Kako napraviti raspored za svaki dan i nikada ga ne kršiti

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Zadnja izmjena: 2023-12-17 03:49

Vrijeme je nesumnjivo najvredniji resurs koji posjedujemo. Stoga su vještine upravljanja vremenom kritične. Ali nije dovoljno napraviti dobar raspored. Ovi savjeti će vam pomoći da ga sastavite tako da ne želite narušiti ustaljeni red.

Vaše blagostanje, produktivnost, dobro raspoloženje zavise od toga kako upravljate svojim vremenom. Iskoristite ove savjete i napravite raspored koji bi bio gotovo smrtni grijeh.

1. Morate raditi bez prekida

Ako se uglavnom bavite intelektualnim radom (na primjer, dizajner ste, inženjeri, književnici, naučnici), morate se usredotočiti na zadatak koji je pred vama i uhvatiti takozvani tok. Da biste radili dobro i produktivno, ostavite u rasporedu jasne intervale tokom kojih nećete biti ometani, ometani ili napuštati svoje radno mjesto. Koristite ove vremenske okvire samo za posao.

Optimalno vrijeme je lako izračunati prema pravilu koje je predložio Facebook menadžer David Gillis.

Vaš nedeljni raspored treba da ima najmanje šest praznina, najmanje tri i po sata dužine, predviđenih striktno za neprekidan rad.

Teško je, ali je potrebno težiti tome. U suštini, morate raditi tri i po sata svaki dan do ručka. I nađite dan kada ćete raditi tri i po sata bez prestanka i popodne.

Pregledajte svoj raspored. Ima li u tome mjesta za implementaciju ovog pravila? Ako nema mjesta, imate problem. I to hitno morate riješiti.

Šta se dešava ako se ne pridržavate ovog pravila?

• Nećete biti produktivni.
• Morat ćete završiti posao poslije radnog vremena, noću ili na njemu provesti vikende.

Očigledno nećete dugo izdržati u ovoj državi. Zato pokušajte da preuredite svoj raspored tako da odgovara pravilu. Da biste to učinili, možete:

• pomjerite sastanke tako da vam ne odvlače pažnju s posla;
• pronaći dan tokom kojeg neće biti sastanaka, sastanaka, sastanaka za planiranje;
• razgovarajte sa svojim menadžerom: sigurno je spreman da optimizuje vaš dan kako biste radili efikasnije.

Kada sastavite raspored koji striktno definiše ove vremenske blokove, tretirajte ga kao da je bakin nakit. Sveta krava. Kolekcija boca vina.

Kako biste lakše pratili novi raspored, objasnite sebi zašto vam je potreban. Postavite sebi cilj. Na primjer, recite: "Želim da završim projekat za nedelju dana."

Biće vam lako i prijatno raditi. Pronađite udobno mjesto, isključite obavještenja na telefonu, popijte kafu. Uhvatite tok i uključite se u proces.

2. Pregledajte svoj raspored sedmično

Odlučite o svojim prioritetima

Vaš raspored bi trebao imati 30-minutni okvir za ponedjeljak. Iskoristite ovo vrijeme za reviziju kalendara za sljedeću sedmicu. Odlučite koja tri glavna cilja trebate postići u sljedećih sedam dana. Koji su Vaši prioriteti?

Obavezno provjerite sve termine za ovu sedmicu. Ne bi trebalo da prekidaju blokove radnog vremena.

• Ukoliko ste pozvani da učestvujete u događaju o kojem ništa ne znate, pišite organizatoru i zatražite program događaja.
• Ako imate zakazan sastanak sa osobom, ali ovaj put nemate o čemu razgovarati, otkažite ga.
• Ako imate zakazan sastanak ili prezentaciju, zakažite i vrijeme za pripremu.
• Ako sastanak nije zakazan, ali imate nekoliko važnih pitanja za osobu ili tim, zakažite sastanak, sastanak ili barem telefonski poziv.

Aktivno planiranje nije lako. Ali zauzvrat ćete dobiti ugodan osjećaj potpune kontrole nad svojim vremenom sedam dana.

3. Zapitajte se da li je tako potrebno da budete na ovom sastanku

Sastanci, sastanci, prezentacije - sve to vam oduzima puno vremena. Obično su takvi događaji nezgodno zakazani i potpuno neefikasni. Zašto su oni uopšte potrebni?

Zašto se pojavljujemo na njima?

• Ne želimo da uznemirimo drugu osobu. Zakazao vam je termin, što znači da treba o nečemu razgovarati. Nevoljno pristajete da dođete na sastanak, žrtvujući svoje važne poslove.
• Osjećamo se uključenim u proces. Na primjer, ako se cijeli tim okupi kako bi razgovarali o projektu, osjećate da biste svakako trebali doći. U suprotnom, vaši saradnici će misliti da niste toliko posvećeni kao drugi.
• Želja da se zna. Ako se sastanak čini važnim (na primjer, na njemu će biti prisutan neko iz uprave ili se planira donošenje sudbonosne odluke), naravno da želite da budete tamo.

Zapravo, vaša efikasnost bi mogla biti veća da ostanete na radnom mjestu i ne odvojite se od procesa. Kako znate kojem sastanku trebate prisustvovati, a koji možete preskočiti? Koristite ovo pravilo.

Morate doći na sastanak ako:

a) uvjereni ste da će vaše prisustvo utjecati na ishod sastanka, b) povećaćete svoju efikasnost kroz ovaj sastanak.

Da vidite da li će vaše prisustvo uticati na ishod sastanka, zapitajte se da li ćete razgovarati o svom poslu ili želite da sedite u tišini. Možda se u sali nađe neko ko može sigurnije i bolje da izrazi vaše mišljenje.

Da vidite da li ćete nakon ovog sastanka biti efikasniji, zapitajte se da li ćete na ovom sastanku naučiti nešto novo. Ako ne naučite ništa novo, nemate nameru da postavljate pitanja, ne govorite o svom radu i, stoga, ne očekujete konstruktivnu kritiku, onda se verovatno neće povećati vaša efikasnost.

Ako ni u prvom ni u drugom slučaju ne možete sebi objasniti zašto trebate doći na ovaj sastanak, preskočite ga. Vaše vrijeme je ograničeno i morate pametno iskoristiti svaki minut.

4. Učinite svoje sastanke efektivnim

Određeni sastanci i sastanci mogu biti efikasniji i produktivniji. Provjerite ispunjava li vaš radni događaj ove kriterije i odgovorite na nekoliko pitanja.

• Postoji jasan dnevni red i svrha sastanka. Ako ne, zamolite organizatora da na kraju sastanka najavi šta tačno treba postići.
• Da li su na sastanku prisutni oni koji ne prisustvuju sastanku? Što je veći sastanak za planiranje, to više košta svakog člana tima, od vođe se traži više vještina i sposobnosti.
• Možete li podijeliti veliki sastanak na nekoliko manjih sastanaka? Tako će cijeli tim raditi tokom sastanka, iznositi svoje mišljenje, razgovarati o obavljenom poslu.
• Da li se diskusija povlači? Pratite vrijeme: Kada se promijeni tema razgovora, lako se omesti i zaboraviti koliko je minuta ostalo do kraja sastanka. Ne dozvolite sebi da tako nepromišljeno gubite svoje dragocjeno vrijeme. Podsjetite svoje kolege: "Ostalo nam je 10 minuta, a nismo se dotakli nekoliko pitanja."

5. Ostavite vremena za učenje i kreativnost

Ne moraju se hitno završiti svi važni poslovi. Ali svakako odredite vrijeme za ove aktivnosti.

Ovisno o tome koji cilj ste sebi postavili, ostavite prozor za učenje, kreativnost ili traženje inspiracije. Može biti prilično mala - samo nekoliko sati. Ali za nekoliko godina, reći ćete sebi hvala za ove srećne sate. Čak i tako mala investicija će donijeti profit u budućnosti.

Na primjer, jako volim crtati i vjerujem da se ta vještina ne može izgubiti. Dakle, u mom rasporedu su dva sata predviđena samo za crtanje. Slikam nedjeljom, što je dan sa najmanje posla u mom rasporedu. Ovo je dovoljno da se zabavite i ne zaboravite kako držati četkicu u rukama.

6. Zapamtite: potrebno je da uradite sve što ste planirali

Bez obzira volite li to raditi ili ne.

Zaista volim dupli cheeseburger, ali ga jedem mnogo rjeđe nego salate, žitarice i supe. Jednostavno zato što stalno jedenje duplih čizburgera neće biti zdravo i snažno. Ponekad je veoma teško naterati sebe da jedete pravu hranu. Ali ove slabosti treba prevazići, jer je to dobro za vaše zdravlje.

Isto važi i za vaš raspored. Radi šta voliš. Radite ono što volite ne toliko, već ono što je dobro za vas, vašu karijeru, zdravlje, razvoj. Stavke u vašem rasporedu su se pojavile s razlogom: već smo odbacili sve nepotrebno, postoji samo ono što će vam pomoći da postanete bolji.

Sada se raspored ne može kršiti.