Kako poslati zaposlene na službena putovanja bez papirologije: lično iskustvo

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Zadnja izmjena: 2023-12-17 03:49

Govorimo vam o glavnim problemima sa poslovnim putovanjima i objašnjavamo kako ih možete riješiti.

Problem # 1. Spor sistem odobravanja

Svako putovanje je gomila prepiske u kojoj ja djelujem kao posrednik. Za slanje poruka je potrebno dosta vremena, osim toga postoji šansa da se zbunite i pogriješite, posebno kada leti nekoliko ljudi.

Jednom sam pogrešno shvatio jednog zaposlenog i dogovorio kartu za pogrešan let. Bilo je nepovratno, tako da je kompanija morala da potroši novac na drugu kartu, sa tačnim datumom, i izgubi oko 10 hiljada rubalja.

Kako riješiti problem

Kratko: automatizovati proces.

Usluge za online rezervaciju putovanja nose sa ovim zadatkom - testirao sam. Može se koristiti za planiranje poslovnih putovanja, kupovinu avionskih i željezničkih karata i rezervaciju hotela. Ne morate da plaćate za povezivanje i korišćenje usluge.

Uslugu mogu koristiti ne samo direktor i menadžer kancelarije, već i svi zaposleni u kompaniji. Nema ograničenja u broju korisnika, pa sam odmah uploadovao podatke svih momaka koji idu na službena putovanja na Lifehackerov profil na OneTwoTrip for Business. Možete ga dodati ručno ili iz XLS i CSV datoteka. Da biste to učinili, u odjeljku "Zaposleni" nalazi se dugme "Uvoz".

Prilikom dodavanja korisnika, možete odmah unijeti podatke ruskog i stranog pasoša, kako ih ne biste svaki put ponovo popunjavali.

Za svakog zaposlenika možete postaviti ograničenje putovanja i ograničiti prava pristupa. Na primjer, postavite ograničenje za jednu narudžbu i odaberite hotel do tri zvjezdice. Kada zaposlenik ode, njegov profil se blokira. Neće moći da uđe na svoj lični račun, ali će ostati cela istorija i izveštavanje o njemu.

To mi je uvelike pojednostavilo posao: zaposlenik se može prijaviti na svoj lični račun sa svojom lozinkom, odabrati željeni let i hotel i rezervirati ih bez plaćanja. Da biste se dogovorili oko ulaznica, ne morate slati snimke ekrana Telegramu: direktor, kao administrator, vidi rezervacije i narudžbe svih zaposlenih u odjeljku "Narudžbe".

Problem #2. Visoki troškovi

Pokušavamo planirati putovanja unaprijed kako bismo karte kupili jeftinije. Istina, to ne uspijeva uvijek.

Kako riješiti problem

Kratko: uštedite na ulaznicama i hotelima kupujući ih putem internetske usluge putovanja.

OneTwoTrip for Business garantuje da avionske karte koštaju isto ili jeftinije nego za fizička lica.

Uštede se postižu velikim prometom i direktnim ugovaranjem sa avio kompanijama i hotelima.

Stranica nudi oko 2 miliona smještajnih mogućnosti za različite budžete: hoteli, apartmani, hosteli. Više od 1000 najpopularnijih ima svoje veze sa OneTwoTrip for Business. Ukoliko objekat koji je potreban klijentu nije u sistemu, servis može na zahtev da zaključi ugovor sa njim.

Ako su planovi potvrđeni i putovanje odobreno, karte se mogu kupiti u dva klika. Ako ne, samo otkažite svoju rezervaciju. Sve kartice lojalnosti avio-kompanije su važeće, tako da možete nastaviti da skupljate milje. Usluga dogovara promocije s bankama: na primjer, može vratiti gotovinu uz bonuse za kupovinu korporativnom karticom.

Problem #3. Dugačka kupovina karata i naplata

Kada su karte i hotel dogovoreni sa menadžerom, kontaktiram aviokompaniju i hotel da dobijem račun za plaćanje. Svaka organizacija ima svoja pravila plaćanja za pravna lica: negdje trebate pisati na e-mail, negdje trebate popuniti Excel datoteku s podacima o kompaniji, negdje - obrazac na web stranici. Dešavalo se da sam morao više puta zvati telefonsku liniju da bih dobio dokumente. Potrebno je dosta vremena, a izdavanje karata ponekad traje i po nekoliko dana. Neka preduzeća uopšte ne izdaju račune pravnim licima. U takvim slučajevima morate odustati od kupovine i potražiti drugi let ili hotel.

Kako riješiti problem

Kratko:platiti karte i hotel jednim računom na web stranici servisa za organizaciju službenih putovanja.

Na OneTwoTrip for Business, ja i drugi zaposleni koji imaju odgovarajući pristup možemo rezervirati i platiti karte i hotele jednako lako kao i pojedinci. Cijeli proces traje 2-3 minute: unesete svoj lični račun, popunite datum i odredište i odaberete željeni let. Ne morate unositi podatke o pasošu i broj bonus kartice, oni će se automatski učitati kada odaberete zaposlenog sa liste.

Osim toga, možete kreirati složeni plan puta ili fleksibilnije organizirati svoje putovanje. Na primjer, letite jedan dan različitim avio-kompanijama: ujutro od Uljanovska do Moskve Aeroflotom, a uveče nazad na Pobedi. Ovo je dozvoljeno jer online servis može "zalijepiti" karte različitih aviokompanija u jednom redoslijedu. Ako sami organizujete svoje putovanje, u ovom slučaju bi vam trebalo više vremena: korespondencija sa dve avio kompanije, dve fakture za plaćanje, duplo više završne dokumentacije.

Karte i hotel možete platiti na dva načina: depozitom i korporativnom bankovnom karticom. Koristim depozit - potrebno ga je unaprijed dopuniti za bilo koji iznos fakturisanjem iz odjeljka "Račun". Kupovina se vrši odmah, a ne samo u radnom vremenu banke.

Za bilo koji problem možete kontaktirati tim za podršku servisa. Ona radi danonoćno i pružiće pomoć, čak i ako se dogodi viša sila uveče ili vikendom.

Problem br. 4. Zatvaranje dokumenata

Službeno putovanje se ne završava kupovinom karata i hotelskim rezervacijama. Potrebno je mnogo više truda da se pripreme završni dokumenti. Moraju se zatražiti odvojeno od avio kompanije i hotela, koji ih šalju isključivo u papirnatom obliku. Često pošiljke ne stignu poštom i budu izgubljene. To se otkriva tokom izvještajnog perioda, tako da morate hitno tražiti kontakt nekoga ko može duplirati završne dokumente.

Kako riješiti problem

Kratko:povjeriti formiranje završnih dokumenata OneTwoTrip for Business.

U OneTwoTrip for Business s fakturama i izvještajima sve je mnogo jednostavnije. Svakog mjeseca dobijamo akt za sve usluge i fakturu za hotele sa PDV-om, svakog kvartala - akt usaglašavanja. Svi računi i izvještaji pohranjeni su u odjeljku "Dokumenti". Možete podesiti ko od zaposlenih ima pristup njima - sekretar, računovođa, menadžer. Dokumenti nemaju ograničenja u pogledu perioda skladištenja na vašem ličnom računu i dostupni su u bilo koje vrijeme.

Šta je suština

Organiziranje poslovnih putovanja štedi novac i vrijeme. Usluga Vam omogućava da:

• odbiti dugu prepisku sa avio kompanijama i hotelima;
• koordinirati putovanja direktno sa glavom;
• rezervirajte najisplativije opcije leta i smještaja;
• izdati karte i hotel za 2-3 minute na jednom mjestu;
• platiti karte bez čekanja na fakturu;
• pojednostaviti pripremu i čuvanje završnih dokumenata.