5 savjeta koji će vam pomoći da organizirate svoj radni dan

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Zadnja izmjena: 2023-12-17 03:49

Jednostavni trikovi koji će vas spasiti ako stalno nemate dovoljno vremena za bilo šta.

1. Odredite prioritete

Postoji vrlo jednostavan, ali efikasan način da kategorizirate svoje poslove prema hitnosti i važnosti. Ovo je kolo koje se zove Eisenhowerova matrica. Izmislio ga je Dwight D. Eisenhower, američki predsjednik, general američke vojske i jednostavno vrlo produktivna osoba.

Imam dvije vrste stvari: hitne i važne. Važne stvari su retko hitne, a hitne su retko važne.

Dwight D. Eisenhower

Ajzenhauerova matrica ima četiri sekcije. Horizontalna os pokazuje hitnost slučaja, a vertikalna osa važnost. Matrica vam omogućava da lako organizirate sve svoje zadatke u kategorije: “Nehitno i nije važno”, “Hitno, ali nije važno”, “Važno i nehitno” ili “Hitno i važno”.

Pokušajte da odredite prioritet Eisenhowerove matrice i bićete zapanjeni koliko vremena trošite na hitne, ali ne baš važne stvari. Na primjer, beskrajne poruke od kolega ili telefonski pozivi koji vas samo odvlače od hitnih zadataka.

Nađite vremena za prave stvari. Ako postoji nešto važno i hitno, uradite to odmah. Planirajte važne, ali ne hitne zadatke, procijenite okvirno vrijeme za njihov završetak i odlučite kada ćete to obaviti. Nevažne, ali hitne stvari mogu se prenijeti na nekog drugog. Nehitne i nevažne poslove odložite za kasnije ili ih u potpunosti odbijte.

2. Odvojite vrijeme za dubinski rad

Rizični kapitalista Sam Altman jednom je rekao: "Digitalna distrakcija je jedan od najvećih psiholoških problema našeg vremena." Zamislite samo: svoje pametne telefone provjeravamo u prosjeku 50 puta dnevno. I, prema naučniku i piscu Calu Newportu, ovo značajno narušava našu sposobnost da jasno razmišljamo i budemo kreativni.

U svom „Rad sa glavom. Obrasci uspeha od IT stručnjaka”on uvodi koncept „dubokog rada”. Ova vrsta posla podrazumijeva potpunu koncentraciju i udubljenje u konkretan zadatak. Bez ometanja - maksimalni napor i koncentracija. To je jedini način na koji možete obavljati zaista teške zadatke sa odgovarajućim nivoom kvaliteta.

Njuport navodi taktiku koju je koristio njegov kolega, profesor Univerziteta Pensilvanije Adam Grant. Jesenji semestar posvećuje podučavanju, a proljeće i ljeto istraživanju i nikada ne miješa to dvoje. Tokom intenzivnog istraživanja, profesor se izlaže potpunoj izolaciji kako mu studenti ne bi smetali.

Vjerovatno je da nemate priliku ići istim putem i sakriti se od izvora iritacije nekoliko mjeseci. Nemojte se obeshrabriti: ne morate se uroniti u "duboki rad" cijeli semestar. Newport kreira svoj vlastiti raspored na osnovu vaših ličnih preferencija.

Odlučite u koje vrijeme se osjećate najviše energije i budnosti i uradite najteži posao upravo tada, isključivši pametni telefon i odbijajući provjeru e-pošte. Na primjer, sam Newport počinje raditi rano ujutro, ali to nikada ne radi nakon 17:30.

3. Procijenite vrijeme sastanaka

Paul Graham, suosnivač startap inkubatora Y Combinator, da postoje dvije vrste rasporeda rada: raspored "menadžera" i raspored "kreatora".

Prva opcija je za organizatore i šefove. Po njihovom mišljenju, radnim vremenom je lako upravljati. Morate podijeliti dan na satne intervale. A kada se pojavi novi zadatak, samo odvojite par sati za njega i označite ga u organizatoru. Tako, ako "menadžer" treba da zakaže vrijeme za poslovni sastanak ili brainstorming sesiju, on pogleda u svoj kalendar, pronađe nezauzet sat i okupi svoje kolege.

Ali za "kreatore" ovakvi sastanci, čak i oni unapred planirani, su katastrofa. Uostalom, kreativni ljudi, programeri, pisci ili umjetnici, ne dijele svoj raspored kao "menadžeri". Obično moraju da iskoriste najmanje pola dana da završe zadatke, a u najboljem slučaju se samo zagreju za jedan sat. A kada u jeku radne aktivnosti „kreatori“moraju da se otrgnu i odu na sastanak sa kolegama, ispadnu iz ritma i tada im je veoma teško da se vrate zadatku.

Raspored menadžera i raspored kreatora rade sami po sebi. Ali kada se ukrste, počinju problemi.

Paul Graham

Stoga, ako ste menadžer, unaprijed saznajte od svojih podređenih kada je bolje organizirati zajedničke sastanke kako ne biste prekidali ljude s posla u najnepovoljnijim trenucima.

4. Kontrolišite potrošnju energije

Tony Schwartz i Jim Loer u životu punom snagom! tvrde da glavni resurs za produktivnog radnika nije vrijeme, već energija. Na teškom zadatku možete provesti cijeli dan, ali ako vam nedostaje fizičke i psihičke snage, stagnirat ćete i ne radite ništa korisno. Ali kada imate dovoljno unutrašnje energije, možete se nositi s teškom stvari za par sati, a ostatak dana posvetiti nečemu jednostavnijem.

Schwartz i Loer razlikuju četiri vrste energije: fizičku, emocionalnu, mentalnu i duhovnu. A ako propustite bilo koji od njih, vaša produktivnost će pasti.

• Fizička energija direktno utiče na vašu sposobnost da reagujete na okolinu i donosite ispravne odluke. Nedostatak ovog resursa povezan je sa lošom ishranom, nedostatkom sna i umorom.
• Emocionalna energija utiče na sposobnost pravilnog upravljanja svojim emocijama u stresnim situacijama.
• Mentalna energija omogućava vam da se fokusirate na jedan zadatak i ne ometate se. Osoba koja ima veliku zalihu može se koncentrirati čak iu stresnoj situaciji, kada svi oko nje pokušavaju da joj odvuku pažnju.
• Duhovna energija omogućava vam da vidite cilj u vašim aktivnostima kako biste održali motivaciju. Ona podstiče entuzijazam, upornost i posvećenost.

Da biste održali sva četiri indikatora na odgovarajućem nivou, pravilno se hranite, spavajte i vježbajte (vježbanje stimuliše moždanu aktivnost). I koristite jednostavne tehnike za obnavljanje energije.

Život nije maraton. Život je niz sprinteva.

Tony Schwartz

Dobar metod za izmjenu rada potpunog uranjanja i kratkog odmora je Pomodoro tehnika, koja se savršeno uklapa u koncept dubokog rada Cal Newporta. Princip je jednostavan: mjerimo 25 minuta sa tajmerom i sve ovo vrijeme radimo jedan važan zadatak bez ometanja. Zatim - pauza od 5 minuta. Za to vrijeme obnavljamo energiju. Zatim ponovimo ciklus još četiri puta i napravimo dugu pauzu od 20 minuta.

5. Jedite žabe za doručak

Svima se ikad dogodilo ovako: naiđete na neki zadatak koji morate obaviti, ali ga zaista ne želite. Počnete da ga odgađate, a kako se rok bliži, to sve više visi nad vama, odvraćajući pažnju od drugih stvari i terajući vas ponovo da brinete.

Popularni pisac Brian Tracy ove probleme naziva "žabama". I preporučuje da ih ne odlažete za kasnije, već da ih uradite što je ranije moguće.

Ako ujutro pojedete žabu, ostatak dana obećava da će biti divan, jer je najgore za danas prošlo.

Mark Twain

Nakon što se riješite teškog zadatka, osjetit ćete zadovoljstvo, dobiti zalihu pozitivne energije za ostatak dana i mirne savjesti možete preći na sljedeće stavke na listi.