20 efikasnih tehnika upravljanja vremenom

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Zadnja izmjena: 2023-12-17 03:49

Organizujte svoj život tako da ne gubite ni minut.

1. Pravilo 1-3-5

Vaši radni sati tokom dana su ograničeni, a pravilo 1-3-5 vam omogućava da ga najmudrije provedete. Njegova suština je sljedeća: u danu možete obaviti samo jedan veliki zadatak, tri srednja i pet malih. Ukupno je devet slučajeva, ni više ni manje. Pravilo će pomoći da se ruševine postupno raščišćavaju, na vrijeme i bez preopterećenja.

2. Pravilo troje

Za one koji nisu u skladu s brojevima ili ne mogu raditi devet stvari dnevno, Chris Bailey, autor knjige My Productive Year, smislio je pravilo tri. Kaže da je dovoljno raditi tri najvažnije stvari svaki dan da biste bili produktivni.

Umjesto da svoju energiju i pažnju rasipate na nekoliko desetina stavki na kontrolnoj listi, samo odaberite tri najvažnija zadatka za dan i fokusirajte se na njih. Odaberite još tri sljedećeg dana, i tako dalje. Ovo će vas zadržati u fokusu. Isto pravilo se može primijeniti na postavljanje ciljeva za sedmicu, mjesec ili godinu.

3. Metoda 10 minuta

Imate li zadatak koji ne želite započeti? Recite sebi: "Radiću ovo samo 10 minuta, a onda ću otići da se odmorim." Najvjerovatnije ćete za to vrijeme biti uvučeni u posao i više nećete moći stati.

4. Pomodoro

Ovaj sistem je izmislio Francesco Cirillo kako bi sebi olakšao pripremu za ispite. Pomaže u fokusiranju ljudi koji se lako ometaju. To je također dobar način da kontrolirate koliko vremena provodite na određenom poslu.

Ovako funkcionira Pomodoro: uzmete tajmer i postavite ga na 25 minuta. Nakon toga se fokusirajte na svoj posao. Kada istekne 25 minuta, odmorite se 5 minuta i onda sve ponovite. Nakon četiri ciklusa, imaćete veliku pauzu od pola sata.

5. Metoda 90/30

Metodu 90/30 koriste pisac i bloger Tony Schwartz, suosnivač Buffera Leo Widrich, književni kritičar Benjamin Che Kai Wai i poduzetnik Thomas Oppong.

Njegova suština je sljedeća: naporno radite 90 minuta, zatim odmarate pola sata, a zatim ponovite ciklus. U ovom slučaju, prvih 90 minuta posvećujete najvažnijem zadatku koji morate obaviti u danu, a naredne segmente posvećujete manje važnim stvarima.

Prema istraživanju The Enchanted World of Sleep stručnjaka sa Yalea Peretza Lafeeja, 90 minuta je optimalno vrijeme da se osoba efikasno fokusira na jedan zadatak. A pola sata je dovoljno za potpuni odmor, što potvrđuje i istraživanje Sleep and Wakefulness neurofiziologa Nathana Kleitmana.

6. Metoda 52/17

Ovo je privatna verzija prethodne metode. Nije drugačije osim u brojkama: radite 52 minuta, a zatim se odmarate 17 minuta. Prema eksperimentu Pravilo 52 i 17: to je nasumično, ali povećava vašu produktivnost, koji je provela služba za zapošljavanje Muse koristeći aplikaciju DeskTime, ovi vremenski periodi vam pomažu da ostanete produktivni i izbjegnete prekomjerni rad. Stoga, koristite metodu 52/17 ako smatrate da nemate snage da radite 90 minuta zaredom.

7. Jedenje žaba

Metodu je osmislio motivacijski govornik Eat That Frog: Brian Tracy Explains The Truth About Frogs i autor samopomoći Brian Tracy. On "žabama" naziva neugodne i teške zadatke koje morate obaviti, uprkos nevoljkosti. Uradite jednu stvar odmah od početka dana - jedite žabu. I tada će vam biti lakše: bacit ćete ovaj kamen sa svoje duše i osigurati sebi dobro raspoloženje za cijeli dan.

8. Vremenski blokovi

Jedna neugodna stvar u vezi sa listama obaveza je to što vam ne daju predstavu o tome koliko dugo traje zadatak. „Kupite hleb” i „Završi izveštaj” zauzimaju jedan red na listi, ali su ovi zadaci neuporedivi po složenosti i važnosti.

Kalendar je mnogo bolji od liste obaveza: omogućava vam da vizuelno kontrolišete vreme. Vidite veliki blok i shvatite da zadatak nije lak. Stoga isprobajte tehniku "vremenskih blokova": stavite ih u kalendar i rasporedite vrijeme za svaki prema složenosti zadatka. I dok radite ovaj ili onaj zadatak, nemojte da vas drugi ometaju.

9. GTD

GTD (Getting Things Done) je sistem produktivnosti koji je izmislio poslovni trener David Allen. Njegovi glavni principi su sljedeći:

1. Zapišite sva svoja djela i ideje na jedno mjesto, takozvani Inbox.
2. Povremeno sortirajte sadržaj svog prijemnog sandučeta tako da odredite prioritete i odredite vrijeme zadataka. Stavljajte bilješke u mape prema njihovom sadržaju - "Posao", "Kuća", "Kupovina" i tako dalje.
3. Izvršiti revizije - baciti nepotrebne bilješke, precrtati završene predmete, premjestiti materijale koji su izgubili relevantnost za arhivu.
4. Kada je sve isplanirano, nastavite sa izvođenjem. Zadatke koji se mogu završiti za par minuta, riješite odmah. Drugi se mogu delegirati ili staviti u kalendar.

Sve zamršenosti GTD-a možete saznati u našem vodiču.

10. ZTD

Leo Babauta, autor bloga o produktivnosti Zenhabits, vjeruje da je GTD sistem Davida Allena vrlo složen i zahtijeva previše truda. On nudi svoj Zen to Done sistem. Da biste ga slijedili, morate razviti 10 jednostavnih navika.

1. Prikupite sve informacije u Inbox.
2. Obradite sve zapise ne ostavljajući ih u pozadini.
3. Planirajte svoje glavne ciljeve za svaki dan i svoje najveće ciljeve za sedmicu.
4. Fokusirajte se samo na jednu po jednu stvar, bez raspršivanja pažnje.
5. Kreirajte jednostavne, kratke liste obaveza.
6. Organizirajte svoje bilješke u kategorije na osnovu njihovog sadržaja, baš kao u originalnom GTD-u.
7. Redovno pregledajte svoje bilješke i riješite se nepotrebnih stvari.
8. Pojednostavite. Smanjite listu svojih zadataka i ciljeva, pišite kratko i jasno.
9. Da biste se prilagodili poslu, održavajte određenu dnevnu rutinu u svakom trenutku.
10. Radite ono što zaista želite.

11. Kanban

Japanska metoda produktivnosti koja vam pomaže da pratite šta radite, šta ste već uradili i šta treba da uradite u budućnosti. Kanban vizualno vizualizira tok posla.

Uzmite ploču sa naljepnicama (ili se prijavite za upravitelja obaveza kao što je Trello) i nacrtate tri kolone na njoj: To do, Doing, Done. Zatim zapišite svoje poslove na ljepljive bilješke i stavite ih u odgovarajuću kolonu u zavisnosti od toga šta radite i šta ste već uradili.

12. Pravilo dva minuta

Ovo pravilo je sastavni dio GTD-a, ali se može koristiti čak i ako niste ljubitelj Allenove tehnike. Ako zadatak traje manje od dvije minute, uradite ga odmah. Dakle, rasteretite svoj mozak, jer ne morate više da se sećate ovog slučaja.

13. Zero Inbox

Zero Inbox je izmislio pisac i stručnjak za performanse Merlin Mann i dobro radi sa GTD-om. Mann ga je primijenio na e-poštu, ali na isti način možete rukovati slučajevima, dokumentima, bilješkama i drugim informacijama. Kao što ime sugerira, cilj ove tehnike je da vaš Inbox bude prazan.

U originalnom GTD sistemu, Inbox je gomilao gomilu unosa. Morate odvojiti vrijeme da ih sredite, a lako je previdjeti nešto važno u prepunom prijemnom sandučetu. Mann preporučuje rastavljanje sadržaja čim stigne. Otvorite prijemno sanduče i odlučite šta ćete učiniti sa svakom stavkom: izbrisati, delegirati, odgovoriti, odgoditi ili završiti. Nemojte ga zatvarati dok ne izvršite jednu od navedenih radnji sa svim elementima.

Osim toga, automatski filteri u pošti, pametne mape i programi za sortiranje dokumenata pomoći će vam da uštedite vrijeme.

14. Svježe ili pržene

Fresh or Fried se prevodi kao "Svježe ili prženo". Ovu filozofiju kreirala je blogerka Stephanie Lee "Dominirajte svojim danom sa "Svježem ili prženom" sistemom prioriteta. Prema njenim rečima, kada se ujutro probudite, vaš mozak je „svjež“, ali kako dan odmiče, „prži se“. To znači da morate odrediti vrijeme svog vrhunca produktivnosti i imati vremena da obavite sve najvažnije stvari u danu tokom tog perioda. Ovako to radi.

1. Na kraju dana, kada ste već umorni, odvojite 15 minuta da napravite listu obaveza za sutra.
2. Premjestite najvažnije zadatke na početak dana, u odjeljak Svježe. Tamo se šalju stvari koje vam se ne sviđaju - upravo one "žabe". Treba ih uraditi dok još imate snage.
3. Manje hitne, manje teške i ugodnije stvari idu u odjeljak Fried - odnosno popodne, ovisno o vašem rasporedu. Manje će opteretiti vaš mozak.
4. Pratite svoju listu sljedećeg jutra. Zatim uveče sastavite novu.

Stephanie preporučuje FoF ljudima koji svako veče saznaju da su potpuno iscrpljeni, ali nisu imali vremena, iako su radili cijeli dan.

15. Metoda ledenog brega

Ramita Sethi, autor knjige Naučiću te da budeš bogat, koristi ovu metodu da sačuva informacije za kasnije. Funkcioniše ovako: sve e-poruke, bilješke, članke, liste spremate na jedno mjesto - na primjer, u servis za bilježenje kao što je Evernote ili Notion, ili kao dokumente. Zatim distribuirajte ove materijale koristeći oznake, mape i kategorije - kako želite.

Pregledajte ove informacije svakih 4-6 sedmica i razmislite da li se mogu primijeniti u praksi. Ako je nešto beskorisno, bacite to ili arhivirajte. Ovo vam omogućava da kreirate sopstvenu bazu znanja.

16. Autofokus

Autofokus je izumio The Autofocus Time Management System od strane stručnjaka za performanse Marka Forstera. Ovaj sistem planiranja je pogodan za kreativne ljude koji teško prate GTD.

Zapišite sve svoje aktivnosti u bilježnicu bez ikakvog reda. Zatim prođite kroz listu, odaberite one koje treba obaviti što je prije moguće i razvrstajte ih. Kada su hitni zadaci riješeni, nastavite s onima koji vam se sada najviše sviđaju. Ako nešto niste dovršili - premjestite na kraj liste, na ovo ćete se vratiti kasnije. I ponavljajte ove korake iz dana u dan.

17. Eisenhowerova matrica

Ovu šemu kreirao je američki predsjednik Dwight D. Eisenhower. Matrica ima četiri sekcije za zadatke: Nehitno i nije važno, Hitno, ali nije važno, Važno i nehitno, i Hitno i važno. Podelite svoje zadatke u sekcije i saznaćete na šta trošite najviše vremena i kojim zadacima treba posvetiti više pažnje.

18. 4D metoda

4D je izumio Edward Ray, motivacijski pisac i konsultant. Metoda je namijenjena da pomogne ljudima koji se užasavaju pri pogledu na svoju listu obaveza i ne znaju kako pristupiti svim nakupljenim stavkama.

Ray tvrdi da trebate zapamtiti samo četiri riječi za slovo D i tada nećete klonuti duhom pred brdom posla. Evo ih:

• Uradite - Ako vam je dodeljen zadatak, najbolje je da ga uradite sada i prekrižite sa liste.
• Delegat - kada ne možete ili nemate vremena da nešto izvršite, ali imate relativno slobodnog pomoćnika, prebacite zadatak na njega.
• Izbriši – neke stvari nisu toliko važne. Odbacite ih tako što ćete ih trajno ukloniti sa liste obaveza. Ako vam pokušavaju nametnuti nepotrebne odgovornosti, naučite pristojno reći „ne“.
• Kašnjenje - Kada je zadatak prevelik ili ne zahtijeva trenutno izvršenje, može se odgoditi. Ali svakako joj morate postaviti jasne rokove, inače će ostati mrtva težina.

Odaberite zadatak, izvršite jednu 4D radnju s njim, a zatim prijeđite na sljedeću.

19. Tajming

Obično ljudi koji pokušavaju da budu produktivni vode računa o vremenu koje troše na važne stvari i potpuno zaboravljaju da razmotre periode u kojima rade gluposti. Ovaj problem je riješen tehnikom "Timing", koju je izmislio stručnjak u oblasti upravljanja vremenom Gleb Arkhangelsky. Omogućava vam da shvatite gdje provodite svoje vrijeme, uči vas da budete pažljiviji na ono što radite i manje ometanja.

Uzmite svesku i zapišite sve svoje radnje i koliko ste ih uradili, sa tačnošću od 5-10 minuta. Snimite radne trenutke, pregovore, sastanke, pa čak i vrijeme provedeno na YouTubeu i u igricama. Odvojite nekoliko sedmica za ovo. Zatim prelistajte svesku, prepoznajte svoje "hronofage" iz vida i izvucite zaključke. Možda trebate gledati manje smiješne video zapise, ili provoditi manje vremena ispijajući kafu, ili su vam neprijatelji telefonski pozivi.

20. Metoda Tima Ferisa

Timothy Ferriss je guru produktivnosti koji je osmislio vlastitu metodu organiziranja posla s dva pravila. Prvo je pravilo 80/20, ili Pareto princip, koji kaže da 80% našeg posla možemo obaviti u 20% vremena. Preostalih 20% će oduzeti 80% vremena. Drugi je Parkinsonov zakon: posao ispunjava sve vreme koje mu je dodeljeno.

Implikacija ovoga, kaže Feriss, je da ne morate više raditi da biste sve uradili – morate se bolje fokusirati. Dopustite da radite sa punom predanošću samo 20% radnog vremena, ali možete ponoviti sve zaista važne stvari. A preostalih 80% može se posvetiti jednostavnoj rutini kako biste se mogli fokusirati na prioritetne zadatke i izbjeći preopterećenje.