7 Gmail savjeta od bivšeg Google zaposlenika

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Zadnja izmjena: 2023-12-17 03:49

Ako vam stotine dolaznih e-poruka i stalna ometanja za provjeru pošte ne dozvoljavaju da se usredotočite na svoju glavnu aktivnost, onda je ovaj članak za vas. Rudolphe Dutel, bivši zaposlenik Google-a, objasnio je kako ispravno raditi sa Gmail-om bez glavobolje.

Rudolf Dutel se 2011. zaposlio u Googleu. „Moj prvi dan u kancelariji Gugla bio je kao dolazak Harija Pottera u Hogvorts: veoma si zabrinut, kao školarac na prvom sastanku i nije jasno šta da radiš“, priseća se Rudolf. “Stoga mi je bilo drago zbog svakog povjerenog mi posla i prilike da u tom procesu naučim nešto novo.”

Naredne dvije godine bio je predodređen da se blisko bavi obukom zaposlenih u kompaniji za rad sa mail servisom Gmail, kao i za njegovu korporativnu prodaju.

Dütel više nije član Google-a, sada je zaposlenik Buffera i osnivač projekta Remotive, elektronskog sedmičnog časopisa za udaljene radnike. Ipak, i dalje koristi neke od trikova kojima je naučio svoje bivše kolege.

Kako trenirati svoju e-poštu: 7 ubitačnih savjeta za rad s Gmail-om

Ponekad je otvaranje Inboxa u ponedjeljak ujutro otkriće. Čini se da je fizički nemoguće srediti beskrajni tok pisama.

E-mail se danas ne koristi osim u zabačenim selima, gdje nema struje ni tornjeva. Prema istraživanju McKinsey Global Institute, u prosjeku provodimo trećinu svog radnog dana odgovarajući na e-poštu.

Prosječan kvalificirani radnik potroši do 28% svog korisnog vremena analizirajući e-poštu. To je oko 13 sati sedmično.

Naravno, ne želim da se složim sa ovako tužnom statistikom. Štaviše, svi žele da potroše svoje vrijeme na nešto korisnije. U tu svrhu Dutel je proveo dosta vremena testirajući mogućnosti Gmaila, uslužnih programa i servisa, izdvajajući sedam najkorisnijih, po njegovom mišljenju, za svakodnevnu upotrebu. Možda radna korespondencija i nije tako dug posao.

1. Koristite dugme "Otkaži slanje"

Jeste li ikada primijetili nekoliko dosadnih grešaka u kucanju u svom pismu nakon što ste kliknuli na "Pošalji"? Siguran sam da da.

Od sada se više nema čega bojati: imate funkciju otkazivanja slanja, što je strogi preduslov za one koji su odlučili da se ozbiljno bave upravljanjem dragocjenim radnim vremenom.

Funkciju možete aktivirati tako da uđete u meni i stavite kvačicu ispred odgovarajuće funkcije: "Postavke" → "Općenito" → "Otkaži slanje". Opciono, period otkazivanja se može podesiti na 10, 20 ili 30 sekundi.

Probajte i sami, meni se lično dopalo!

2. Primijenite šablone da uštedite vrijeme

Pišemo ogroman broj slova istog tipa, sličnih jedno drugom kao dvije kapi vode. Ponekad kao osnovu za nova pisma uzimamo ona koja smo već pisali drugim ljudima. Na primjer, za prodavače je to zgodno i može značajno uštedjeti vrijeme.

Pa zašto ne pripremiti nekoliko predložaka za ovu vrstu poruke umjesto da iznova pišete istu stvar? Na kraju krajeva, zamijeniti nekoliko riječi i fraza mnogo je lakše nego pisati iznova. Glavna stvar je da ne zaboravite da je kasnije ponovo pročitate.

Pripremite i sačuvajte neke predloške odgovora koje možete koristiti kasnije ako je potrebno.

Da biste omogućili funkciju "Šabloni odgovora", idite na karticu "Laboratorija" u meniju postavki.

Zahvaljujući ovoj nevjerovatno korisnoj funkciji, Rudolph i njegov brat uspjeli su ručno poslati svoje kontakt podatke za prvih 1500 Remotive pretplatnika u standardnom pismu.

3. Koristite funkciju pristupa van mreže

Još jedan trik koji smo naučili od Dutela je kako nastaviti raditi s Gmailom bez pristupa internetu.

Možda neki od vas vole da se na neko vrijeme odvoje od drugih kako bi se u potpunosti posvetili kreativnim zadacima. Međutim, u većini slučajeva jednostavno ne možete bez foldera "Primljeno", gdje ste, na primjer, ispustili tehnički zadatak. Kako biti?

Za sva putovanja vozom, slučajeve sa plaćenim ili ograničenim pristupom Wi-Fi mreži i druge nepredviđene okolnosti, možete koristiti funkciju "Offline". Omogućava vam čitanje, odgovaranje, pretraživanje i arhiviranje e-pošte bez pristupa Internetu.

Ovo je zaista vrlo zgodno, jer vam ovaj način rada omogućava da radite ne samo s poštom, već i sa Google diskom i Google dokumentima.

4. Nemate vremena? Pauza

Ponekad dolazne poruke samo padaju u kutiju jedna za drugom, iritiraju i odvlače pažnju od posla na koji smo fokusirani. Jedno, dva, četiri, deset novih slova… Šta ako ima nešto važno?

Najbolje rješenje za ovaj problem, prema Dutelu, bila je funkcija Inbox Pause. Značenje ove funkcije je vrlo jednostavno: obustavljate tok dolazne korespondencije ako ste zauzeti nečim važnim, a kada se oslobodite tereta briga i kalendara punog događaja, vraćate im se kao da ste ih primili. u istoj sekundi tako što ćete otići na stranicu sa karticom za poštu.

5. Odjavite se sa nepotrebnih mailing lista

Desilo se da je teško u potpunosti se riješiti svih vrsta e-mailova koji dolaze u vaše poslovno sanduče e-pošte. Kako se riješiti onih koji vam uopće nisu zanimljivi?

Pogledajte Unroll.me, uslužni program koji vam može pomoći da organizujete svoje e-poruke na najbolji mogući način za nekoliko minuta. Nakon što se prijavite za uslugu, otvorite mailing listu na koju ste se pretplatili. Zatim se odjavite od nepotrebnih.

6. Uključite verifikaciju u 2 koraka

Čini se da Gmail zna gotovo sve o nama: s kim komuniciramo, koje slike tražimo u pretrazi, šta čuvamo u „Dokumentima“. Možemo reći da je ovo svojevrsni centar kontrole letenja i glavni štab komande - sve veze vode ovamo, poput puteva za Rim. To znači da prvo treba voditi računa o sigurnosti.

Verifikacija u dva koraka je najbolje rješenje za ovaj zadatak. "Dva-", jer da biste zaštitili svoje podatke, biće vam potrebna ne samo lozinka za poštansko sanduče, već i jedinstveni kod, koji ćete dobiti svaki put kada pokušate da pristupite svom poštanskom sandučetu iz mobilne aplikacije ili SMS-poruke.

Rudolph također savjetuje da obratite pažnju na uslugu 1Password.

Mnoge druge popularne usluge kao što su Dropbox, Facebook i Twitter također koriste verifikaciju u 2 koraka za pristup.

Inače, zbog sigurnosti vaših podataka, važno je osigurati da se vaš Gmail račun ne koristi na više uređaja odjednom, na primjer, na dva računara u isto vrijeme.

7. Koristite informativnija obavještenja

Mnogi messengeri koriste nekoliko statusa za poruke odjednom: "Poslano", "Dostavljeno", "Pročitano". Na nekim mjestima, kao što je Facebook, ikone se koriste za predstavljanje ovih obavještenja.

Za Gmail servis postoji slično rješenje - Sidekick. Ovo je dobra aplikacija za one koji traže posao, ili one čije su aktivnosti vezane za prodaju: vrlo je zgodno dobiti statuse poslanih e-poruka.

Sada znate nešto više o sigurnosti i uštedi vremena pri radu sa Gmail-om. Nadamo se da će vam savjet iskusnog stručnjaka pomoći da postanete produktivniji.