"0 incoming" - jasan sistem za održavanje nulte inbox

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Zadnja izmjena: 2023-12-17 03:49

Čitajući ovaj članak, postat ćete kralj e-pošte. Iskreno.

Za mnoge, e-pošta je i dalje neosporno radno oruđe i svakodnevna patnja. Neko ima sedam pristiglih pisama i sada će ih brzo srediti. Neko ima 46 dolaznih, ali će ih i zgrabiti za koji dan, jer je navikao na to. Za svaku osobu postoji određeni prag za broj dolaznih mejlova dnevno, s kojim može da se nosi bez odlaganja obrade sledećeg dana i, shodno tome, bez stvaranja blokada u e-mail sandučetu. Ovaj prag možete nazvati "prirodnim".

Ako postoji više e-poruka nego što osoba može obraditi, onda morate promijeniti svoj pristup upravljanju e-poštom. Ovo će povećati prag na potrebnu vrijednost u određenom slučaju. Trebate upravljati sa 100 e-mailova dnevno? To znači da možete učiniti 100, samo koristite ispravnu metodologiju kada radite s poštom. Koji? Recimo ti sad.

Jedini pokazatelj da osoba može da rukuje poštom je nula dolazne pošte na kraju radnog dana. Ključni princip kompetentne obrade dolaznih poruka je razumijevanje kakvo je pismo pred vama. Prvo morate naučiti kako jasno klasificirati slova i znati šta učiniti sa svakom vrstom.

Svi dolazni mejlovi mogu se podijeliti u sedam kategorija:

1. Ne morate da odgovarate, ne morate da čitate. Postoje dva načina za takva pisma: arhiviranje ili brisanje. Ako dobijete još jedan newsletter koji nikada niste pročitali, učinite sebi uslugu - odjavite se. Jedna akcija u zamjenu za uklanjanje desetina takvih e-poruka u budućnosti. Želimo naučiti kako se nositi s protokom pisama u jednom danu? Manji protok je lakši za rukovanje. Nemojte se plašiti da propustite nešto važno. Zaista potrebne informacije će doći do vas na drugačiji način i iskrsnuti pred vama barem još jednom.
2. Sa priloženim fajlovima. To mogu biti obavještenja o potrebi da se nešto plati ili informacije za tekući ili budući rad. Korisno je kreirati zasebne fascikle za takva pisma, ali bez fanatizma. Previše foldera? Pojednostavite. Da biste kasnije pronašli nešto što vam je potrebno, ne trebate hiljadu foldera, već mogućnost korištenja funkcija pretraživanja mailera.
3. Odgovorite po volji. Čini se da je odgovor neobavezan, ali ponekad je ljubaznost od pomoći. Ovdje se ponašajte isključivo u skladu sa situacijom.
4. Sa rezervom vremena za upoznavanje. Zanimljivo za čitanje, ali nije neophodno. Pokušajte kategorizirati što više e-poruka u ovoj i prethodnoj kategoriji. Ovo je ključ za efikasno rukovanje poštom.
5. Moram da odgovorim danas. Ovdje je sve jednostavno: uzmite i odgovorite ili sada, ako je nešto jako hitno, ili na kraju radnog dana.
6. Moram da odgovorim, ali ne danas. Ljepota e-pošte je u tome što nije chat ili telefon. Niko ne očekuje i ne treba očekivati brz odgovor putem mejla, ako to nije navedeno u zaglavlju pisma. Ako je određeni dan naveden kao rok za odgovor, ili sami znate i razumijete koliko dugo trebate dati odgovor, onda stavite takva pisma u odgovarajući folder. Na primjer, "Odgovori u ponedjeljak", "Odgovori u utorak" i tako dalje. Sada napravite sebi kontrolnu listu, koja sadrži stavku "Ujutro, obrada pošte odgođena za danas." Postoje i specijalizirani alati za automatizaciju za takve svrhe: za Gmail i.
7. Nerazumljivo pismo. Postoje slova koja je teško kategorizirati. Nemojte se mučiti razmišljanjima i dogovorite se da takva pisma svrstavate u jednu od gore navedenih kategorija.

Na osnovu ove klasifikacije potrebne su nam fascikle za kategorije 2, 3, 4 i 6.

Pravila za efikasnu obradu e-pošte

• Odvojite 30 minuta na kraju svog radnog dana da dovedete dolaznu poštu na nulu. Ovo je efikasnije od pokušaja da odmah odgovorite na svaku e-poštu. Ljudi ne rade više zadataka. Manje ometanja i prebacivanja, veća efikasnost.
• Šta učiniti sa hitnim mejlovima? Odredite sebi interval u kojem ćete provjeravati inbox tokom cijelog dana. Na primjer, jednom na sat. Provjerite u svom sandučiću hitne važne e-poruke i, ako ih nema, vratite se na posao. Zapamtite prednost pošte: ona nije sredstvo trenutne komunikacije. Moguće je da će problem naveden u nekom od nehitnih mailova biti riješen bez vašeg učešća do kraja dana, ili ćete do kraja dana dobiti više informacija, što će vam omogućiti brže rješavanje problema i efikasnije.
• Kad god ne provjeravate svoju poštu, držite je zatvorenu. Isključite obavještenja. Sačuvajte se ometajuće kontemplacije o broju pristiglih pisama. Sada imate drugi posao, a vrijeme za poštu još nije došlo. U trenucima sumnje u ispravnost ovog pristupa, zapamtite: niste u nuklearnoj elektrani, ali čak i da ste tamo, ionako ne biste bili obaviješteni o pregrijavanju reaktora putem mejla.
• Iskoristite svoju želju da završite svoj radni dan na vrijeme kako biste ubrzali obradu pošte. Zato je preporučljivo rastaviti inbox na nulu na kraju dana. Imate 30 minuta i želite da to brzo završite. U suštini, ispada da je to neka vrsta igre, ali možete i namjerno gamificirati obradu e-pošte.
• Budite kratki i konkretni.
• Budite pozitivni i prijateljski raspoloženi. E-poruke mogu izgraditi i uništiti odnose. Umjesto rješavanja zaista važnih pitanja, ljudi ponekad skliznu u pokušaje da se protivnik što delikatnije i prikrivenije nazove idiotom, na čemu se temelji cijeli tekst. Nema ničeg čudnog u izražavanju svog pozitivnog stava prema primaocu malom prijatnom frazom u telu pisma. Vaša ljubaznost će vam se vratiti, a vaša prepiska će postati mnogo značajnija i efikasnija.
• Morate grabljati slova obrnutim redoslijedom. I samo tako. Čini se da je logičnije krenuti sa starijim pismima, ali naš cilj je nula inboxa, što znači da ćemo do kraja radnog dana doći čak i do prvog primljenog pisma. Ako se prepustite i posljednja pisma koja ste danas primili počnete ostavljati za sutra, onda cela tehnika prestaje da funkcioniše. Zašto biste uopće željeli naučiti dobro slanje pošte ako ne slijedite osnovno pravilo? Nastavite raditi kao prije i patite.
• Otvorite samo slova koja su vam potrebna, a ostala pošaljite u arhivu ili na brisanje. Prekomjerno koristimo pretplate na nepotrebne stvari (pretplata na Lifehacker je, naprotiv, vrlo potrebna) i kao rezultat dobivamo više informacija nego što možemo pročitati. Kako razlikovati slova koja želite? Postoji jedno jednostavno, ali vrlo efikasno pravilo: otvarajte samo ona pisma koja su upućena određenoj osobi lično vama. Ostalo - u jednoj od kategorija opisanih na početku članka prema situaciji.
• Kreirajte šablone. Često su odgovori na mejlove prilično standardni, odnosno pišete isto. Jeste li primijetili da često pišete ovu frazu? Napravite predložak za brzi copy-paste ili ga kreirajte u samom mail servisu.
• Ako je pošta obrađena, a još ima vremena, onda je trebate racionalno koristiti. Idemo u kategoriju slova broj 3, 4 i 6 i tu posložimo stvari.

Ovaj vodič, koji se zasniva na ispravnom sortiranju, kao što vidite, odličan je dodatak opštijim savjetima e-pošte od izvršnog direktora LinkedIn-a Jeffa Weinera. Također, ne propustite 10 savjeta za e-poštu Lea Babaute. U stvari, postoji mnogo dodatnih načina da maksimalno iskoristite svoju e-poštu. Isprobajte tehnike koje se odnose na vas, analizirajte rezultate i ne zaboravite u komentarima ostaviti vlastite savjete za poboljšanje efikasnosti rada s e-poštom.