Kako provesti manje vremena u e-mailu

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Zadnja izmjena: 2023-12-17 03:49

Provjera e-pošte za mnoge je postala ovisnost. Ali možete ga se riješiti i povećati svoju produktivnost.

Provjera e-pošte uvelike liči na ovisnost. Postoji nekoliko razloga za to.

• Baš kao i tokom seksa, kockanja ili uzimanja droga, hormon zadovoljstva dopamin se oslobađa u mozgu tokom provjere e-pošte.
• Stalno provjeravamo inbox jer želimo biti u toku i bojimo se da ćemo nešto propustiti.
• Raščlanjujemo mejlove kako bismo se mogli opustiti i ne raditi teže stvari.

Ali ovo vrijeme bi se moglo mnogo bolje potrošiti. Kevin Cruz, autor knjige 15 tajni upravljanja vremenom: kako uspješni ljudi rade sve, nudi pet savjeta koji će vam pomoći da prepolovite vrijeme e-pošte.

1. Dodajte raščlanjivanje u svoj raspored

Ne provjeravajte svoju e-poštu, već je obradite. Tretirajte raščlanjivanje poruka kao i svaki drugi posao. Isplanirajte, dodajte u svoj kalendar, a zatim počnite. Cruz savjetuje da svoju poštu sortirate tri puta dnevno: ujutro, popodne i uveče.

Nije bitna količina vremena provedenog u radu s poštom. Nekome će trebati tri sata dnevno da analizira poruke, dok će drugima trebati 30 minuta. Najvažnije je pristupiti ovom poslu svjesno, kao redovnom poslu.

Kevin Cruz

2. Ne šaljite svima kopiju pisma

Što manje e-poruka pošaljete, manje ćete dobiti zauzvrat. Zato pokušajte da ne stavljate toliko ljudi u kopiju pisma. Uključujući, nemojte označiti polje "Odgovori svima".

Neki su uspjeli smanjiti promet e-pošte za 50% kada su se istrenirali da dvaput razmisle prije slanja nove e-pošte.

3. Filtrirajte poruke

Postavite filtere da stavite različite vrste slova u različite fascikle. Na ovaj način možete samo gubiti vrijeme na zaista važne poruke i ne biti preopterećen ostalima.

4. Prestanite koristiti prijemno sanduče kao listu obaveza

Mnogi ljudi sebi šalju poruke sa različitim zadacima za kasnije, pretvarajući poštansko sanduče u drugu listu obaveza. Ali to samo šteti produktivnosti.

Cruz predlaže ovaj pristup. Kada otvorite novu e-poštu, prvo se zapitajte možete li je izbrisati. Ako ne, razmislite da li to možete nekome delegirati. Ako to nije moguće, shvatite možete li to riješiti za manje od pet minuta. Ako je tako, super. Ako ne, odložite pismo za kasnije. Ali ne ostavljajte ga u inboxu, već ga prenesite u svoj kalendar i odaberite određeni datum i vrijeme kada to možete učiniti.

5. Prenesite svoju namjeru drugima

Razgovarajte o tome sa svojim kolegama, pa će vam biti lakše da se pridržavate plana. Recite svom šefu da ćete, kako biste poboljšali svoju produktivnost, isključiti nova upozorenja e-poštom i analizirati e-poštu samo u određenim trenucima.

Također se dogovorite o tome kako možete biti kontaktirani u slučaju hitnih stvari.

Pokušavajući da skratite vrijeme potrebno za rad s e-poštom, morate promijeniti svoje navike, a to je uvijek teško postići odmah. Budite strpljivi i budite spremni da shvatite da nema potrebe da trošite toliko vremena na poštu.