Kako pravilno delegirati radne zadatke

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Zadnja izmjena: 2023-12-17 03:49

Kategorični nalozi, nepažnja prema interesima zaposlenih i nedostatak zahvalnosti nisu najefikasniji pristup raspodjeli zadataka u timu.

Dobar vođa nije onaj koji sve nosi na svoja pleća, već onaj koji je u stanju da okupi jak efikasan tim i kompetentno rasporedi odgovornosti, uključujući i neplanirane.

Delegiranje, odnosno delegiranje zadataka sa jednog zaposlenika na drugog, pomaže da se poveća nivo angažovanja u timu, a menadžeri koji u tome uspeju u proseku svojim kompanijama donose 33% više prihoda od ostalih.

Ali samo reći "uradi ovo" je pogrešno. Ton naručivanja, loše planiran zadatak, nedostatak objašnjenja - sve to može uzrokovati odbijanje i, kao rezultat, završiti s ne najboljim rezultatom.

Stručnjak Harvard Business School Lauren Landry govorila je o pravilima koja će pomoći efikasnom delegiranju i poboljšanju učinka.

1. Procijeniti sposobnosti zaposlenih

Postoje zadaci koji se ne mogu delegirati. Na primjer, oni su sastavni dio vaših odgovornosti. Ili drugi zaposlenik nema znanja i kvalifikacije za obavljanje takvih poslova. Ili su, obrnuto, mnogo jednostavniji od onih koje on obično radi. Na primjer, tražiti od menadžera prodaje ili revizora da pronađe majstora za popravku uredskog aparata za kafu bilo bi, blago rečeno, neprimjereno.

Općenito, prije nego što nekome nešto povjerite, zapitajte se:

• Hoće li se osoba nositi sa ovim zadatkom? Ima li dovoljno vremena ili će to ometati njegove druge obaveze?
• Da li će zaposleni imati dovoljno znanja i vještina? Ili ga morate toliko dugo ažurirati da je lakše to učiniti sami ili pronaći drugog stručnjaka? Recimo da trebate sastaviti izvještaj o radu tima na projektu, ali kolega kome želite to povjeriti to nikada nije uradio, što znači da će se posao odvijati polako, uz škripu, a vi možete morati sve ponoviti.
• Hoće li ovaj zadatak pomoći zaposleniku da poboljša neke vještine, stekne iskustvo? Ovo nije obavezno, ali bi bilo lijepo.
• Postoji li zaposlenik koji to može bolje podnijeti?

2. Pokušajte da izađete u susret svačijim interesima i potrebama

Na primjer, trebate organizirati team building za cijeli tim, ali za to nema posebnog zaposlenika. Ali postoji osoba koja je jaka u komunikaciji i želi steći iskustvo u organizaciji događaja, obuci i upravljanju osobljem. Možete mu ponuditi ovaj zadatak.

Ili je kompanija privremeno ostala bez SMM specijaliste, ali postoji neko ko je dobro upućen u algoritme društvenih mreža i ne bi imao ništa protiv da se okuša u marketingu.

Naravno, to nije uvijek moguće. Postoje dosadni zadaci koje niko ne voli. Ali ipak, neće biti suvišno kritički ocijeniti tim i razmisliti kome bi novi zadatak mogao koristiti.

3. Ispravno postavite zadatak

Kada se obraćate zaposlenom, objasnite zašto želite da mu povjerite zadatak, kako to može biti korisno za kompaniju i za njega lično. Obavezno pohvalite i navedite njegove prednosti koje su uticale na vaš izbor. Biti ljubazan.

Recite nam detaljnije o zadatku. Imajte jasan cilj i vremenski okvir. Dostavite svu potrebnu dokumentaciju i druge informacije. Bilo bi jako dobro da su svi potrebni materijali jasni i strukturirani, tako da zaposlenik ne mora mnogo sati da smišlja šta je šta.

4. Osigurajte normalnu komunikaciju i ugodnu atmosferu

Dajte do znanja osobi da ste uvijek tu da pomognete, predložite, odgovorite na pitanja. Upozorite da će, ako se iz nekog razloga ne snađe ili propusti rok, moći razgovarati s vama i zajedno ćete nešto smisliti.

Pitajte šta mu je potrebno da izvrši zadatak. Možda ćete morati da mu pružite dodatne informacije ili ga, na primjer, oslobodite tekućih poslova.

Važno je ostati prijateljski nastrojen, kako se zaposlenik zaista ne bi ustručavao kontaktirati ako nešto krene po zlu.

5. Budite sigurni

Kada sami obavite zadatak, imate potpunu kontrolu nad situacijom. Ako neko drugi preuzme posao, može postojati milion problema koji mogu rezultirati lošim rezultatima ili propuštenim rokovima.

Razmislite unaprijed šta ćete učiniti u slučaju nepovoljnog razvoja događaja. Budite spremni da sami preuzmete zadatak ili ga brzo prepustite nekom drugom.

Pokušajte da ove situacije ne tretirate kao neuspeh, već kao iskustvo koje će vam pomoći da bolje razumete svoj tim, njegove mogućnosti i nivo organizacije.

6. Budite strpljivi

Da, postoje stvari koje je brže uraditi sami nego povjeriti nekome, a zatim potrošiti vrijeme na odgovaranje na pitanja i praćenje rezultata.

Važno je zapamtiti da niste ljudski orkestar, a za efikasan rad morate razviti svoj tim, dati zaposlenima priliku da urade nešto novo, postanu kompetentniji, uče, uključujući i na svojim greškama.

To znači da morate biti strpljivi ako neko postavlja previše pitanja ili se nosi sa zadatkom sporije nego što ste očekivali.

7. Dajte i tražite povratnu informaciju

Kada je zadatak obavljen, obavezno recite zaposleniku kako ocjenjujete njegov rad: šta vam se svidjelo i za šta ste spremni da ga pohvalite, koje točke bi se mogle poboljšati, šta treba učiniti za to i na šta treba tražiti u budućnost.

Budite tačni. Ne psujte, ne povisujte ton, nemojte obezvrijeđivati i ne kritikovati bez razloga. Obavezno počnite s pohvalom, a zatim nježno razgovarajte o tome na čemu treba poraditi.

Ako je zadatak za osobu bio nov i težak, pitajte ga kako je radio na njemu. Šta je bilo lako, a šta ne, šta je bilo zanimljivo, a šta nikako, kako sam ocjenjuje rezultat, šta bi želio poboljšati i kako to planira.

8. Ne zaboravite da kažete hvala

I to ne samo jedan na jedan, već i javno, pogotovo ako zadatak nije bio lak. Pohvalite osobu pred cijelim timom, dajte joj dodatni slobodan dan, označite kao najboljeg radnika, ako kompanija to prakticira.

Takođe, ne treba prisvajati plodove tuđeg rada. Umjesto da kažete „organizovao sam team building“ili „pripremio sam izvještaj“, bolje je naglasiti da ste sve zajedno pripremili i da vam je kolega puno pomogao. Ljudi cijene da im se priznaju zasluge, što ih čini uključenijima i lojalnijima kompaniji.