi često čine grešku u planiranju koju su opisali Kahneman i Tversky. Ali nešto drugo je izašlo na vidjelo: često pogrešno procjenjujemo troškove vlastitih zadataka, ali možemo prilično dobro predvidjeti koliko će vremena trebati nekom drugom.

Istraživači su zamolili učesnike studije da pogode koliko je vremena potrebno drugoj osobi da izvrši određeni zadatak. Odgovarajući, češće su se pozivali na postojeće iskustvo. A čak i kada ga nije bilo, njihove procjene su bile mnogo racionalnije od zaključaka onih koji su trebali izvršiti zadatak.

To je zato što smo obično vrlo optimistični u pogledu svojih sposobnosti. I mnogo objektivniji kada je u pitanju neko drugi. Stoga umjesto da sami pokušavate procijeniti zadatke, zamolite prijatelja ili kolegu da to uradi umjesto vas.

3. Kreirajte vremenski raspon i uzmite u obzir mogućnost kašnjenja

Poznate su poznate stvari koje znamo da ih znamo. Postoje i poznate nepoznanice - stvari za koje znamo da ne znamo. Ali još uvijek postoje nepoznate nepoznanice - to su stvari za koje ne znamo, za koje ne znamo.

Donald Ramsfeld američki političar

Ovaj citat se često spominje u upravljanju projektima. Kako bi objasnili nepoznate nepoznanice o kojima Ramsfeld govori, rukovodioci koriste ono što nazivaju konusom neizvjesnosti. Dizajniran je da prikaže raspon vremena koje bi zadatak mogao zahtijevati.

Kada prvi put počnete raditi na projektu, još uvijek malo znate o njemu. Stoga, stvarno vrijeme koje je potrebno da se završi može uvelike varirati od predviđenog. Mislite da će posao trajati dva dana, ali u stvarnosti može potrajati osam. Ili samo nekoliko sati.

Ali kako proces napreduje, ovaj raspon se smanjuje. Međutim, možete reći koliko tačno vremena vam je potrebno na kraju – kada je projekat završen.

Ipak, konus neizvjesnosti omogućava precizniju procjenu. Ako ne znate mnogo o nadolazećem projektu, podijelite procijenjeno vrijeme izvođenja sa četiri da biste pronašli donji kraj raspona i pomnožite s istim da biste odredili gornju granicu. Rezultat će biti, na primjer, od 1 do 16 dana.

Ako vam tako veliki raspon ne odgovara, koristite samo gornju granicu za računovodstvo - tada će, vjerojatno, posao trajati 16 dana. Ovo nije najprecizniji broj, ali je najvjerovatnije bliži stvarnosti od vašeg prvobitnog predviđanja.

4. Ocijenite problem na tri boda

Ova metoda će vam pomoći da budete objektivniji. Za svaki zadatak morate dati ocjenu:

• najbolji scenario;
• najgori scenario;
• najvjerovatniji scenario.

Prvi broj će najvjerovatnije odgovarati vašem prvobitnom predviđanju. Procjena najvjerovatnijeg scenarija može se zasnivati na empirijskim podacima koje imate. A kada procjenjujete najgore, morate uzeti u obzir koliko će vremena trebati ako stvari krenu po zlu.

Sa tri broja izračunajte prosjek. Na primjer, ako je najbolji scenario tri dana, vjerovatno je pet dana, a najgori devet, samo dodajte: 3 + 5 + 9 = 17. Zatim podijelite taj broj sa tri. Ispada u prosjeku 5, 67 dana - ovo je vaša prognoza potrebnog vremena.

5. Izračunajte stopu greške

Steve Pavlina, autor Tečaja osobnog razvoja za pametne ljude, preporučuje da izračunate koeficijent koliko griješite u planiranju. U budućnosti se ovaj broj može koristiti za sve svoje zadatke.

Dajte procjenu vremena za nekoliko zadataka koje trebate obaviti u bliskoj budućnosti. Zapišite svoje pretpostavke. Nakon završetka posla, zabilježite koliko ste na kraju potrošili.

Dodajte sva zakazana vremena zajedno. Uradite isto sa stvarnim. Sada podijelite svo stvarno vrijeme s originalnom procjenom - dobićete omjer koji želite.

Na primjer, procjenjujete da će za obavljanje nekoliko zadataka biti potrebno 12 sati. Na kraju smo potrošili 15. Stopa greške: 15/12 = 1,25 To znači da su vam zadaci trebali 25% duže nego što ste planirali.

Sada, uvijek pomnožite svoje početne procjene s rezultirajućim faktorom greške - i one će biti preciznije.

6. Provedite procjenu u najneproduktivnije doba dana

Američki analitičar i pisac poslovne literature Daniel Pink u svojoj knjizi Timehacking. Kako nam nauka pomaže da sve obavimo na vrijeme”uronio je u istraživanje o našim hronotipovima - unutrašnjim satovima.

Proučavao je kako oni utiču na to kako se osećamo tokom dana. I otkrio sam da kronotipovi ne samo da kontroliraju našu fizičku i mentalnu aktivnost, već određuju u koje doba dana smo najkreativniji i kada smo skloni pozitivnim i negativnim mislima.

Pink citira istraživanje Skota Goldera i Majkla Mejsija, koji su analizirali raspoloženje ljudi na Tviteru. Otkrili su da korisničke objave obično nisu baš pozitivne u periodima niske produktivnosti.

Za većinu ljudi ovaj pad se javlja sredinom dana, odmah nakon ručka. Prema Golderu i Macyju, malo je vjerovatno da ćete biti dobro raspoloženi za to vrijeme. Ovo vam može pomoći da izbjegnete pretjerano samopouzdanje i optimizam i, kao rezultat, efikasnije planirate.

Dakle, suština potonje metode je evaluacija zadataka dok je produktivnost u padu. Ovo je otprilike šest sati nakon buđenja. Ali možete samo pričekati dok ne dođe osjećaj raspršenosti i umora.

Na osnovu rezultata rada provjerite jeste li se približili realnosti planirajući svoje vrijeme na ovaj način.

Samo razumevanje greške u planiranju pomoći će vam da ispravno procenite zadatke. Možda nećete moći da kontrolišete svoju sklonost da precenjujete sopstvene sposobnosti. Ali ako shvatite kako pretjerani optimizam utječe i pokušate smanjiti taj utjecaj, tada ćete postati mnogo bolji u upravljanju svojim vremenom.