Kako očistiti Google dokumente

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Zadnja izmjena: 2023-12-17 03:49

Grabuljamo beskrajne "nove mape" i rješavamo se dokumenata s nerazumljivim imenima.

Ako puno radite sa Google dokumentima ili Google dokumentima, vjerovatno ste se suočili s problemom da ima previše datoteka, a glavna stranica usluge pretvara se u pretrpani tavan. Lifehacker govori kako možete stvoriti red iz haosa.

Koristite ugrađene alate za sortiranje

Google dokumenti imaju nekoliko ugrađenih alata za sortiranje koji vam pomažu da brzo pronađete datoteke koje želite. Da biste to učinili, samo odaberite odgovarajuću opciju klikom na jedan od simbola u gornjem desnom dijelu glavnog ekrana.

1. Po formatu prikaza

Usluga vam omogućava da prilagodite željeni način prikaza datoteka: listu ili mrežu. Da biste to učinili, samo kliknite na odgovarajuću ikonu.

2. Po datumu ili naslovu

Možete jednostavno sortirati dokumente po datumu kada su pregledani, datumu promjena koje ste napravili vi ili svi korisnici, kao i po naslovu.

3. Od strane vlasnika

Google dokumenti omogućavaju da više korisnika istovremeno radi na dokumentima, zbog čega je ova usluga tako praktična. Ako ne samo da kreirate dokumente, već radite i sa strancima ili radite kolektivno, sortiranje po vlasniku (kreatoru) dokumenta će vam pomoći. Da biste ga koristili, samo kliknite na odgovarajuću stavku na glavnom ekranu i odaberite odgovarajuću opciju.

4. Gdje je moguće pristup

Za pregled svih datoteka koje su kreirali drugi korisnici i koje su vam dostupne, kliknite na ikonu mape u gornjem desnom kutu glavnog ekrana i odaberite "Dostupno".

Organizirajte se na Google disku

Svi fajlovi iz Google dokumenata (kao i tabela i slajdova) dostupni su na Google disku. Stoga je u velikoj mjeri red na disku uslov poretka u dokumentima. Evo šta možete učiniti da se nosite sa haosom.

1. Sortirajte dokumente u foldere

Možete jednostavno kreirati foldere na Google disku. Da biste to učinili, morate kliknuti na veliko dugme "Kreiraj" i odabrati stavku "Folder".

Dajte svojim datotekama i folderima jasna i određena imena. Iz naziva "New folder", "Untitled", "1" ili "lvpdlvarp" nije jasno šta je unutra. Osim toga, takve datoteke i mape će biti teže pronaći među mnogim drugim. Naslovi "Septembarski izvještaji", "Kontakti za korisnike u 15.10" ili "Članak o biotehnologiji" pomoći će vam da svoju evidenciju održite efikasnijom.

Datoteke možete prenijeti u mapu tako što ćete kliknuti desnim klikom na njih i odabrati odgovarajuću stavku.

Meni foldera se može otvoriti sa početnog ekrana Google dokumenata.

2. Koristite različite boje foldera i oznake za važne datoteke

Podrazumevano, svi folderi na Google disku su sivi, ali možete kliknuti desnim tasterom miša na njih i izabrati jednu od 24 boje iz padajućeg menija.

Također možete označiti potrebne datoteke na disku. To se radi desnim klikom miša i odabirom "Dodaj u označeno".

Označene datoteke možete pogledati direktno u "Dokumentima".

3. Izbrišite nepotrebno

Intenzivnim korištenjem Google servisa gomilaju ogromnu količinu nepotrebnih i zastarjelih dokumenata. Možete ih izbrisati i u "Dokumentima" i "Disk" desnim klikom na traženi dokument i odabirom "Izbriši".

Ako ste slučajno izbrisali dokument (Google dokumenti ne traže potvrdu radnje prilikom brisanja), možete kliknuti na iskačuće dugme "Otkaži".

A ako ste ga izbrisali, ali nakon par dana se predomislite, idite na "Otpad", kliknite desnim tasterom miša na željenu datoteku i odaberite "Vrati".

Fajlovi u korpi za smeće se čuvaju 30 dana, nakon čega se automatski brišu.

4. Koristite Filewatch da biste se riješili nepotrebnih stvari

Filewatch vam može pomoći da pronađete datoteke kojima još uvijek imate pristup sa, recimo, svog starog radnog mjesta: pokazuje vam s kojim ljudima dijelite dokumente i omogućava vam da se odvojite od njih. Usluga također može pronaći datoteke koje su postale dostupne previše korisnika (na primjer, procurile na mrežu) tako da možete promijeniti postavke za pristup njima.

Filewatch je uključen u biblioteku Google Workspace Marketplace, što znači da je certificiran od strane Googlea, tako da vaši osjetljivi podaci ne dođu u pogrešne ruke. Usluga je besplatna.

• Preuzmite iz Google biblioteke →
• Preuzmite sa Filewatch web stranice →