"GTD radi čak i u svemiru." Lifehackerov intervju sa ocem produktivnosti Davidom Allenom

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Zadnja izmjena: 2023-12-17 03:49

David Allen, autor knjige How to Get Things Done: The Art of Stress-Free Productivity, koju je časopis Time proglasio najboljom poslovnom knjigom decenije, rekao je za Lifehacker šta je GTD i kome je potreban, kako napisati knjigu i ne napiti se i kako složene strukture zadataka mogu olakšati vaš život.

Prije 34 godine, David Allen je shvatio da možete davati savjete ljudima i dobro zaraditi na tome - otvorio je vlastitu konsultantsku kompaniju i razvio sistem Getting Things Done, koji vam omogućava da manevrirate između slučajeva i oslobodite vrijeme za ono što zaista uživaš. Od tada, njegovi klijenti su astronauti na ISS-u, rok muzičari i direktori velikih kompanija, a Forbes ga je uvrstio u top 5 najboljih poslovnih trenera u Sjedinjenim Državama.

GTD je prilično jednostavna tehnika za povećanje vlastite efikasnosti, koja zahtijeva vrlo ozbiljnu disciplinu u početnoj fazi. Prema GTD-u, da biste uspješno obavili jednu stvar, morate osloboditi glavu svih drugih zadataka i fokusirati se na nju. Odnosno, umjesto da se um zaokupi pamćenjem svih nadolazećih poslova, zadaci se fiksiraju u skladu s određenim sistemom.

Davide, pričaj nam o svojoj publici. Ko bi trebao poslušati vaše savjete i živjeti GTD sistem?

- GTD je podjednako relevantan za sve, ali oni koji ga stvarno koriste nisu ujedinjeni po društvenom, starosnom ili geografskom principu - to su ljudi sa određenim načinom razmišljanja. Svi koji se zainteresuju za GTD, nakon 18 mjeseci primjećuju kako im se životi mijenjaju na bolje. Zapravo, sistem može podjednako efikasno raditi i za tinejdžere i za direktore velikih kompanija, ili može biti podjednako beskorisan za njih.

Da li koristite sve što preporučujete?

- Da, inače jednostavno ne mogu da se snađem - sve će mi izmaći kontroli. Pada mi na pamet slika surfera na dasci, na velikom talasu. Vjerovatno ste primijetili da se za dasku vezuju posebnom trakom. Zašto? Da bi se mogao brzo vratiti na dasku nakon pada. Ono što GTD uči je biti na talasu, biti kreativan i produktivan. Ali čak i najefikasniji ljudi dozvoljavaju sebi da izmaknu kontroli. Ako povremeno ne padate s daske, onda birate previše jednostavne valove. GTD vam omogućava da shvatite da ste ispali iz produktivnog stanja i da se brzo vratite u njega.

Kada krenete u novi posao, pretplatite se na neobičan zadatak - lako se možete isprati s ploče. U tome nema ništa loše, ali sa strukturiranim pristupom, znate s čime se treba pozabaviti i kako izaći iz vode.

Sa kakvim problemima najčešće dolaze, na šta se žale?

- Ljudi se uglavnom obraćaju zbog stresa, opšteg stanja anksioznosti zbog zagušenja mozga. Premalo vremena i previše za uraditi. Ali zapravo, problem nije u vremenu, već u tome što ljudi žele više mentalnog prostora, žele da budu kreativniji i da rade ono što im se sviđa.

Najneobičniji slučajevi?

“Radili smo obuku za astronaute dok su bili na svemirskoj stanici. Među njima je bila i Catherine Coleman, jedna od prvih žena astronauta. Bile su to zanimljive sesije, jer smo morali da prekidamo kada je bila na drugom kraju planete, a da se vratimo na razgovor kada je ponovo stupila u kontakt.

Na šta ste najponosniji?

- Pisanje moje prve knjige, Getting Things Done: The Art of Stress Free Productivity, oduzelo mi je ogromno vremena i truda. Praktično sam postao alkoholičar dok sam pisao knjigu o tome kako živjeti bez stresa. Ali tada sam radio puno radno vrijeme i nisam mogao priuštiti odvojeno vrijeme za pripremu knjige. Ono što je najvažnije, nisam bio siguran da li mogu prenijeti znanje stečeno tokom 25 godina na način da bi zaista pomoglo ljudima. I dalje redovno dobijamo pisma zahvalnih čitalaca, ali postoji jedan problem: nakon čitanja neki ljudi nađu se zatrpani informacijama, jer sam u knjigu uneo sve što bi čovečanstvu moglo zatrebati u slučaju da me udari autobus.

Koja je razlika između GTD-a i standardnih dnevnih lista obaveza? Gotovo svi mi pišemo takve liste svaki dan, a ponekad je potrebno više vremena za sastavljanje liste nego za brisanje

- Često ljudi beleže samo najvažnije stvari, a stotine slučajeva koji nisu toliko bitni se uopšte ne uzimaju u obzir. Ljudi vjeruju da ako stvar nije važna, onda je moguće i ne zapisivati je, ali upravo takvi mali zadaci, skrolujući po glavi, koriste značajan dio moždanih resursa.

Da biste bili slobodni i da biste se mogli fokusirati na najvažnije stvari, morate se riješiti svega što nije toliko važno.

Da, ali stvari mogu biti toliko beznačajne da je potrebno duže da se zapišu nego da se urade

- Ali, ako ih ne uradite odmah, oni će vam smetati, a vi ćete im se više puta vraćati. Koliko puta želite da se podsjetite da kupite hranu za svoju mačku? Ili da treba da pozoveš svoju sestru? Svaki put kada smislite neki čak i najmanji zadatak, potrebno je da izvadite svesku i zapišete je, osim ako ne planirate da završite ovaj zadatak odmah.

Koliko takvih kategorija na listi imate?

- Da budem iskren, ne sećam se - da vidimo. Ukupno ih ima oko 20, ali postoji oko osam direktnih podsjetnika za akciju.

Imam kategoriju "Projekti", "Razgovori" - ovdje su pohranjeni zadaci prema kojima bi sljedeći korak bio razgovor o nekoj temi s nekim drugim.

Zatim slede „Pozivi“, a zatim „Stvari koje treba da uradim na svom računaru“i, imajte na umu, oni za koje nije potreban internet. Imam puno letova, a nemaju svi avioni Wi-Fi, i, shodno tome, ovo je jedina lista s kojom mogu raditi.

Sljedeća kategorija je “Rad na povezanom računaru”. Pa, sve je jasno. Imam i listu "Pisanje tekstova", to je takođe rad na kompjuteru, ali zahteva potpuno drugo stanje, u određenom raspoloženju i kontekstu.

"Promet" - pitanja koja se mogu riješiti u hodu. "Kuća" - radnje koje moram da radim dok sam kod kuće.

I ja imam takvu listu, nazvao sam je "Surfovanje". To su razni smiješni ili edukativni video snimci, na primjer, mačke koje sviraju klavir, općenito video snimci koji su mi poslati ili na koje sam naišao. Gotovo nikad ne gledam tamo, ali, u principu, kad imam vezu, vrijeme i želju, mogu im se vratiti.

A evo i liste "Pitanja o kojima čekam informacije ili radnje drugih ljudi." I naravno, kalendar je glavni kostur ili pejzaž mog života. Zamislite da sve ove stvari stavite na jednu listu – nastat će prava zabuna. Stoga sam kreirao složeniju strukturu da je pojednostavim. Ako danas imam samo nekoliko slobodnih minuta, vjerovatno ću zaboraviti na kreativne tekstove koje trebam napisati. Ako nisam kod kuće, nema smisla gledati u Home listu. Sve sam posložio da ništa ne zaboravim i da ne trošim svoj mentalni prostor na pamćenje, a da se brzo okrenem zadacima za koje imam vremena.

Da li više volite papirne medije ili elektronske aplikacije? Koji savjet možete dati?

- Da nešto ne zaboravim, uvek sa sobom nosim malu svesku u koju sve beležim. Nakon toga unosim sve zadatke u kompjuter. Općenito, svaki menadžer zadataka će to učiniti. Ljudi pokušavaju da koriste svoju glavu kao ured, a svi životni hakovi su u suštini verzije vanjskog mozga. Kako mogu napraviti odgovarajuće podsjetnike kako bih vidio šta trebam učiniti u trenutku kada to trebam učiniti.

Na vama je da odlučite da li vam ovaj stil života odgovara, a GTD zapravo nije sistem tehnika, već stil života u kojem je, s jedne strane, sve jasno regulisano, as druge, postoji mogućnost da se idite bezglavo u to, ono što zaista volite, a ne zaokupljajte glavu onim što papir može pohraniti.

Više o GTD-u možete pročitati u najnovijem izdanju Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity, koje bi trebalo da izađe u Rusiji u septembru 2015.