Kako upravljati poštom: 10 savjeta TED osoblja

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Zadnja izmjena: 2023-12-17 03:49

Zaposlenik TED-a Michael McWaters podijelio je 10 savjeta na svom blogu kako bi njegov inbox bio uredan.

Kome, ako ne urednicima i menadžerima TED-a, možete govoriti o metodama rješavanja zagušene pošte. Prema njihovim riječima, u kompaniju svakodnevno stižu stotine pisama, a brojač pristiglih mejlova za neke zaposlene je već odavno prešao hiljadu.

Michael McWaters, TED UX arhitekta, nudi 10 rješenja za ovaj problem.

U budućnosti nećete imati više vremena nego sada

Michael je primijetio da mnogi ljudi odlažu slanje pošte za kasnije jer vjeruju da će u nekom trenutku u budućnosti imati više vremena za to. Neću. Vaš nivo zaposlenosti će vjerovatno ostati u narednoj sedmici, mjesecu, godini. Možda ste čak i sretni zbog toga. Ali isto toliko vremena će biti i za poštu. Zato počnite raditi s njom odmah.

Pokušajte početi od nule

Postoje dva načina da to uradite:

1. Odvojite malo vremena i idite na čišćenje pošte u nekoliko koraka. Ovisno o tome koliko e-mailova imate, trebat će vam do deset prolaza da ih izbrišete. Ako je to teško, podijelite posao na nekoliko 15-minutnih dijelova.
2. Idi na švorc. Odvojite tri ili četiri sata i učinite svoj Inbox idealom čistoće i reda.

Svaki dan odvojite malo vremena

Za Michaela je ovo najteži dio plana. Morat ćete raditi sa svojom poštom nekoliko puta svaki dan. Savjetuje da odvojite 15 minuta svaka četiri sata i da se fokusirate samo na inbox.

Ako pismo nije jako važno - izbrišite

Postoji iskušenje da se svako manje ili više važno pismo pošalje u poseban folder kako bi se kasnije pozabavilo njime. Ali ako pismo trenutno ne zaslužuje vašu pažnju, izbrišite ga.

Otkažite pretplatu na svaku nepotrebnu poštu

Često griješim tako što jednostavno izbrišem mejlove iz mejlova koji mi nisu zanimljivi. Majkl je kategoričniji:

Ako vam newsletter nije zanimljiv, ne samo da izbrišite pismo, već i odjavite se s njega.

Na dnu svakog slova nalazi se dugme "Otkaži pretplatu" ili Odjavi se. Koristite ga prema uputama. I što češće to bolje. Možete koristiti i uslugu Unroll.me o kojoj smo ovdje govorili. Automatski će vas odjaviti sa nepotrebnih slanja poruka.

Ako je poruka još u vašem prijemnom sandučetu, pročitajte je

Ako je pismo potvrđeno, a niste se odjavili i niste ga odmah izbrisali, pročitajte ga. Ako je kratak, pročitajte ga odmah. Ako je dugačak, pošaljite e-poštu u prethodno kreiranu fasciklu za čitanje i vratite joj se kada budete imali više slobodnog vremena. Michael vjeruje da ako ste iskreni prema sebi, tada će minimalni postotak svih pisama pasti u ovaj folder.

Bolje je odmah odgovoriti na kratke mejlove

Ako email koji ste poslali zahtijeva brz odgovor, odgovorite odmah … Nemoj cekati. Nakon što pošaljete svoj odgovor, izbrišite e-poštu. Ako pismo sadrži kopiju poslanu drugom primaocu, a on ne mora da zna vaš odgovor, uklonite je od primatelja.

Proslijedite mejlove kolegama ako mogu kompetentnije odgovoriti

Preusmjerite e-poštu uz malo objašnjenje i izbrišite je iz inboxa.

Zaokupite se sortiranjem

Bilo koja usluga pošte daje korisnicima mogućnost kreiranja foldera. To je najbolji alat za rješavanje zagušene pošte. Napravio sam folder za posao, fotografije, učenje i ostalo. Michael predlaže da napravite foldere "Projekti", "Ostalo", "Odgovori kasnije". Glavna stvar je da se osjećate ugodno.

Odaberite pravu aplikaciju

Za mene je Mailbox postala takva aplikacija. Majkl je takođe izabrao njega. Ali postoji mnogo opcija. U pretrazi za Lifehacker možete unijeti riječ "mail" i naziv OS-a za koji tražite klijenta. Obećavam da ćete naći nešto prikladno.

Ishod

Ako niste mogli pročitati članak (recite nam zašto), evo kratke liste svih koraka:

1. Rastavite Inbox u nekoliko krugova.
2. Odlučite šta ćete učiniti sa pismom čim stigne.
3. Očistite svoju poštu s vremena na vrijeme.
4. Otkažite pretplatu na nepotrebne poruke.