13 stvari u poslovnoj korespondenciji koje jednostavno ljute

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Zadnja izmjena: 2023-12-17 03:49

Ako ne želite da iznervirate drugu osobu, nemojte to da radite.

1. Nedostatak pozdrava

Ne pišete poslovno pismo iz zadovoljstva, potrebno vam je nešto od primaoca. Stoga je ispravno započeti činom ljubaznosti – pozdravom. Raditi bez toga je kao da nogom otvarate vrata tuđe kancelarije.

Kako da ne

Bolje je ovako

2. Fraza "Dobar dan"

Ako ne pišete poslovno pismo direktno iz 2000-ih, onda izaberite modernije formulacije. Nije važno što ne možete tačno predvideti kada će druga osoba pročitati poruku. Opcija "dobar dan" je najneutralnija, ali možete koristiti i period kada šaljete pismo. I prepustite "dobro doba dana" polumrtvim forumima iz prošlosti.

Kako da ne

Bolje je ovako

3. Rukovanje greškama

Nevjerovatno je koliko grešaka se može napraviti u tako kratkom tekstu. Prvo, mnogi su pravilo odvojenih zarezima shvatili doslovno. To dovodi do remek-djela poput "Dragog Antona Mihajloviča". Apel nije samo ime, već i riječi koje zavise od njega.

Drugo, pažljivo provjerite ime primatelja. Ne zovite Aleksejeva Aleksandra, Marina Marijasa i dešifrujte inicijale.

Kako da ne

Bolje je ovako

4. Skraćenice i jednosložni odgovori

Poslovno pisanje zahtijeva od vas da komunicirate punim rečenicama. Ovaj pristup ima praktičnu korist: sagovornik ne mora da nagađa na šta mislite, jer otkrivate sve nijanse i ne dajete priliku da pogrešno protumačite reči. A vaše "OK" može značiti bilo šta. Osim toga, rezovi ne štede mnogo vremena.

Kako da ne

Bolje je ovako

5. Humor i metafore

Poslovno pismo ne bi trebalo da ostavlja prostor za tumačenje. Sve riječi se koriste u svom direktnom značenju i ne podrazumijevaju različita tumačenja. U suprotnom, pričekajte dodatnu rundu dopisivanja, u kojoj ćete saznati ko je šta imao na umu. I može potrajati mnogo vremena.

Kako da ne

Bolje je ovako

6. Uzvičnici

Uzvičnici se ne koriste često u književnim tekstovima, jer su dizajnirani da izraze jaka osjećanja. Poslovno pismo nije platforma za izražavanje, čak i ako zaista želite da izrazite sagovorniku šta mislite o njemu.

Možda ne mislite ništa posebno, ali za sagovornika će uzvičnik biti signal da verovatno radi nešto pogrešno. Zato držite i svoja osjetila i kombinaciju tipki Shift + 1 pod kontrolom. Uzvik je prikladan samo u opticaju.

Kako da ne

Bolje je ovako

7. Obilje birokrata

Želja da se formalnije izrazite često generiše monstruozne konstrukcije u kojima je izuzetno teško razaznati značenje. Nemojte pretjerano koristiti složene fraze i pišite lakše.

Kako da ne

Bolje je ovako

8. Caps Lock

Ne vrijedi naglašavati redove velikim slovima. Na internetu još uvijek simbolizira vrištanje. Niko ne voli da se viče na njega. Da poruka bude jasna, samo je razjasnite.

Kako da ne

Bolje je ovako

9. Fraza "Unaprijed hvala"

Hvala, naravno, ne možete staviti u džep, ali rana zahvalnost dovodi sagovornika u nezgodan položaj. Dobro vaspitana osoba će se osjećati obaveznom da ispuni vaš zahtjev, čak i ako shvati da to ne treba učiniti. I ostaćete zapamćeni po bacanju problema.

Ako sagovornika i dalje treba potaknuti, bolje je opisati kako je korisno da odgovori na vaš zahtjev.

Kako da ne

Bolje je ovako

10. Čudna tema ili uopšte nema teme

Nije bezbedno otvarati nerazumljiva pisma, pa poruka bez teme rizikuje da ode u neželjenu poštu. Naravno, čovjek će se jako naljutiti kada otkrije da se ispod riječi "Zina, guma" krije važan dokument koji je sakriven od direktorice fabrike guma Zinaide.

Kako da ne

Bolje je ovako

11. Poznavanje

Ne bi trebalo da odstupite od svog poslovnog stila, čak i ako vam je primalac najbolji prijatelj. Prvo, možda će morati da prosledi pismo svom šefu ili izvođačima. Drugo, pismo može slučajno pasti u treće ruke i kompromitovati ga, a istovremeno i vas.

Treće, morate razlikovati lične i poslovne. Korporativni interesi se ne poklapaju uvek sa ličnim. Vrijedno je ostaviti sebi prostor za manevar kako biste održali prijateljske odnose bez ustupaka u pregovorima.

Kako da ne

Bolje je ovako

12. Nedostatak istorije prepiske

Ako s nekim aktivno ćaskate, primalac je svjestan o čemu se razgovara i može se lako vratiti na početak dijaloga okretanjem kotačića miša. Ali kada povremeno razmenjujete pisma e-poštom, sagovornik može zaboraviti ko ste i šta vam treba od njega.

Olakšajte osobi da to uradi: U jednom pasusu podsjetite osobu o čemu priča.

Kako da ne

Bolje je ovako

13. Neodgovarajuće rukovanje nitima poruka

Usluge pošte i agenti vam omogućavaju da radite sa nitima poruka. To je zaista koristan alat ako se njime pravilno rukuje. Ali ne uspijevaju svi.

Možda ste već postali žrtva masovnog slanja poruka, čiji učesnici ne odgovaraju direktno autoru, već svima. Kao rezultat, nezanimljiv razgovor puni vaš inbox, a vi smišljate kazne za one koji ne mogu pronaći pravo dugme. Istovremeno, informacije koje nisu namijenjene znatiželjnim očima često dospiju u opće informativno polje.

Medalja ima i lošu stranu: kada u važnom razgovoru neko od učesnika ne odgovara svima, već jednoj osobi. A primalac mora potrošiti dosta vremena na slanje pisama umjesto da radi svoj posao.