Kako biti najproduktivniji zaposlenik u kancelariji, a ipak otići kući u 17:30

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Zadnja izmjena: 2023-12-17 03:49

Ponekad nam se lista obaveza čini beskrajnom. Samo gledajući to, već se osjećamo iscrpljeni teškim radom. Sve nas muči pitanje kako da budemo produktivni, da imamo vremena da se nosimo sa svim radnim zadacima, ali da pritom ne provodimo dane i noći na poslu. U ovom članku ćemo pokušati odgovoriti na njega.

Ovo je Cal Newport. I može se nazvati zaista produktivnim, jer:

• profesor na univerzitetu, koji tamo provodi puno radno vrijeme i pored parova organizuje razne aktivnosti za studente;
• piše šest (ili čak više) članaka godišnje za naučne časopise;
• autor četiri odlične knjige i trenutno radi na petoj;
• brižni muž i otac;
• vodi blog o produktivnosti i efikasnosti, koji se redovno ažurira novim unosima.

I pored svega navedenog, posao završava u 17:30 i retko posluje vikendom.

Ne, on nije superheroj i nema tim od 15 pomagača. Prestanimo na trenutak biti ljubomorni na takvu organizaciju i efikasnost i razmislimo o tome kako Cal sve uspijeva.

U nastavku ćete pronaći savjete koji će vam pomoći da naučite kako efikasno upravljati svojim vremenom, prestati biti lijen, samo počnite raditi više i otići iz ureda kući u 17:30. Dakle, počnimo.

1. Liste obaveza su zle. Zakažite sebi raspored

Liste obaveza su same po sebi beskorisne. Oni su samo vaš prvi korak. Morate napraviti jasan raspored za sebe. Zašto? Ovo će vam pomoći da planirate šta zapravo možete učiniti. To će vam omogućiti da završite određeni zadatak tačno kada ga možete najefikasnije izvršiti, a ne samo zato što je broj četiri na listi.

Sve dok nemate određeni datum i vrijeme na svojoj listi za svaki zadatak, samo ste željni.

Cal Newport

Planiranje vas ohrabruje da se suočite sa stvarnošću. Imate ograničeno vrijeme i određeni broj zadataka. Ali ne možete tačno odrediti koliko će vam svaki zadatak trajati. Kada sagledate kompletan obim posla, svaki radni sat ćete moći da provedete produktivno, izvučete više i radite gde i kada i gde vam je zgodnije.

Stručnjaci se slažu da ako ne izračunate tačno vrijeme koje će vam trebati za izvršenje zadataka, tada se unaprijed osuđujete na neuspjeh.

Sigurno mnogi od vas sada misle da se većina zadataka pojavljuje iznenada i da se ne mogu predvidjeti i planirati. Da, naravno, takve iznenadne zadatke je veoma teško uključiti u svoj raspored. Ali za to ne morate imati sedam raspona na čelu. Sve se može promijeniti u svakom trenutku. Ipak, morate imati plan, inače ćete gubiti svoje vrijeme.

Želite da prestanete da odugovlačite? Raspored će vam pomoći.

Cal Newport

Spoznaja da imate jasno isplaniran obim posla već smanjuje želju za odugovlačenjem sa obavljanjem stvari. Ne razmišljate o tome da li biste sada trebali raditi ili ne – odluka je već donesena.

Da li vam ovo zvuči previše uredno i nije previše zabavno? Misli pogrešno.

Istraživanja dokazuju da je planiranje ne samo radnog vremena, već i slobodnog vremena dobra ideja. Tako ćete poboljšati kvalitet svog života: životni standard ljudi koji jasno planiraju čak i svoje slobodno vrijeme mnogo je viši od standarda onih koji to ne rade.

U redu, izbacili smo listu obaveza i sastavili određeni raspored. Sada hajde da naučimo kako odrediti prioritete, jer ne možete raditi 24 sata sedam dana u sedmici, zar ne?

2. Pretpostavite da idete kući u 17:30, a zatim planirajte stvari koje ćete uraditi prije tog vremena

Posao će vam zauzeti svo vrijeme koje mu date. Dajte joj 24 sata, sedam dana u sedmici, i budite sigurni, posao će potrošiti svih tih 168 sati.

Morate postaviti granice ako želite da uskladite posao i privatni život. Vremenska ograničenja će doprinijeti vašoj efikasnosti.

Odredite sebi rok: odlazite s posla u 17:30. A zatim planirajte količinu zadataka koje možete savladati do tog vremena.

Cal ovo naziva performansama u skučenom rasporedu.

Možete ići i na drugi način: kreirajte sebi idealan raspored rada za propalicu, a onda uradite upravo suprotno. Radite naporno i naporno bez sažaljenja. Vjerujte mi, kada naporno radite, pametna i korisna rješenja će vas sama pronaći.

Ali ne zaboravite da se morate zaštititi od prekomjernog rada. Trebalo bi da se osećate kao da kontrolišete svoj raspored. Što više osjećate kontrolu nad situacijom, to ćete manje stresa.

Dobro, zamislite savršen dan za propalicu i uradite suprotno. To će vam pomoći da se efikasno nosite sa svojim trenutnim zadacima. Šta je sa dugoročnim projektima?

3. Napravite plan za tekuću sedmicu

Mislim da ćete se složiti da kratkoročni planovi više nisu cool. Ako razmišljate samo o danas, nikada nećete biti ispred.

Želite li pisati knjige, biti uključeni u razne aktivnosti, istraživati i istovremeno biti dobar roditelj? Potreban vam je poseban plan za sedmicu.

Cal Newport

Ljudi ne vole da gledaju u dugoročne planove, ali zaboravljaju koliko koristi mogu da im donesu. Znam šta radim svaki sat, dan, sedmicu, mjesec svog života. Mislite li da je ovo teško? Lakše nego što mislite. Traje jedan sat u ponedjeljak ujutro. Samo.

U ponedjeljak ujutro pravim plan za sedmicu. Pregledam svoju poštu, razmišljam o zadacima koje trebam obaviti, pregledavam svoj kalendar i razmišljam kako da ovako planiram svoje vrijeme. Kada imam plan, pošaljem ga sebi e-poštom, sada ću ga uvijek vidjeti u svom prijemnom sandučetu. Ovdje ga mogu posmatrati svaki dan, a isto tako uvijek mogu da mu se vratim mnogo puta dnevno ako odjednom zaboravim na svoje prioritete.

I Cal je u pravu. Svoje vrijeme provodite efikasnije kada slijedite plan.

Možda mislite da je dovoljno samo u glavi razmisliti o svim predstojećim zadacima za sedmicu, ali ih nije potrebno zapisivati. Ne, nije tako.

Ako napišete plan poslova, veća je vjerovatnoća da ćete ga se držati: imat ćete nešto opipljivo, a ne idealno, to će vas podsjetiti na vaše prioritete.

Dakle, sada imate jasan raspored i sedmični plan. Ali osjećate da još nešto nedostaje. I pravilno razmišljaš.

4. Radite manje zadataka, ali to radite sa strašću

Verovatno mislite nešto poput: „Imam previše posla. Nikada se neću moći nositi s njima u predviđenom roku."

I Cal priznaje da ste možda u pravu. Ali ne treba odustajati ili raditi u panici do 22:00.

Trebalo bi da imate manje posla nego što imate sada. Zapamtite da nisu svi vaši poslovi toliko važni kao što se čini. Govorite da češće nego što biste trebali. Zapitajte se: "Šta mi je zaista vrijedno u životu?" I onda odrežite što je više moguće nepotrebnog.

Cal Newport

Uvijek smo cijenjeni za ono što radimo najbolje. Dakle, ako želite biti uspješni, nemojte biti preopterećeni, pustite da radite manje zadataka, ali ćete imati priliku da ih bolje obavljate. Ljudi prečesto kažu da. Kažem ne mnogima i mnogima. Nemilosrdno izbjegavam zadatke koji me opuštaju ako osjećam da mi nisu bitni.

Osjećate se kao da nemate vremena, ali John Robinson, stručnjak za upravljanje vremenom, ne slaže se s vama i vjeruje da danas možemo imati puno više slobodnog vremena nego ikada.

On insistira na tome da savremeni ljudi ne rade više od svojih prethodnika (iako većina nas misli drugačije). Istraživanja pokazuju da su u proteklih 40 godina ljudi provodili mnogo manje vremena na obavljanju radnih zadataka i da su mnogo vjerojatnije da će se baviti neproduktivnim ometanjima. Svi, prema Džonu, imaju vremena za odmor.

Koji je zaključak iz ovoga? Osjećate se kao da nemate vremena jer je ono razbijeno na dosadne male zadatke koji crpe vaš život i vas.

Dakle, radi manje. Ali činite to „manje“sa strašću i uzbuđenjem.

Vaši planovi su strukturirani i savršeno se uklapaju u vaš raspored. Ali jedno pitanje i dalje ostaje otvoreno: koje zadatke trebate obavljati?

5. Manje obraćajte pažnju na male zadatke – fokusirajte se na ono što je prioritetnije

Na poslu radimo razne stvari. Male stvari poput raščlanjivanja e-pošte, trenutnih i, ako razmislite, ne uvijek neophodnih sastanaka i prisluškivanja narednih kancelarijskih tračeva ne zahtijevaju od nas poseban mentalni napor. Ovdje ne koristite svoje talente. Ako se bavite nekim važnim poslom, onda to zahtijeva aktivaciju svih vaših sposobnosti i vještina. To dovodi do kvalitetnih rezultata.

Šta je problem sa malim zadacima? Davimo se u "plitkoj vodi".

Ljudi koji često rade vikendom i noću osećaju se kao da rade mnogo manje od onih koji se opraštaju od posla u pet uveče. To je zato što puno rade, ali značaj zadataka koje obavljaju nije veliki.

Malo je vjerovatno da je neko postao izvršni direktor samo zato što je odgovorio na sve mejlove ili prisustvovao jednom nepotrebnom manjem sastanku. Da, savjesno izvršavanje čak i malih zadataka će vas spasiti od otpuštanja, ali ćete se moći razvijati tek kada vam zadaci velikih razmjera postanu glavni prioritet.

Imajte vremena da se posvetite isključivo prioritetnim zadacima. Kako započeti ovaj težak posao?

Glavna stvar je da prestanete provjeravati svoju e-poštu ujutro.

Tim Ferris, autor bestselera knjige Kako raditi 4 sata sedmično

Pokušajte da ne provjeravate svoju e-poštu u prva dva sata nakon buđenja. Nekima je to čak teško i zamisliti, sigurno će imati pitanja poput: „Kako mogu ovo da uradim? Svakako moram provjeriti svoju poštu, inače neću moći na posao. Iznenadit ćete se kada saznate da u većini slučajeva to uopće nije slučaj.

Da, možda biste zaista trebali ući u svoju e-poštu i prikupiti informacije koje će vam omogućiti da izvršite zadatak 100%. Ali prvo ga možete ispuniti za 80 ili 90%, a tek onda ući u svoja pisma za dodatne informacije. Tako ćete se ujutro spasiti nepotrebnih i suvišnih informacija, na koje će vam se pažnja svakako prebaciti, a moći ćete se posvetiti isključivo poslu.

Pa kako da povežemo sve gore navedeno? Čudno, samo da sumiramo.

Cal nam je dao pet dobrih savjeta:

1. Liste obaveza su zle. Napravite raspored za sebe.
2. Pretpostavite da idete kući u 17:30, a zatim planirajte stvari koje ćete uraditi prije tog vremena.
3. Napravite plan za tekuću sedmicu.
4. Radite manje zadataka, ali to radite sa strašću.
5. Obratite manje pažnje na male zadatke - fokusirajte se na veći prioritet.

Sada vam riječi "raspored" i "planovi" zvuče hladno i ne razumijete konkretne prednosti koje će vam oni donijeti. Ali kada ih učinite dijelom svog života, shvatite da imate slobodnog vremena za porodicu i prijatelje. Osim toga, radit ćete stvari na koje možete biti ponosni.

Cal Newport

Intelektualni rad je zapravo majstorski rad. Ali nije tako teško kao što se čini: ne bavite se rezbarijom, već radite s informacijama. Razvijate ideje. Morate odvojiti žito od kukolja i ponekad kreirati ideje od sirovog materijala. Ako na ovaj proces počnete da gledate iz perspektive majstora, postat ćete sretniji, zadovoljniji svojim radom i, naravno, uspješniji u svom profesionalnom životu.

Odaberite ko želite biti: kancelarijski povučeni ili uspješan kreator?