Kako planirati svoje vrijeme u Notionu koristeći GTD

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Zadnja izmjena: 2023-12-17 03:49

Sakupite sve svoje poslove na jednom praktičnom stolu za laku kontrolu.

Šta je GTD

Life haker je u više navrata objavljivao članke o GTD - Getting Things Done tehnici. Izmislio ga je i detaljno opisao u svojoj knjizi poslovni trener David Allen. Ukratko, osnovna pravila ovog sistema mogu se opisati na sljedeći način:

1. Snimite sve informacije … Zapišite sve ideje, zadatke i djela. Ako postoji nešto što trenutno ne možete učiniti, označite bez oslanjanja na pamćenje. Sve što snimite pohranjuje se u takozvani Inbox.
2. Održavajte red. Kako se fascikla sa "Dolaznim zadacima" popunjava, potrebno je da organizujete njen sadržaj, sortirate zadatke u kategorije i kreirate objašnjenja i bilješke kako ništa ne biste zaboravili.
3. Odredite prioritete … Svaki zadatak treba da ima rok i stepen važnosti kako biste znali šta prvo učiniti, a šta može čekati.
4. Držite sve pri ruci … GTD nema mjesta za princip "piši kasnije". Vaše liste obaveza i bilješke uvijek bi vam trebale biti na vidiku: na računaru, pametnom telefonu, tabletu i drugim uređajima. Na ovaj način, ako vam padne na pamet zanimljiva ideja ili vam padne na pamet neki nezabilježeni slučaj, možete to odmah zapisati. Kada se približi rok za zadatak, dobićete podsjetnik, slavu sveprisutnim obavještenjima.

Više o GDT-u možete pročitati u našem vodiču.

Tehnika je dobra zbog svoje svestranosti. Njegov kreator, David Allen, pomalo je staromodan: pod "Inbox" misli na pravu fasciklu za papir. Čak je i štampao mejlove i stavljao ih u komplete datoteka.

Ali sa istim uspehom GTD se može primeniti na kompjuterske fajlove i fascikle, koristeći ovaj sistem u kombinaciji sa nekim servisom. Na primjer, ovu tehniku možete koristiti za sortiranje Gmail e-pošte, pisanje zadataka u "", ili za preuzimanje potpune kontrole nad svojim životom. Konačno, mnogi menadžeri zadataka poput iste Wunderlist su izoštreni pod GTD filozofijom.

I naravno, možete koristiti tehniku u tako divnom i svestranom programu kao što je Notion.

To je hibrid Google Docs, Evernote, Trello i desetak drugih aplikacija. Pojam može učiniti gotovo sve što vam je potrebno za rad. Bilješke, proračunske tablice, baze znanja, liste obaveza, kanban ploče, dokumenti - program ima sve. Greh je ne iskoristiti ga da organizujete svoje poslove u GTD stilu.

A Maria Aldrey, poslovna konsultantica koja pomaže poslovnim liderima da organiziraju svoj posao, kreirala je vlastiti sistem zasnovan na GTD-u za Notion. Ova dešavanja je podijelila na svom blogu.

Kako koristiti GTD u Notionu

Nisam baš dobro organizovan. Dakle, kada sam saznao za GTD Davida Allena, moj život se doslovno promijenio. Ovo je za mene neka vrsta religije. Postepeno sam izgradio sopstveni sistem, koji mi omogućava da držim korak sa svime, radeći svojim uobičajenim tempom.

Koristim praksu koju zovem sedmično planiranje. Svake nedjelje (ili ponedjeljka) odvajam sat vremena da isplaniram sedmicu unaprijed. Ova navika mi pomaže da riješim složene probleme tako što ih raščlanim na manje i lakše podnošljive. Tako radim više, manje se zamaram i lakše se fokusiram na posao.

Za mene je Notion poput igre. Potrebno je vrijeme za postavljanje sistema. Ali kada je spremna, izvršavanje zadataka postaje zabavno, jednostavno i brzo.

Svake sedmice kliknem na dugme u Notionu i ispred mene se pojavi prazna tabela. Ovdje je jedan prazan, koji možete podići i koristiti.

Evo korak-po-korak procesa koji koristim za planiranje zadataka uz Notion.

1. Prikupite svoje ideje

Odvojite 10 minuta da navedete i zapišete sve svoje ideje u ovoj koloni. Oni će se pretvoriti u zadatke koje morate obaviti u narednoj sedmici.

1. Navedite sve svoje projekte koji još nisu završeni.
2. Provjerite svoje zadatke za prethodna tri mjeseca kako biste pronašli neriješene.
3. Pogledajte svoj kalendar: možda je i tamo nešto planirano.
4. Provjerite svoju papirnu bilježnicu, ako je dostupna. Možda postoje i neke ideje koje treba prenijeti u Pojam.
5. Razmislite o tome postoje li neki drugi zadaci koje trebate obaviti ili ljudi s kojima ćete raditi.

Skupite sve ove ideje zajedno i navedite ih u prvoj koloni. Ovo je tvoj plan za narednih sedam dana.

2. Dodijelite odgovarajuće radnje

Ideja nije loša, ali bez aktivne akcije, ona će ostati ideja. Zapitajte se: "Šta trebam učiniti da pomaknem ovaj zadatak do kraja?"

Na primjer:

• Nastavite da popunjavate sajt sadržajem → Napišite nacrt rubrike "O meni".
• Kreirajte kalendar objavljivanja sadržaja → Nacrtajte memorijsku mapu za objave i dodijelite datume.
• Napravite video za blog → Napišite video skriptu.
• Upoznajte Chrisa → Pošaljite mu e-poruku s datumom i mjestom sastanka.

Zapamtite, ako je za dovršetak zadatka potrebno više od jedne radnje, prvo morate odlučiti što ćete učiniti.

3. Podesite hitnost

Zatim morate definirati hitnost svakog zadatka. Ovo je neophodno kako bi se fokusirali na zaista važne stvari, a ne samo radili gomilu posla.

Da bih shvatio koje stvari prvo treba da uradim, svoje ideje razvrstavam u četiri kategorije:

• Važni zadaci - stvari koje nas približavaju postizanju ciljeva.
• Hitni zadaci - radnje koje zahtijevaju hitnu pažnju.
• Ne bi škodilo - u ovu kategoriju spadaju stvari koje možda nisu hitne i važne, ali bi vam njihovo sprovođenje olakšalo život u narednih sedam dana.
• Može čekati - ovo su zadaci koji se mogu pomjeriti za još jednu sedmicu.

4. Odredite nivo koncentracije

Nažalost, svi imamo ograničenu količinu pažnje, vremena i energije. Svaki zadatak troši određeni postotak ovih važnih resursa. Stoga procijenite planirani zadatak i dodijelite mu odgovarajući broj u četvrtoj koloni.

Na primjer, pisanje nacrta za post na blogu oduzelo mi je oko 20% pažnje. A pismo za Chrisa ima tri reda - samo 2%.

5. Dodijelite prioritet

Ovo polje za potvrdu označava zadatke koji imaju oznake "Važno" i "Hitno". Odnosno, treba ih uraditi, bez obzira na sve. Ovo je vaša lista prioriteta.

Kada završite s odabirom ovih zadataka, zbrojite procente iz prethodne kolone da vidite koliko sredstava ćete potrošiti na njih. Ako je ispalo više od 90%, onda ste precijenili svoju snagu i odgrizli više nego što možete sažvakati. Prebacite dio za sljedeću sedmicu, inače ćete biti prezaposleni i nećete imati vremena ni za što.

Usput, koristan savjet: Notion vam omogućava da filtrirate sadržaj redova tablice - ovako možete odabrati prioritetne zadatke.

6. Rasporedite zadatak

Kvačica u sljedećoj koloni pokazuje da li je zadatak zakazan u vašem kalendaru. Odlučite kada ćete ga pokrenuti i kreirajte odgovarajući događaj.

Usput, ako ne koristite Google kalendar ili nešto slično, nabavite sebi Notion. Tamo možete dodati zadatke zakazane za sedmicu.

7. Delegirajte zadatak

Da, imate isti broj sati dnevno kao i Bijonse, ali ona ima ogroman tim asistenata koji rade prljave poslove umesto nje, tako da radi više. Međutim, ako i vi imate nekoga na čija ramena možete prebaciti neke od zadataka, učinite to i označite delegirani zadatak u odgovarajućoj koloni.

8. Završite zadatak

Pa, sve je jednostavno. Kada završite svoj projekat ili završite zadatak, označite polje u posljednjoj koloni.

Bonus

Evo nekoliko koraka koji će vam pomoći da se još više organizirate:

1. Pregledajte svoju potrošnju u protekloj sedmici i planirajte svoj budžet za sljedeću.
2. Razmislite o svom jelovniku za sedmicu, dodajte proizvode na listu za kupovinu.
3. Blagovremeno obradite prijemno sanduče za poslednjih sedam dana i sortirajte sve što se tamo nakupilo.
4. Planirajte barem jedan dan u sedmici za vježbanje.

Zapamtite da je GTD prilično fleksibilan i da se može prilagoditi vašim potrebama. Slobodno prilagodite Notion predloške. Na primjer, kolona Marijina pažnja mi se čini suvišnom. Meni je dovoljna napomena da li je zadatak hitan ili ne. Možete jednostavno izbrisati njegove kolone i dodati svoje. Tako sam kreirao kolonu pod nazivom "Posao", "Kuća", "Kreativnost" i druge za sortiranje zadataka u kategorije. Možete to učiniti na svoj način.