Vodič za početnike za GTD

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Zadnja izmjena: 2023-12-17 03:49

GTD tehnika upravljanja vremenom pomaže vam da organizirate i pratite zadatke, izbacite sve informacije iz glave i počnete poduzeti akciju.

Šta je GTD

Naš mozak lako dolazi do novih ideja, ali zapamtiti ih je mnogo teže. Na primjer, sjeća se da sljedeće sedmice trebate kupiti mamin rođendanski poklon. Umjesto da vas podsjeti na ovo kada prođete pored njene omiljene radnje, vaš mozak će vas jednostavno natjerati da se osjećate kao da ste trebali nešto kupiti.

GTD (Getting Things Done) je tehnika koja pomaže da nejasne ideje, impulse, uvide i noćna razmišljanja pretvorite u akciju. Kada naučite da se oslonite na ovaj sistem, vaš mozak neće držati sve informacije. To će smanjiti stres, a imat ćete snagu za produktivnije aktivnosti.

Kako ova tehnika funkcionira

GTD se zasniva na sistemu lista pomoću kojeg organizujete šta god vam padne na pamet. Da biste to implementirali u svoj život, potrebno je zabilježiti i obraditi pristigle informacije. Osim toga, morat ćete kreirati takve liste: "Dolazni", "Sljedeće akcije", "Lista čekanja", "Projekti" i "Jednog dana". Sve što zahtijeva vašu pažnju prvo će otići u "Primljeno", a zatim otići na neku od ostalih lista.

1. Kolekcija

Prikupite sve informacije koje zahtijevaju vašu pažnju, od pisama na koja trebate odgovoriti do genijalnih ideja koje vam padaju na pamet dok se tuširate. Mjesto prikupljanja može biti papirna sveska, prilog ili e-mail na koji ćete slati pisma sebi.

Kada ste prvi put počeli da koristite GTD tehniku, pokušajte da oslobodite glavu svih nagomilanih informacija. Zapišite sve što trebate ili želite da radite, sve što vas je zaokupljalo u posljednjih nekoliko dana ili sedmica, ometalo vam koncentraciju ili se sjetilo u nezgodnom trenutku.

2. Obrada

Razmotrite akumulirane informacije. Ovo je glavno pravilo čitavog sistema. Radite to redovno kako ga ne biste skupili previše. Da biste obradili informacije, postavite sebi niz pitanja.

• Je li to rješivo? Pitate se može li se nešto učiniti da se ova stavka ukloni sa liste. Ako nije, izbrišite ga ili premjestite na listu Jednog dana. Sačuvajte korisne informacije sa kojima ne morate ništa da radite, kao što je recept ili zanimljiv članak, na posebnom mestu. Stvari koje želite da radite u dalekoj budućnosti (učite japanski, napišite knjigu), premestite ih na listu "Jednog dana" kako se ne bi svrstali među "Sledeće akcije".
• Da li je moguće završiti slučaj u jednom koraku? U GTD-u, sve što zahtijeva više od jednog koraka naziva se projektom. Ako imate više povezanih zadataka u prijemnom sandučetu, kreirajte zaseban projekat za njih. Dodajte njegovo ime na svoju listu projekata i odaberite jednu radnju koju želite dodati u "Sljedeće".
• Hoće li potrajati više od dvije minute? Ako ne, uradite to odmah. Brže je od dodavanja na vašu sljedeću listu zadataka ili delegiranja nekom drugom. Ako je potrebno više vremena za dovršetak zadatka, razmislite da li ga možete obaviti samo vi ili ga možete povjeriti nekome.
• Mogu li to delegirati nekome? Ako jeste, delegirajte. Kada trebate pratiti napredak, premjestite stavku na "Listu čekanja". Ako ne možete delegirati zadatak, dodajte ga u svoj kalendar ili na listu "Sljedeće".
• Postoji li određeni rok? Ako jeste, dodajte ovo u svoj kalendar. Nemojte zapisivati sve što želite da uradite u jednom danu. Unesite samo ono što se mora uraditi: posjeta zubaru, sastanak, let. Ako nema određenog roka, premjestite predmet na Sljedeće korake.

3. Organizacija

Sortirajte sve na svoje mjesto: na jednoj od pet lista, u folderu s korisnim informacijama za budućnost, u vašem kalendaru ili u smeću.

Dodajte na "Listu čekanja" sve slučajeve koji su iz nekog razloga zaustavljeni. Na primjer, kada ne možete nastaviti dok ne dobijete odgovor na svoju e-poštu ili kada čekate isporuku. Ne zaboravite navesti datum pored svake stavke.

Sljedeći koraci bi trebali imati zadatke koje treba završiti što je prije moguće. Formulirajte ih kao izvodljive fizičke radnje, tako ćete lakše preći na posao. Na primjer, bolje je zapisati „pozovi Lenu i dogovoriti da sedne s djetetom u četvrtak uveče“nego „dogovoriti da neko sjedi sa djetetom“, iako je u suštini to isto.

U idealnom slučaju, trebali biste dodati oznaku konteksta svakoj stavci u "Dalje". On će vam reći gde treba da budete, sa kim, šta treba da ponesete sa sobom. Na primjer, možete imati oznake "kupovina", "na poslu", "sa djecom", "telefon", "kompjuter". Također možete naznačiti koliko vremena imate za ovaj slučaj ili koji prioritet ima. Zatim, ako je potrebno, možete brzo sortirati sve slučajeve po oznakama.

4. Pregled

Obavezno provjerite sve liste jednom sedmično. Što duže ostavljate stvari u prijemnom sandučetu, to će kasnije biti teže rješavati ih.

• Za svaki projekat mora biti definirana jedna sljedeća radnja.
• Svaka stavka na "Sljedeće" bi trebala biti nešto što želite raditi u narednoj sedmici. Premjestite sve nepotrebne stvari na listu "Jednog dana" ili ih potpuno izbrišite.
• S vremena na vrijeme pokušajte premjestiti nešto sa liste “Jednog dana” u “Sljedeći koraci”.

5. Izvršenje

Poduzmite akciju! Ako ste pravilno organizirali svoj sistem, ovo će biti najlakši korak. Redovnim ponavljanjem prva četiri koraka bit ćete potpuno sigurni da su vam sve stvari na listi neophodne za napredak i približavanje svojim ciljevima.