Kako brzo i jednostavno očistiti Gmail inbox

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Zadnja izmjena: 2023-12-17 03:49

Problem sve većeg broja nepročitanih poruka u inboxu muči ogroman broj korisnika. Da bi se to riješilo, kreirano je na desetine ekstenzija i napisano je mnogo članaka o metodologiji korištenja Gmaila. Međutim, uopće nije potrebno izmišljati nešto novo ako postoje provjereni radni alati. U ovom članku ću vam pokazati kako se nositi s prometom e-pošte koristeći Gmail sistem prečica.

Gmail oznake su prilagođene oznake koje možete koristiti za kategorizaciju e-pošte. Istovremeno, za razliku od fascikli, pismo može imati nekoliko oznaka, odnosno pismo može istovremeno biti u nekoliko kategorija.

Jedan od razloga za postepeno prelijevanje inbox-a je taj što ga mnogi korisnici koriste za pohranu sve pošte koja im padne u inbox. Istovremeno, raščlanjivanje pošte počinje s najnovijim slovima, tako da one poruke koje leže na dnu vašeg poštanskog sandučeta možda nikada neće doći do vaših očiju.

Sistem etiketa koji koristim omogućava mi da obrađujem pisma ne prema vremenu dolaska, već prema njihovoj važnosti. Sve e-poruke možete jednostavno sortirati u kategorije namjeravanih radnji i posvetiti svoje vrijeme zaista važnim stvarima, a ne reklamnom smeću. Da biste to učinili, trebate kreirati samo pet novih oznaka.

• "!Hitno!". U ovu kategoriju spadaju pisma koja zahtijevaju hitnu akciju. Ova oznaka prije svega zahtijeva pažnju, jer se mejlovi označeni njome moraju odmah obraditi.
• "Planirano." Označite ovom oznakom ona slova koja od vas zahtijevaju djelovanje u dogledno vrijeme i imaju određeni datum. Na primjer, podsjetnik da uskoro platite hosting ili obavijest o budućem sastanku.
• "Odgovoriti". Ova kategorija će prikupiti sve e-poruke na koje želite odgovoriti, ali nema vremenskog ograničenja za vaš odgovor. Očigledno, ova pošta će biti obrađena kako vrijeme bude dostupno.
• "Čekanje". Ponekad postoje situacije kada se posao ili projekt o kojem ste razgovarali u svojoj poštanskoj prepisci, kako kažu, zamrznu. Odnosno, uradili ste sve što zavisi od vas sa vaše strane i sada samo čekate odgovor ili sledeću naredbu. Pisma koja trenutno ne zahtijevaju vaše aktivno učešće, ali su i dalje važna, obilježavamo ovom oznakom.
• "Napravljeno". Ovo je oznaka za završene predmete i riješene probleme. U principu, takvu korespondenciju bi bilo moguće odmah arhivirati, ali je ipak bolje privremeno je staviti u odvojenog tatu. To će vam omogućiti da se prepustite svom samopoštovanju na kraju radne sedmice, a poslužit će i kao materijal za analizu vaše produktivnosti.

Dakle, početno raščlanjivanje korespondencije u Gmailu svodi se na brzi pregled zaglavlja ili sadržaja i kategorizaciju svih e-poruka. To će vam oduzeti red veličine manje vremena od uzastopne obrade svakog slova, tako da će vrlo brzo vaša inbox biti potpuno prazna.

Kada se to dogodi, možete se kretati do "! Hitno!" i pozabavite se pismima koja su zaista najvažnija. Kada smo se pozabavili ovom kategorijom prioriteta, onda prelazimo na kategoriju prethodno planiranih zadataka i izvršavamo one koji ističu. Ako nakon toga imate još vremena, otvorite fasciklu sa sekundarnim slovima koja čekaju odgovor. Ovaj proces, u pravilu, ne zahtijeva mnogo truda i posebne pažnje, pa se može obaviti na kraju radnog dana. Pa, slovima sa oznakom "Gotovo" možete se diviti jednom sedmično kada se sumiraju rezultati.

Tako, uz pomoć ovih jednostavnih koraka, uvijek možete posvetiti dovoljno pažnje važnim stvarima i ne trošiti je na praznu korespondenciju. Vaše poštansko sanduče će uvijek biti prazno i nikada više nećete izgubiti nijedno pismo u haosu i zbrci hiljada neviđenih pisama.

Koristite li neke Gmail oznake za sortiranje pošte?