Kako pravilno grupirati zadatke da budete u toku sa svime

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Zadnja izmjena: 2023-12-17 03:49

Povećajte produktivnost pospremanjem liste zadataka.

Svi već dugo znaju da multitasking nije tako dobra stvar: sprečava nas da se efikasno fokusiramo na jednu stvar.

Stvar je u tome da prelazak s jednog zadatka na drugi oduzima puno vremena - to potvrđuju studije Multitasking: Prebacivanje troškova. Ljudi rade najefikasnije kada uđu u stanje toka: potpuno fokusirani na jednu aktivnost, a da ih ništa drugo ne ometa.

Nažalost, nije uvijek moguće uhvatiti tok, jer smo stalno zatrpani gomilom različitih stvari koje zahtijevaju našu pažnju. Međutim, postoji jedan trik koji vam omogućava da smanjite gubitak vremena i energije na prebacivanje između različitih aktivnosti. To se zove grupiranje zadataka.

Suština ove tehnike je sljedeća: kombinujete zadatke istog tipa u takozvane pakete, a zatim ih izvodite na veliko. To je jednostavno.

Zašto je korisno grupirati zadatke

Najlakše je raditi stvari nasumičnim redoslijedom: ne morate se zamarati planiranjem, određivanjem prioriteta i drugim dosadnim stvarima. Sjetili ste se nečega - i uspjeli ste. A onda smo prešli na sljedeći zadatak.

Međutim, ovaj pristup nije od velike koristi za vašu sposobnost fokusiranja. Prema studiji The True Cost of Multi-Tasking, objavljenoj u Psychology Today, osoba gubi do 40% svoje produktivnosti kada prelazi između nepovezanih zadataka.

Drugim riječima, ako prvo napišete izvještaj, zatim počnete da odgovarate na mejlove, zatim sredite papirnate dokumente, pa se ponovo vratite na izvještaj, pa svaki put gubite vrijeme koncentrišući se na novi zadatak koji nije sličan prethodnom. Tom DeMarco, autor knjige Ljudski faktori: uspješni projekti i timovi, tvrdi da ova "promjena brzine" može potrajati do 15 minuta ili više.

Grupno grupisanje zadataka olakšava prelazak s jedne aktivnosti na drugu. Što su vaši zadaci sličniji, lakše je, nakon što završite jedan, preuzeti sljedeći.

Kako koristiti grupnu obradu

1. Napravite listu obaveza

Prvo, zapišite šta nameravate da uradite u jednostavnu listu, red po red. Možete to učiniti na papiru ili koristiti brojne aplikacije za upravljanje zadacima. Glavna stvar je sve popraviti. Idealno je odvojiti malo vremena za planiranje svaki dan (ili barem jednom sedmično).

2. Podijelite zadatke u kategorije

Sada kada je lista spremna, podijelite sve njene stavke u kategorije. Mogu biti različite - izaberite šta želite. Glavna stvar je da je zgodan i vizualan.

Na primjer, prikupite zadatke kao što su "Odgovori na e-poštu" ili "Pozovite kolege" u odjeljku "Pregovori", te "Napišite članak" i "Unesite izmjene" u odjeljku "Tekst". Kreirajte zasebne kategorije za kućne poslove, radne zadatke, kupovinu i još mnogo toga. Biće lakše kretati se po ovako uređenoj listi.

Druga opcija je prikupljanje zadataka u pakete prema mjestu gdje ih treba izvršiti. Na primjer, povežite sve kupovine sa lokacijom "Supermarket", a radne zadatke sa lokacijom "Ured" itd. Na ovaj način, ako se nađete u blizini trgovine, možete pogledati svoju listu obaveza i odmah vidjeti sve kupovine koje su vam potrebne.

3. Blokirajte vrijeme

Batch obrada zadataka odlično funkcionira u kombinaciji s takozvanom tehnikom blokiranja vremena. Nakon što podijelite listu u kategorije, dodijelite određeno doba dana za svaku kategoriju. I dodajte odgovarajući blok u svoj kalendar. Tokom jednog vremenskog bloka radite samo stvari iz jedne kategorije, a zanemarite druge.

Druga opcija je vezati popularnu Pomodoro tehniku za batching zadataka. 25 minuta ste uključeni u neprekidne zadatke iz jednog paketa. Zatim odmorite 5 minuta. Zatim ponovite ciklus sa drugom grupom slučajeva.

4. Uzmite u obzir svoju vrhunsku produktivnost

Odlučite u koje doba dana ste najproduktivniji. Većina ljudi ima ovo jutro, ali postoje i noćne sove kojima je lakše da se fokusiraju u mraku. Pronađite svoj vrhunac produktivnosti i pokušajte da završite zadatke iz kategorija najvišeg prioriteta unutar njega.

5. Uklonite smetnje

Kada počnete obavljati sljedeću grupu zadataka, pobrinite se da vas ne ometa slučajno obavještenje ili telefonski poziv. Možete odvojiti posebno vrijeme da provjerite svoj pametni telefon. Dok se bavite zadacima iz jedne kategorije, nemojte razmišljati o ostalima.

Koji zadaci se mogu grupisati

Zapravo, općenito, bilo koji. Scott Young, pisac, programer, poduzetnik i veliki obožavatelj grupne obrade, daje nekoliko primjera:

• Email. Tim Ferris, autor knjige Kako raditi 4 sata sedmično, ponekad dobije 300 e-poruka na sat. I, unatoč tolikom obimu, odgovara im samo jednom dnevno, posebno odvajajući vrijeme samo za to.
• Čitanje. Čitati nešto između je gotovo beskorisno, jer se ionako nećete mnogo toga sjetiti. Bolje je da sami odredite kada vam je zgodnije da promišljeno shvatite informacije i rezervirajte ovaj put za čitanje.
• Telefonski pozivi. Zapišite imena osoba koje trebate nazvati i njihove brojeve telefona u jednu listu. Zatim pozovite sve kandidate sa liste odjednom. Prvo, više vas neće ometati telefonski razgovori. Drugo, moći ćete da odaberete doba dana kada su ljudi najmanje zauzeti i da ćete moći razgovarati s vama.
• Rekreacija i zabava. Prenesite svu zabavu - filmove, kompjuterske igrice, šetnje - do kraja dana. To će vas motivisati da što prije završite posao, a lakše ćete se opustiti znajući da je sve za danas već urađeno.
• Šoping putovanja. Prije nego što odete od kuće, sakupite sve zadatke, kupovine i zadatke na hrpu i dovršite ih u jednom potezu. Na primjer, možete posjetiti supermarket, poštu i kemijsko čišćenje u isto vrijeme. Uštedite ne samo vrijeme nego i benzin.
• Dopisivanje na društvenim mrežama. Odvojite sat vremena uveče za ćaskanje na mreži. I ostalo vrijeme, neka obavijesti klijenata društvenih medija budu onemogućene.
• Kuvanje hrane. Velike su šanse da stalno nemate dovoljno vremena da svaki dan nešto skuvate. Srećom, civilizacija nam je predstavila takvu jedinicu kao što je mikrovalna pećnica. Odvojite 1-2 dana da pripremite hranu za sljedeću sedmicu, a zatim je samo podgrijte.
• Repair. Napokon se okupite i obavite sve one sitne poslove po kući koji su čekali tako dugo. Zamijenite pregorele sijalice, popravite kvaku i slavinu koja kaplje.
• Reflections. Razmišljate li stalno, pokušavate nešto isplanirati, riješiti neke probleme, ali vam ništa ne ide? Scott Young savjetuje čak i takvu stvar kao što je razmišljanje da se radi u strogo određeno vrijeme. Steknite naviku planiranja 2-3 sata svake sedmice šta ćete raditi sljedeće i koje ciljeve želite postići.

Da, i s tim u vezi, grupisanje zadataka je također zadatak. Stoga, odvojite posebno vrijeme, po mogućnosti uveče, za distribuciju stavki sa vaše liste za sutra.