Kako učiniti više i raditi manje

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Zadnja izmjena: 2023-12-17 03:49

Za 4, 5 sati možete učiniti mnogo više nego za cijeli dan u kancelariji. Danas objavljujemo šest zanimljivih savjeta Elene Prokopets, putujuće spisateljice i spisateljice, o kulturnim nalazima.

Jučer sam prešao dvije granice, završio tri tekuća projekta sa klijentima, zaključio posao sa velikim izgledima, a navečer sam večerao kod kuće sa svojom srodnom dušom.

Radim 25 sati sedmično, spavam osam sati dnevno, nemam raspored, a ipak uspijevam da uradim mnogo više stvari nego kada sam bio zalijepljen za svoj kancelarijski sto više od 60+ sati sedmično.

Daleko sam od toga da budem nadljud. Sve gore opisano je samo ilustrativan primjer.

Vidite, budući da sam bio nezavisan od mjesta i radio sam za sebe više od godinu dana, naučio sam neke vrijedne lekcije o efikasnosti i upravljanju vlastitim vremenom.

Ispod je lista životnih hakova koji mogu izgledati vrlo jednostavni. Međutim, kada ih zaista isprobate, primijetit ćete da vam zadaci oduzimaju sve manje vremena.

1. Iskoristite Zeigarnikov efekat

Mozak ima ugrađenu intruzivnu funkciju da vas stalno podsjeća na stvari koje ste ostavili nedovršene, tjerajući vas da završite zadatak. Ovo je Zeigarnikov efekat i pomoći će vam da završite zadatke koje ste već započeli.

Nije važno da li želite da se problem reši ili ne, učinite bar jedan mali korak ka njemu.

Suočeni ste sa kreativnom krizom i ne znate pisati? Otvorite prazan fajl i počnite da kucate šta god želite. Trebate početi planirati svoje vjenčanje? Započnite traženjem svadbenog buketa. Trebate li razviti marketinšku strategiju za svoju kompaniju do sutra? Snimite nekoliko ideja na video kako biste započeli.

U 99% slučajeva radit ćete na zadatku do kraja.

2. Koristite alate za upravljanje projektima (ne samo za radne slučajeve)

Naš mozak ne voli izazovne zadatke. Kada se suoči s nekim apstraktnim zadatkom, recimo, "smisli mjesečnu marketinšku kampanju", odmah postaje obeshrabren i radije radi lake stvari koje radi.

Zbog toga je potrebno svaki veliki posao podijeliti na nekoliko jednostavnih, sićušnih, ostvarivih koraka.

Ovdje na scenu stupaju alati za upravljanje projektima. Ne želite da propustite nijedan važan korak, zar ne?

Postoji bezbroj besplatnih i plaćenih aplikacija za upravljanje projektima. Najviše volim vizuelni pristup menadžmentu.

Ono što je posebno sjajno kod ove aplikacije je to što možete strukturirati informacije onako kako vam padnu na pamet - u obliku odnosa, a ne linearno. To znači da umjesto crtanja linearnog plana korak po korak, možete kreirati detaljnu sliku projekta s nekoliko tokova akcija koje se dešavaju istovremeno ili jedna za drugom. (Više o mapiranju uma i alatima za to pročitajte ovdje).

Drugim riječima, crtate vizualnu mapu koja vam omogućava da dobijete uvid u cijeli projekat, plus koja vam pomaže da napravite male korake koji vode do vašeg cilja.

Evo primjera takvog projekta:

Zašto ovaj vizualni pristup odlično funkcionira za mene (a možda i za vas):

1. Uvek znate koji korak treba da bude sledeći, tako da ne ostavljate ni priliku da odugovlačite.
2. Na prvi pogled imate veliku, jasnu sliku svojih ciljeva.
3. Planiranje cijelog projekta je jednostavno kao crtanje na papiru (što sam već radio), a korištenje plana je mnogo praktičnije.
4. Ako radite u timu, uvijek će biti jasno šta je već urađeno, a šta se sada radi. To znači da će biti manje grešaka i propuštenih rokova.

Ostali popularni alati koje rado koristim su,, Trello i.

3. Promijenite svoje navike

Danas je lako pronaći informacije o tome kako da budete u toku sa svim svojim poslom, ali koliko vas je ove savjete primijenilo u praksi? I ja sam bio u ovom čamcu.

Svi imamo navike i uvelike ih mijenjamo. Međutim, jedno pametno rješenje za ovaj problem može se pronaći u Charles Duhigg-ovom The Power of Habit. Autor to naziva ciklusom navike. Ukratko, navika ima tri komponente: stimulans (okidač koji prethodi navici), uobičajeno ponašanje (zapravo ponavljanje radnje) i nagradu (vanjsku i unutrašnju nagradu koju dobijate za obavljanje uobičajene radnje).

Sada je loša vijest da ne postoji način na koji možete utjecati na podražaje. Dobra vijest je da možete promijeniti ponašanje koje imate.

Mnogo je neproduktivnih stvari koje sam radio i radim, ali uvijek sam se osjećao krivim zbog činjenice da prvo ujutro počnem da objavljujem na društvenim mrežama i medijima. Nerviranje dijeljenja novih postova na vašem blogu je u redu. Ali znam da se mogu brzo uhvatiti u bezumno surfanje internetom na nekoliko sati i da će mi to učiniti neredom dan.

Rješenje je planiranje onoga što treba uraditi na mrežama i medijima prethodne noći. Odredite sebi tačno vrijeme kada ćete to učiniti, i radite to svaki dan.

Ovaj pristup je primjenjiv na sve stimuluse koji dovode do negativnog ponašanja.

Svaki put kada izvršite novu uobičajenu radnju, pobrinite se da se nagradite za to. Stvorite sebi ritual koji će vam pomoći da predvidite svoja negativna ponašanja, kao što je bezobzirno surfanje internetom, trošenje novca ili jedenje slatkiša, i nagradite se nečim lijepim svaki put kada to možete izbjeći.

Ponavljajte 21 dan dok se nova navika ne zalijepi.

4. Koristite pravilo 90 minuta

Prije otprilike 50 godina, neuroznanstvenik Nathaniel Kleitman otkrio je da naše tijelo ide od vrha do vrha svakih 90 minuta tokom dana. Ovaj fenomen je poznat i kao ultradijanski ritam. Jednostavno rečeno, možemo biti produktivni samo 90 minuta.

Šta se dešava nakon 90 minuta? Počinjemo tražiti dodatno gorivo u obliku kofeina, slatkiša ili vlastitih hormona stresa: adrenalina, norepinefrina i kortizola. U ovom trenutku gubimo fokus, prestajemo da jasno razmišljamo i vidimo cijelu sliku.

Moje jučerašnje je proteklo ovako: stigao sam na aerodrom i radio u kafiću 90 minuta prije ukrcaja (nije bilo Wi-Fi), gledao film tokom leta i vratio se na posao vozom iz Švicarske za Francusku. Kada sam došao kući, brzo sam provjerio inbox, večerao i radio još 90 minuta.

Kao rezultat toga, za samo 4,5 sata obavio sam većinu posla na koji bih prije potrošio 8 sati dnevno.

5. Odredite prioritete do posljednjeg

Jedan izvršni direktor Pentagona je briljantno sažeo suštinu ovog savjeta:

Prvo napravim listu prioriteta: prvi, drugi, treći itd. I onda precrtam sve ispod trećeg.

Ovo je zlatno pravilo svake dnevne liste obaveza. Sve zadatke nakon trećeg premjestite na sljedeći dan.

Ne možete odrediti koji su zadaci važniji?

1. Razmislite da li postoji zavisnost između zadataka. Da li je moguće poduzeti korak A bez koraka B? Ako ne, onda je zadatak B važniji. Odaberite one zadatke koji utiču na vaš budući uspjeh.
2. Koristite matricu odlučivanja.

Sve u gornjem desnom uglu treba da bude označeno oznakom "Uradi to sada". Probleme sa velikim uticajem, koje je teško ostvariti, potrebno je miješati s drugim, manje teškim. Zadaci sa malim uticajem koji se lako obavljaju vrijedni su delegiranja.

6. Organizujte "aerodromski dan"

Za mene, superproduktivno mjesto rada su aerodromi i avioni. Zapravo, češće volim povezivanje nego direktne letove (oni su između ostalog jeftiniji za najmanje 100$), a trudim se da obavim što više zadataka u danima kada sam na putu, a ne kada radim od kuće.

Sad da objasnim.

Imate strogo ograničeno vrijeme (prije polaska ili prije ukrcaja) i ograničen besplatni Wi-Fi. To znači da možete sprintati 90 minuta da ostanete produktivni.

Nemate od čega da ometate kada ste u avionu: vaš telefon je isključen, a postoji samo čist, efikasan posao koji treba obaviti u ograničenom vremenu. Često pokušavam da stvorim sličnu atmosferu kod kuće: isključim internet i radim svoj posao 90 minuta, a da me ništa drugo ne ometa.

Hajde da sumiramo. Evo plana da uradite više i radite manje:

1. Napravite prvi korak u svom poslu i dopustite da vam Zeigarnikov efekat pomogne da ga završite.
2. Koristite alate za upravljanje projektima da budete jasni o tome šta treba da se uradi i da ostanete fokusirani.
3. Pratite svoje iritanse i pretvorite ih u pozitivne navike.
4. Koristite pravilo 90 minuta.
5. Odredite prioritete i radite na najvažnijim zadacima.
6. Uklonite sve što vam odvlači pažnju. Na primjer, dajte sebi "aerodromski dan".