Zašto liste zadataka ne rade i šta učiniti u vezi s tim

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Zadnja izmjena: 2023-12-17 03:49

Evo nekoliko savjeta kako pretvoriti svoje "tijelo" iz jednostavne bilježnice u moćan alat za donošenje odluka, planiranje i analizu napretka dodijeljenih zadataka.

Upravljanje listama obaveza ne može biti lakše. Napisao sam svoje poslove u kolumni, a onda to samo uzmeš i precrtaš dok to radiš. Šta još možete smisliti?

Međutim, ako pogledate broj različitih desktop, mobilnih i web aplikacija koje implementiraju ovaj koncept, postaje jasno da uopće nije sve tako jednostavno. Bez obzira na svu raznolikost alata i funkcija, liste zadataka i dalje ne rade! Možda jednostavno ne znate kako da ih koristite?

Svi ljudi počinju koristiti upravitelje zadataka u trenutku kada osjete da im se svakodnevna rutina pretvara u haos. Počinju da zaboravljaju važne stvari, brkaju redosled zadataka i zadataka, izneveravaju kolege i kasne na sastanke. U takvom trenutku osoba bira "tudušku" po svom ukusu i pokušava unijeti organizaciju u svoj život. I, po pravilu, u početku uspeva. Ali prođe neko vrijeme i liste zadataka prestanu raditi, a prvobitni nered se vraća u život.

Zašto se to dešava?

Poenta je da su upravitelji zadataka samo alat. Koje je potrebno pravilno postaviti da bi dobro funkcionisalo. A evo nekoliko savjeta kako to učiniti.

1. Dijeli

Ni u kom slučaju ne biste trebali sve svoje velike i male stvari baciti na jednu veliku, dugačku listu. Nema ništa depresivnije od razmišljanja o svojoj listi obaveza sa desetinama unosa. U ovom slučaju, vjerovatnoća da ćete ikada doći do repa liste teži nuli. Različite studije produktivnosti generalno sugeriraju da broj vaših zadataka na jednom listu ne smije prelaziti 7-8 komada. Stoga, razdvojite liste zadataka po kategoriji, projektu, temi, hitnosti i drugim kriterijima.

2. Dodajte rokove

Prema Parkinsonovom zakonu, posao uvijek oduzima onoliko vremena koliko mu date. Stoga, održavanje liste zadataka ima smisla samo ako pored svake stavke napišete približno vrijeme izvršenja. Da, u stvarnosti može doći do odstupanja; da, nekih dana stvari krenu po zlu, ali većinu vremena ovaj pristup funkcionira. Nakon što ste zabilježili približno vrijeme za izvršavanje određenog zadatka, podsvjesno ćete nastojati da mu odgovarate, a to radikalno mijenja pravila igre. Isprobajte i bićete zapanjeni koliko moćna vaša lista zadataka može postati.

3. Odredite prioritete

Ova tačka je jednostavna i jasna. Mi obavljamo prije svega važne poslove, male i nehitne - ako imamo vremena. Sve što ostaje je da odredite prioritete na svojoj listi i uradite to kako treba. Na kraju krajeva, postoje vrlo hitne stvari, ali za vas potpuno nevažne. A dešava se i obrnuto. Stoga vam nudimo sljedeće prioritete:

• važne i hitne stvari;
• važno, ali ne hitno;
• hitno, ali ne veoma važno;
• nije hitno i nebitno.

4. Procijenite

I posljednje pravilo na ovoj listi, ali ne i najmanje važno, jeste potreba da analizirate i ocijenite ispunjenost vaše liste. Nemojte tražiti da se odmah sakrijete i zauvijek zaboravite završeni zadatak. Pokušajte da odvojite nekoliko sati na kraju svake sedmice, a možda čak i cijeli dan na kraju mjeseca, kako biste izvršili zalihe. Pokupite precrtane elemente iz arhive i procijenite šta vam je dalo njihovu implementaciju.

• Koliko ste dobro i brzo obavili svoj posao?
• Da li je moglo biti bolje, ili možda uopšte nije trebalo da vredi?
• Koliko ste napredovali ka svom cilju?
• Šta je potrebno učiniti da se napravi korak dalje?

Nakon što odgovorite na ova i slična pitanja, vaša lista će za vas dobiti potpuno drugačije značenje. Preobraziće se iz jednostavne sveske „da nešto ne zaboravimo“u moćan alat za donošenje odluka, planiranje i analizu postignuća.