Kako planirati stvari koristeći ALPEN metodu i pratiti sve

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Zadnja izmjena: 2023-12-17 03:49

Upravljanje vremenom sa njemačkom preciznošću.

Šta je ALPEN metoda

Ovo je još jedan način da planirate stvari tako da zagarantovano imate vremena za sve, a da pritom ne poludite od opterećenja. Izmislio ga je njemački profesor ekonomije i stručnjak za upravljanje vremenom Lothar Seivert.

Autor metode je podijelio na pet komponenti. Prva slova u nazivima stepenica na kraju su nastala u njemačku riječ ALPEN (na ruskom "Alpi"):

A - pravljenje liste zadataka (Aufgaben);

L - procjenu potrebnog vremena (L änge schätzen);

P - planiranje vremena bafera (Pufferzeiten einplanen);

E - određivanje prioriteta zadataka (Entscheidungen treffen);

N - sumiranje (Nachkontrolle).

Suština metode je razumjeti za koje zadatke zaista vrijedi odvojiti vrijeme, a koji se mogu ostaviti za kasnije. Osim toga, budite realni u pogledu vremena koje ćete morati da potrošite i zapamtite da je rad bez prekida put do sagorijevanja.

U suštini, metoda ALPEN je kombinacija blokovnog planiranja sa Eisenhowerovom matricom iz klasičnog upravljanja vremenom.

Kako planirati slučajeve koristeći ALPEN metodu

Napraviti spisak

Zapišite sve - sve stvari koje biste željeli raditi danas. Samo to zapišite: u papirnu svesku, svesku ili planer na svom telefonu.

Iskušenje da se napravi mentalna lista je, naravno, veliko, ali resursi ljudske "radne" memorije nisu neograničeni. Prema nekim izvještajima, može istovremeno pohraniti do četiri zadatka ili objekta.

Ne gubite vrijeme prvo dajući prioritet stvarima - samo zapišite sve što vam padne na pamet. Lista će se sigurno pokazati zastrašujuće impresivnom. U redu je, trebalo bi da bude tako.

Procijenite koliko je potrebno

Svako ko je bar jednom pokušao da isplanira stvari gotovo je sigurno stao na omiljenu grabu novajlija u upravljanju vremenom: napravio je spisak od 15 zadataka, ali na kraju nije uradio ni pola, jer su, ispostavilo se, fizički ne uklapaju se u radni dan. Kao rezultat toga, uznemirio sam se i napustio sve ove novonastale tehnike upravljanja vremenom.

Da biste spriječili da se to dogodi, morate razumjeti vremenske troškove. Razmislite o tome koliko minuta ili sati će svaki zadatak na vašoj listi trajati. Budite što realniji. Nadogradite se na prošlom iskustvu i ne zaboravite svoje osobine ličnosti ako se, na primjer, brzo umorite ili odugovlačite. Morate imati na umu da su sve ove stvari za vas, a ne za imaginarnog nadčovjeka.

Kada završite s računanjem, zapišite procijenjeno vrijeme pored svake stavke.

Planirajte svoje vrijeme za međuspremnike

Još jedna uobičajena greška je planiranje stvari jednu po jednu. Takva strategija, prvo, ne uzima u obzir da osoba treba da pravi pauze, a drugo, dovodi do činjenice da svi planovi riskiraju da se uruše zbog jednog malog kašnjenja ili više sile.

Sastanak je trajao nešto duže od predviđenog vremena, izvođač je nešto kasnije dao narudžbu, neke kolege su kasnile, zaglavili ste u saobraćajnoj gužvi, dete se dugo oblačilo u vrtiću - i to je sve, sljedeće stvari se moraju odgoditi, ili čak otkazati i iscrtati cijeli dan. Ovo je obično veoma ljuto i frustrirajuće.

Stoga je nakon svakog zadatka važno u plan uključiti i takozvano bafer vrijeme, odnosno ono koje ničim ne zauzimate.

Ako nešto pođe po zlu, ovi prazni utori će vam pomoći da se nosite s ostatkom posla. A ako se ne dogodi viša sila, iskoristite vrijeme za odmor da napravite pauzu: popijete kafu, prošetate, pročitate knjigu ili samo sjedite u tišini. Konačno, ovo vrijeme možete posvetiti dodatnim zadacima ili ličnim projektima.

Morate sami odrediti veličinu blokova bafera. U idealnom slučaju, prema ALPEN metodi, oni bi trebali činiti do 40% radnog vremena.

Odredite prioritete zadataka

U ovoj fazi obično postaje jasno da je, s obzirom na potrebno vrijeme i međuspremnike, listu obaveza koju je osoba prva sastavila fizički nemoguće savladati u jednom danu. Stoga morate odrediti prioritete i odabrati koje ćete zadatke zadržati, a koje otkazati ili pomjeriti.

Za to je prikladan klasični alat - Eisenhowerova matrica. Prema njemu, svi zadaci sa liste su uslovno podeljeni u četiri kategorije:

1. Važno i hitno. Njima se prvo treba pozabaviti.
2. Važno, ali nije hitno. Možete odvojiti neko vrijeme za njih nakon što se pozabavite prvom grupom.
3. Hitno, ali nevažno … Bolje ih je delegirati ili postaviti na treće mjesto nakon važnih, kako im ne bi posvetili cijeli dan i ne upali u zamku hitnosti.
4. Nije hitno i nebitno … Ovo bi trebalo izbrisati, proslijediti nekome ili staviti na pozadinu.

Tako će se vaša lista značajno smanjiti i postati mnogo bliža stvarnosti.

Rezimiraj

Na kraju dana otvorite svoj dnevni planer i postavite sebi nekoliko pitanja:

• Šta ste uspjeli, a šta ne?
• Jeste li imali dovoljno vremena za sve planirane zadatke?
• Da li sam ispravno procijenio potrebno vrijeme ili sljedeći put trebam uložiti više?
• Da li je u mom planu bilo dovoljno vremena za čuvanje da nadoknadim višu silu i imam vremena za odmor?
• Da li imam vremena da se bavim i važnim i hitnim stvarima kako ne bih poremetio rokove, a da istovremeno ne zaglibim u rutinu?
• Šta možete učiniti da mi sljedeći put plan bude ugodniji?

Kada odgovorite na njih, zadatke koje niste riješili pomjerite za sljedeći dan. I napravite novi plan sa "ispravljanjem grešaka" na umu.