7 grešaka na listi obaveza koje ometaju vašu produktivnost

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Zadnja izmjena: 2023-12-17 03:49

Prema mišljenju stručnjaka, ove aktivnosti treba izbjegavati kako biste izvukli maksimum iz liste obaveza.

1. Napravite listu ujutro

Čini se prirodnim zapisati planove za dan prvo ujutro. Međutim, već je prekasno. Tako kaže Eileen Roth, autorica knjige Organization for Dummies. „Ako ujutro napravite listu zadataka, a u 8:00 imate zakazan sastanak na drugom kraju grada, onda je malo vjerovatno da ćete imati vremena za to“, kaže ona.

Napravite listu na kraju dana. Ovo će vam omogućiti da ostavite svoje radne poslove i da se odmorite u miru. „Idete kući s posla i više ne razmišljate o listi obaveza, jer ste je već sastavili i znate šta ćete morati da uradite sutra. Vaš um se konačno može odmoriti”, kaže Eileen.

2. Previše zadataka za popis

Ako za popunjavanje vaše liste obaveza mogu potrajati sedmice ili mjeseci, unaprijed se pripremate za neuspjeh. Ovo će učiniti da se osjećate preplavljeno.

Prema Kyri Bobinet, autorici knjige Živjeti dobro organizirano: 10 lekcija iz kognitivne psihologije i dizajnerskog razmišljanja za svjestan, zdrav i smislen život, tri zadatka su idealan broj za listu. “Naš mozak percipira informacije koje su grupisane u tri dijela”, kaže ona. "Zato počnite tako što ćete navesti tri najbolje stvari koje treba učiniti."

Većina ljudi čak ni ne shvaća koliko je malo zaista produktivnih sati u jednom danu.

“Naša mentalna snaga je mnogo ograničeniji resurs od vremena. Imamo samo 3-6 sati svaki dan kada možemo naporno raditi “, kaže Christina Willner, kreatorica Amazing Marvin liste obaveza, aplikacija za produktivnost.

Osim toga, mnogi ne shvaćaju koliko vremena može potrajati da se izvrše određeni zadaci. Zbog toga su predugačke liste obaveza neefikasne. Vilner savjetuje da pored svakog zadatka zapišete procijenjeno vrijeme za završetak. Pratite ovo vrijeme kako biste u budućnosti napravili preciznije proračune.

3. Uključite snove ili veoma velike ciljeve na svoju listu obaveza

Ambiciozni ciljevi poput pisanja knjige ili penjanja na Mount Everest ne bi trebali biti na vašoj listi obaveza. Umjesto toga, stavite ih na posebnu listu želja.

Lista obaveza treba da sadrži jasne planove.

Ako trebate završiti veliki projekt, potrebno ga je podijeliti na nekoliko malih i ostvarivih zadataka i tek onda ih zapisati na listu. Ovo savjetuje Paula Rizzo, autorica knjige List Thinking: Kako koristiti liste da budete produktivniji, uspješniji i manje anksiozni.

Ako pogledate opsežnu listu svih vaših ciljeva, osjećate se preopterećeno. Osim toga, bit ćete nezadovoljni činjenicom da ne možete završiti sve napisane planove. Zaista, neki od njih zahtijevaju dosta vremena i truda.

4. Procijenite svaki zadatak jednako

Trener produktivnosti Nancy Gaines tvrdi da bi lista obaveza trebala biti lista prioriteta. “Unesite samo one stvari koje pokreću vašu karijeru ili posao naprijed”, kaže Gaines. - Ako ovo nije prioritet, onda ne bi trebalo da bude na listi. To će vam samo odvratiti pažnju."

Ona preporučuje da se pri pisanju liste pridržavate sistema „3-3-3“: precrtajte tri najmanje važna zadatka sa liste, delegirajte tri zadatka koja nisu vrijedna vašeg vremena i završite prva tri zadatka.

5. Postavite nejasne ciljeve

Ako su zadaci na listi nejasno formulirani, tada ćete u budućnosti morati razmišljati o tome kako ih izvršiti, pa čak i zapamtiti što znače. Dakle, sastavljanju liste treba posvetiti dužnu pažnju.

„Provedite malo više vremena za planiranje i napravite svoju listu obaveza što je moguće preciznijom“, savjetuje Maura Thomas, autorica knjige Tajne lične produktivnosti. Na primjer, umjesto da pišete "izvještaj o troškovima", napišite "unesite podatke u tabelu".

Izbjegavajte nejasne riječi kao što su “planirati”, “implementirati” ili “razvijati”. „Ako nemate vremena, gledajući reč „razvoj“na listi, verovatno ćete želeti da preskočite ovu tačku“, kaže Mora. "Sačuvajte te riječi za svoju veliku listu projekata."

6. Koristite istu listu dok se svi zadaci ne završe

“Problem je što svaki dan donosi nešto novo. Dakle, ono što ste radili danas neće nužno morati da se uradi sutra. A vaši planovi za sutra se mogu promijeniti čak i prije nego što se ovaj završi”, kaže Eileen Roth. Dakle, svaki dan morate praviti novu listu obaveza.

7. Ne vezujte listu za svoj kalendar

Ako lista i kalendar nisu vezani jedan za drugi i sadrže različite zadatke, teško da ćete ih sve moći izvršiti. “U ovom slučaju nećete imati vremena da završite zadatke sa liste. Osim ako ne morate da žrtvujete san, vikende, odmore ili vrijeme koje biste željeli provesti sa svojom porodicom,” upozorava Katie Mazzocco, autorica knjige Revolucionarna produktivnost: Kako maksimizirati vrijeme, utjecaj i prihod kada vodite mali biznis.

Pokušajte uvijek odvojiti vrijeme u svom kalendaru za dovršavanje zadataka sa liste.