Kako sastanke učiniti produktivnijim

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Zadnja izmjena: 2023-12-17 03:49

Poduzetnik i investitor Ray Dalio podijelio je tajne uspješnih sastanaka.

1. Odredite ko vodi sastanak i za koga se održava

Svaki sastanak mora postići nečiji cilj. To je osoba koja bi trebala voditi razgovor. On identificira ciljeve sastanka i kako ih riješiti. U suprotnom, svi će govoriti nasumično i neće biti produktivne rasprave.

2. Odlučite koja će vrsta komunikacije prevladati

Forma sastanka zavisi od svrhe sastanka. Na primjer, diskusija i nastavno predavanje se provode na različite načine. Diskusije traju dugo. Što je više učesnika, više se vuku. Stoga pažljivo birajte učesnike sastanka.

Ne pozivajte samo one koji se slažu sa vašim mišljenjem. Izbjegavajte kako grupno razmišljanje, kada učesnici ne izražavaju vlastito mišljenje, tako i pojedinačno donošenje odluka.

3. Budite uporni i otvoreni

Morat ćete upravljati sukobima, izaći iz ćorsokaka i mudro upravljati svojim vremenom. Poteškoće obično nastaju kada govori neiskusan zaposlenik. Odmjerite šta vam je važnije: uštedite vrijeme bez rasprave o njegovom mišljenju ili shvatite kako on misli. Druga opcija će pomoći da se odredi kako će se osoba nositi s određenim odgovornostima. Ako imate vremena, porazgovarajte s njim gdje griješi. Ali uvek priznaj svoju grešku.

4. Ne skačite s jedne teme na drugu

Tako da na sastanku neće biti riješeno niti jedno pitanje. Da biste to izbjegli, označite razgovor na tabli.

5. Pratite logiku razgovora

Tokom nesuglasica, emocije su jake i otežavaju objektivno sagledavanje stvarnosti. Ostanite smireni i racionalni. Na primjer, ljudi ponekad kažu: "Mislim da je to istina", a onda se ponašaju kao da je to utvrđena činjenica. Iako njihovi sagovornici situaciju vide na potpuno drugačiji način. Tako da u razgovoru prevlada logika, a ne emocije, pitajte takvu osobu: "Je li to zaista istina?"

6. Podijelite odgovornosti svakog učesnika

Kada odluke donosi grupa, često se zaboravlja da se dodijele odgovornosti. I onda nije jasno ko šta treba da radi i ko je odgovoran. Obavezno jasno definirajte odgovornosti svakog člana grupne odluke.

7. Unesite pravilo od dva minuta

Dajte svima dvije minute da mirno izraze svoje misli. I tek onda raspravljajte o njegovom prijedlogu. Na ovaj način će svi učesnici izraziti svoje mišljenje bez straha da će biti prekinuti ili pogrešno shvaćeni.

8. Zaustavite one koji govore prebrzo

Brz govor je teže razumjeti. Neki to iskorištavaju. Ljudi ne žele da izgledaju glupi i ne pitaju ponovo, čak i ako nešto ne razumeju. Ne nasjedajte na ovaj mamac. Vaša je odgovornost da razjasnite sve nejasnoće i riješite sporove. Zato se nemojte bojati reći: „Izvinite, nisam shvatio. Možete li govoriti sporije? I onda postavite zaostala pitanja.

9. Sumirajte razgovor

Ako su svi razmijenili ideje, izvucite zaključke. Ako se na sastanku dogovorite, ponovite to naglas. Ako ne, recite i vi. Ako ste identifikovali zadatke za budućnost, rasporedite ih među učesnicima i odredite rokove.

Zapišite zaključke, radne teorije i probleme tako da svi imaju pristup njima. Ovo će olakšati praćenje napretka.