Kako pobjeći od "rutine" i konačno se uhvatiti u koštac sa strateškim zadacima

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Zadnja izmjena: 2023-12-17 03:49

"Ko ako ne ja?" - tipična misao koja vas uvlači u rutinu. Prava priprema će vam pomoći da nađete vremena za zaista važne stvari.

Upravljanje tekućim događajima u organizaciji, odnosno operativni menadžment, neophodan je dio projektnog rada. Ovo uključuje, na primjer, svakodnevnu interakciju sa podređenima ili trenutni odgovor na sve dolazne zadatke. Ali to donosi stvarne koristi samo ako se rad gradi na osnovu dobro osmišljene i odobrene strategije, koju bi vlasnik preduzeća trebalo da radi. Inače, to je beskonačan, haotičan proces koji troši sve resurse.

U svakom udžbeniku o aktivnostima menadžmenta piše kako pravilno organizovati rad: dizajnirati, implementirati, a zatim delegirati sistem operativnog upravljanja kompanijom na vrh menadžmenta. Ali u praksi se sve ispostavi da je mnogo komplikovanije. Prije uvođenja novog sistema upravljanja važno je stvoriti potrebne uslove.

Obučite osoblje

Da biste pobjegli od "rutine", zadaci moraju biti delegirani. I da to učinite tako da vas ne bi stalno ometala kontrola.

Da bi kompanija cvetala, a vlasnik da bi se mogao baviti strateškim zadacima, tim mora imati proaktivne vođe i savesne izvođače.

Postoji mnogo sistema tipologije zaposlenih, ali svi se, na ovaj ili onaj način, svode na to da u kompaniji treba da rade motivisani i zainteresovani ljudi. Stoga je u ovoj fazi veoma važno izvršiti kvalitetnu procjenu osoblja. Najbolji načini za rješavanje ovog problema su načini u kojima je glavni kriterij učinak, a ne kompetencija. Na primjer, možete koristiti metodu "360 stepeni" - ovo je procjena zaposlenika od strane njegovih kolega, podređenih, menadžmenta, klijenata i njega samog.

Šta učiniti sa onima koji su se pokazali kao neefikasni zaposleni? Za početak ćemo ih pokušati "popraviti", odnosno motivirati. Ovdje trebate identificirati one koji su inspirirani postignućima: radit će zabavnije ako im se obeća nagrada. Ali one koji su motivisani kaznom, i one koji uopšte ne reaguju na stimulaciju (ovo je još gore), treba da se otarase. Važno je da ovaj proces bude korak po korak i da nije očigledan timu. U suprotnom, imate sve šanse da uništite kompaniju.

Ostalima morate jasno prenijeti ideju šta očekujete od njih, odnosno za šta dajete svoju platu. Zaposlenik mora shvatiti da njegovi postupci donose takvu dobit kompaniji, zbog čega prima takvu plaću i takav bonus. Drugim riječima, implementirati transparentan sistem materijalne motivacije zasnovan na indikatorima učinka – KPI (Key Performance Indicator).

Bavite se finansijama

Dakle, tim je sređen. Pređimo na najgoruću temu za svakog biznismena - finansije kompanije.

Ponekad, posebno tokom brzog rasta, vlasnik i top menadžment zaborave na najvažniju stvar - ekonomičnost projekta. Da biste jasno shvatili kako novac dolazi i odlazi, potrebno je provesti niz procedura.

• Izračunajte jediničnu ekonomičnost projekta - profitabilnost ili gubitak jedne jedinice robe ili usluge po klijentu. To će vam omogućiti da shvatite koje proizvode treba ojačati, a koje u potpunosti napustiti, kako bi poslovanje u cjelini ostalo profitabilno.
• Identifikujte i promovirajte najmarginalniji proizvod. Vodite se principom: ojačati jake da biste razvili slabe. Ako nema profita, jednostavno nećete imati resurse za nove pravce.
• Provjerite platni spisak (platni spisak) za prikladnost. Iznenadit ćete se, ali uz pravilnu kalkulaciju ekonomike projekta, može se ispostaviti da će vam "dva i po bagera" biti dovoljna. Ponekad je, umjesto zadržavanja tri zaposlena, bolje rasporediti (uz doplatu) dodatni dio poslova između dva zaposlena - to će značajno uštedjeti platni spisak.

Sve ovo mora biti urađeno kako bi se pripremilo okruženje za prenošenje izgrađenih procesa na najviši menadžment kompanije.

Standardizirajte procese

Pređimo na taktičke akcije. Jeste li se ikada zapitali zašto su zaposleni u restoranima brze hrane tako brzi? Zato što imaju jasno definisane procese: znaju kojim redosledom stavljati hamburgere, kako se kretati po kuhinji da ne bi povredili kolegu, koliko grama sosa dodati određenom jelu. Isto bi trebalo učiniti sa bilo kojim procesom u vašoj kompaniji.

Možete početi sa istim osobljem: napišite opise poslova. Samo nemojte preuzimati sa interneta, već napišite šta tačno određeni zaposleni u vašoj kompaniji treba da radi. Također izračunajte KPI sistem - već smo govorili o potrebi korištenja ove tehnike. Bolje je da bude odobren za sve zaposlene.

U prodaji obavezno implementirajte CRM (Customer Relationship Management) sistem kako ne biste propustili nijednog klijenta i kako ne biste radili zaobilazeći standarde i kontrolne liste.

Potrebno je regulirati sve procese: od najjednostavnijih zadataka do složenih upravljačkih odluka. Naravno, ponekad se pravila mogu prekršiti, ali zahvaljujući jasnom koordinatnom sistemu, ne možete brinuti o tome šta se dešava na ovom ili onom nivou kompanije.

Implementirajte automatizaciju

Tokom procesa standardizacije, identificirat ćete one zone koje se mogu i trebaju automatizirati, odnosno eliminirati potrebu za ponavljanjem iste vrste radnji. Na primjer, po prijemu dolaznog zahtjeva, menadžer unosi podatke o klijentima u CRM sistem, zatim kopira informacije za stručnjaka za korisničku podršku u Excel, a za marketing prenosi informacije u Google Sheets. Sve ove manipulacije se mogu izbjeći i time značajno povećati efikasnost zaposlenih i proizvodnog procesa u cjelini.

Iznenadit ćete se koliko vremena i truda možete uštedjeti ako ne iskoristite rad menadžera za standardne proračune, već jednom potrošite na pametno operativno rješenje. Takvi sistemi sada postoje za CRM u prodaji, i za računovodstvene poslove, pa čak i za zapošljavanje.

Automatizujte šta god možete. Tako ćete izbjeći beskrajne greške zbog ljudskog faktora, optimizirati procese i, eventualno, uštedjeti na plaćama.

Uspostavite operativni menadžment

Dakle, okruženi ste motivisanim zaposlenima koji znaju šta treba da urade da bi postigli pristojan rezultat. Imate jasan finansijski model, i imate ideju kuda se kretati kako biste stalno povećavali profit. Procesi unutar kompanije su standardizovani i automatizovani.

Sada morate delegirati operativnu kontrolu. Važno: nemojte vezivati procese za jednu osobu, kako se ne biste doveli u poziciju da vaše poslovanje u potpunosti zavisi od angažovanog menadžera. Uklonivši sa sebe operativni menadžment, nemojte stvarati drugi stub, već pokušajte podijeliti zadatke u nekoliko različitih područja: na primjer, povjerite sva novčana pitanja financijskom odjelu, a rad s klijentima - službi za usluge.

Sada možete mirno da se bavite strateškim upravljanjem. Ali svakako provjerite barem jednom u kvartalu da li se taktički dio upravljanja projektom poklapa sa strategijom koju provodite. Uostalom, razumna kontrola je ključ stabilnog i dugoročnog rada kompanije.