Zašto liste obaveza ne rade i kako to popraviti

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Zadnja izmjena: 2023-12-17 03:49

Da biste bili produktivni, fokusirajte se na vrijeme, a ne na zadatke.

Dobro upravljanje vremenom znači postizanje više rezultata za manje vremena. Popularni bloger i preduzetnik Thomas Oppong objašnjava kako napraviti dobre planove za postizanje svojih ciljeva i zašto jednostavne liste obaveza mogu samo da ometaju produktivnost.

Zašto obične liste obaveza ne funkcionišu

U jednostavnoj listi obaveza ne odražavate koliko će vremena biti potrebno da se izvrši bilo koji zadatak. I najvjerovatnije, počinjete s malim i nekompliciranim onima koji ne traju više od pet minuta.

Postepeno dolazite do zaključka da se uvijek iznova bavite samo jednostavnim stvarima, a važne i dugotrajne stalno odlažete za kasnije. Kao rezultat toga, veliki projekti ne popuštaju. A većina tačaka plana ostaje neispunjena, jer im i dalje dodajete nove, bez ikakvog sistema kontrole.

Ovdje se pokreće Zeigarnikov efekat, prema kojem ljudi bolje pamte nedovršene ili prekinute radnje od izvedenih. To znači da će vam se misli o nedovršenim zadacima sa liste obaveza vrtjeti u glavi sve dok ih ne završite. Proganjat će vas opsesivni osjećaj koji otežava fokusiranje na obavljanje posla. To u konačnici može dovesti do stresa i nesanice.

Kako efikasno planirati

Opišite svoj idealan dan

Jason Womack, izvršni trener, govornik i autor o produktivnosti, preporučuje njegov pristup organizaciji procesa za postizanje cilja. Predlaže pisanje scenarija za savršen dan na koji se možete fokusirati. Spoznaja da je ideal za vas motiviše vas za rad.

Da biste kreirali skriptu, odgovorite na sljedeća pitanja.

• Kako želite da provedete dan?
• Koje zadatke tačno treba obaviti danas?
• Kada ste najproduktivniji?

Na osnovu odgovora možete podijeliti radno vrijeme na segmente od kojih će svaki sadržavati određene zadatke sa vaše liste obaveza.

Ova metoda će vam pomoći da efikasnije radite sa svojom listom zadataka i rješavate hitne i važne zadatke na vrijeme.

Planirajte sve u kalendaru

Da bi vaše liste obaveza bile što efikasnije za vas, nemojte praviti jednostavne planove bez rokova i rokova, već naučite da mudro koristite kalendar.

Detaljno opišite nadolazeći dan ili cijelu sedmicu. Označite sve svoje stvari u kalendaru i živite prema kreiranom rasporedu. Ovo će vam pomoći da odlučite s kojim projektom ćete se prvi pozabaviti i možete li dodati još zadataka.

Umjesto uobičajenog određivanja prioriteta, formirajte stavke plana s datumom i tačnim vremenom - posebno za najvažnije zadatke. Ovo će dati osjećaj hitnosti i moći ćete ih dovršiti do određenog trenutka.

Procijenite svaki zadatak

Ako ne analizirate kako provodite svaki dan, velike su šanse da gubite većinu toga.

Jedno od važnih pravila produktivnosti je da ne dozvolite da zadatak traje duže nego što je potrebno.

Za efikasno upravljanje vremenom nije dovoljno samo znati šta treba učiniti. Morate razmisliti koliko će to trajati. Bolje je reći: „Danas imam samo 40 minuta za ovo“, umjesto planiranja stvari jednostavnim redoslijedom po važnosti bez određenih rokova.

Dodajte na svoju listu obaveza procjenu koliko će vremena trebati da se završi svaka stavka. Pokušajte da rasporedite svaki minut od 8 do 17 sati. Odredite unapred kada će biti pauze. Zakažite da provjerite obavještenja, e-poštu i društvene mreže.

Može se činiti da ova aktivnost samo gubi vrijeme. Ali u stvarnosti, to postavlja ljestvicu koju pokušavate ispuniti. Kao rezultat toga, vidjet ćete da se vaša koncentracija poboljšala.

Praćenje koliko vremena trošite na zadatke može biti pravo otkriće za vas. Ovo će definirati stil vašeg rada i može ga poboljšati. Takođe vam pomaže da shvatite u koje doba dana ste više ili manje efikasni.

Mjerenje je prvi korak potreban za praćenje i konačno poboljšanje performansi. Ako nešto ne možete izmjeriti, ne možete to ni razumjeti. Ako nešto ne možete da razumete, ne možete to da kontrolišete. A ako ga ne možete kontrolisati, definitivno ga ne možete poboljšati.

James Harrington preduzetnik, specijalista za upravljanje procesima

Analizirajte svoje vrijeme i onda ga možete pravilno rasporediti.

Vremenska linija

Otvorite svoj dnevni planer ili aplikaciju za planiranje i dodajte rokove na svoju listu zadataka. Dodijelite nivo prioriteta za svaki.

A da biste shvatili na šta je vrijedno potrošiti više vremena, odgovorite na nekoliko pitanja:

• Koji zadaci će trajati manje od 20 minuta?
• Koji će zadaci trajati više od sat vremena?
• Šta je najbolje raditi ujutro kada imate najviše energije?

Sada umjesto “Završite projektni projekat” napišite “Završite projektni projekat za dva sata”. Čak i ako nemate vremena da ga završite, barem ćete se podići sa tla, a da na tome ne provedete cijeli dan.

Ako nemate cilj da završite zadatak na određeni datum, planirajte da svaki dan provedete određeno vrijeme na njemu. A onda pređite na druge jednako važne stvari. Na ovaj način možete se postepeno riješiti velikih zadataka.

Podijelite velike zadatke na manje

Neki zadaci mogu trajati satima ili čak danima. Ako je pred vama veliki projekat, odvojite nekoliko minuta da razmislite o njemu. Od kojih dijelova se sastoji? Koliko je potrebno truda i koliko će vremena trebati? Zapisati.

Zatim podijelite projekat na nekoliko zadataka s jasnim rokom i rješavajte ih jedan po jedan dok se ne završi. Što više malih radnji dobijete, one će izgledati izvodljivije.

Kada nepristupačna količina posla postane nešto malo, mozak se fokusira na ono što treba uraditi upravo sada - na određeni zadatak i mali cilj. Stoga je bolje organizirati sprintove od 40-60 minuta sa kratkim pauzama.

Radite na jednom zadatku u isto vrijeme

Posvetite mu punu pažnju i tada ćete moći da budete što efikasniji.

Forbesov Mark Murphy objašnjava: Kada ljudi mogu izbjeći prekide na poslu, postoji 67% šanse da steknu utisak da je 'danas bio vrlo produktivan dan'.

Zaista ima smisla raditi sat vremena na jednom zadatku bez ometanja. Ali to može biti teško, pogotovo ako stalno primate obavještenja ili morate odgovarati na pitanja kolega.

Na primjer, tehnika Pomodoro pomaže da se fokusirate na posao. Uključuje radne sprintove od 25 minuta sa kratkim pauzama od 5 minuta. Nakon nekoliko takvih pristupa, možete se potpuno opustiti.

Ova metoda nije univerzalna: trajanje koncentracije i stil rada su različiti za svakoga. Zato isprobajte različite tehnike upravljanja vremenom i držite se one koja vama lično odgovara.

Na primjer, ako ste ujutro produktivniji, onda odložite zadatke koji oduzimaju više vremena. Ovo će vam pomoći da postanete organizovaniji i postignete više.