Zašto nam nedostaju rokovi i kako to zaustaviti?

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Zadnja izmjena: 2023-12-17 03:49

Ako ste tužni zbog činjenice da nikada nemate vremena da svoj rad predate na vrijeme, onda hitno pročitajte ovaj članak. Objašnjavamo zašto propušteni rokovi nisu vaša krivica, a mi vam kažemo kako da ipak ispoštujete rokove.

Obožavam rokove! Pogotovo zvižduk kojim se lome.

Pisac Douglas Adams

Svi znamo koliko je planiranje važno za efikasan rad. Ponekad smo bukvalno opsjednuti njime. Ali kada dođe vrijeme da počnemo s implementacijom liste zadataka, počinjemo ih odlagati, zadržavajući se do posljednjeg trenutka, ili čak potpuno remeteći rokove. To se dešava svima u većoj ili manjoj mjeri. I za to postoji opravdanje koje leži u posebnostima našeg razmišljanja.

Zašto nam nedostaju rokovi?

Možda ste čuli za istoriju Sidnejske opere, koja je planirana da bude završena 1963. godine po ceni od 7 miliona A dolara i na kraju je završena samo 10 godina kasnije, 1973. Osim toga, originalni dizajn pozorišta je pretrpio brojne promjene, a zgrada je postala manja, a kao rezultat toga potrošeno je 102 miliona dolara!

Dizajneri su postali plijen široko rasprostranjene greške: pogrešno su procijenili koliko će dugo trajati zadatak. Iznova su morali pomicati rokove i mijenjati plan rada jer nisu uzeli u obzir probleme koji su uticali na brzinu projekta.

Naše razmišljanje je strukturirano na način da planiramo onoliko vremena i novca koliko je potrebno ako sve ide po najboljem scenariju.

Ali neminovno postoje prepreke na putu, zbog kojih se obim posla ubrzano povećava. Tada propuštene rokove objašnjavamo činjenicom da su se pojavile nepredviđene okolnosti, a ne činjenicom da nismo mogli da uzmemo u obzir mogućnost njihovog nastanka u fazi planiranja.

Zašto su nam uopšte potrebni rokovi?

Strogi rokovi ne samo da se stalno kvare, već donose i veliki stres učesnicima projekta, pa je možda bolje da ih odbijete? br. Često je krajnji rok jedini razlog zašto se posao uopće kreće.

Ranije se riječ krajnji rok koristila za opisivanje linije oko zatvora, preko koje zatvorenici nisu mogli posredovati ni danju ni noću, pod strahom da će odmah dobiti metak.

Sada su rokovi vezani isključivo za posao, a njihov propust ne ugrožava izvršenje cijelog odjela. Ali suština ostaje ista: rok je život ili smrt za vašu produktivnost ili projekat.

Rad ispunjava vrijeme predviđeno za njega.

Parkinsonov zakon

Svaki zadatak će trajati onoliko dugo koliko mu dodijelite. Zato se ponekad pitamo koliko brzo možemo nešto da uradimo. Iz istog razloga, često smo na granici mogućnosti u posljednjim minutama da završimo ono što nam je zadano za nekoliko dana ili čak sedmica.

Uzimajući u obzir Parkinsonov zakon, razumijemo da ako ne odredimo vremenski okvir za završetak zadatka, onda ćemo to raditi zauvijek!

Kako prevazići stalne rokove

Kako se nositi s lošim planiranjem i prisustvo rokova pretvoriti u svoju korist? Biće veoma teško, jer ćemo se morati boriti protiv sistematskih grešaka našeg razmišljanja. Ali saznanje kako rokovi mijenjaju naše ponašanje može nam pomoći da budemo produktivniji.

Sjajan početak

Kada rasporedite opterećenje na mjesec, sedmicu, pa čak i dan unaprijed, bodirajte početak perioda što je moguće čvršće, a ostatak vremena do roka rasteretite što je više moguće.

Prvo se fokusirajte na najteže, najvažnije zadatke projekta koji oduzimaju mnogo vremena. I dalje ćete ih raditi duže nego što ste očekivali. Ponizi se. Ali zahvaljujući vašem aktivnom početku, na kraju perioda ćete imati vremena koje ćete potrošiti na rješavanje neplaniranih problema i izvršavanje zadataka.

Uoči isteka roka, nećete morati bezglavo roniti u nove složene zadatke, nailazeći na zamke za koje još uvijek ne znate.

Dodatni rok

Za sebe odredite rok par dana ranije od stvarnog. Ovo savjetuje marketer Matthew Guay iz Zapiera. Idealno ako ne znate koliko vremena imate od svog ličnog roka do pravog - jedan ili tri dana. Ali takva situacija je loše predstavljena. Vi ćete, naravno, i dalje pamtiti koliko vam je vremena ostalo, pa će biti potrebna snaga volje da ne poremetite svoje rokove.

Smislite neku vrstu nagrade za sebe ako posao završite u roku. Međutim, zadovoljstvo od obavljenih zadataka na vrijeme bit će dobra nagrada.

Izjava za javnost

“Svečano se zaklinjem da ću završiti članak do pet uveče” - recite to ne u svojoj glavi, već glasno cijelom uredu. Sada je vaše samopoštovanje ušlo u igru. Šta će vam biti bolnije: natjerati se da radite aktivno ili promašite rokove i glasno priznate svoj neuspjeh?

Spisateljica Evelyn Waugh, koja je započela svoj novi roman, Povratak u Brideshead, javno je izjavila: "Počinjem novu knjigu i napisat ću je za tri mjeseca." Nije ispoštovao rok i nekoliko puta je, opet javno, tražio odgodu roka. Ipak, roman je završio prilično brzo, jer je znao da čitaoci pamte njegovo obećanje i čekaju da se ono ispuni.

Stalni podsjetnici na krajnji rok

Ako počnemo raditi na velikom projektu, onda je vremenski okvir obično prilično dug. Rok postaje neka vrsta apstrakcije - negdje tamo, jednog dana. Što je bliže, jasnije uviđamo koliko nam je tačno vremena preostalo i možemo adekvatnije uporediti njegovu količinu i količinu preostalog posla.

Postavite sebi redovne podsjetnike koji će vas stalno vraćati u stvarnost, obavještavajući vas da se bliži dan X:

• rok ističe za mjesec dana;
• sedmica;
• tri dana;
• dan;
• 8 sati.

Da, stresno je, biće iritantno. Ali možda je ovo jedini način da se potaknete?

Svaki posao uvijek traje duže od očekivanog, čak i sa Hofstadterovim zakonom.

Hofstadterov zakon

Ovaj komični rekurzivni zakon dr Douglasa Hofstadtera govori o nemogućnosti zakazivanja rokova. Rokovi su bukvalno napravljeni da bi bili osujećeni. Nadamo se, međutim, da će vam naši savjeti pomoći da izbjegnete guranje stvari do tačke loma, gdje je stalno nepoštovanje rokova izuzetno štetno po vašu radnu reputaciju i dovodi vas u stanje stalnog stresa.