Kako spriječiti da vas pisma preplave

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Zadnja izmjena: 2023-12-17 03:49

Postoje dvije kategorije ljudi. Neki imaju potpuni red u svemu: slova su poređana, ikone na radnoj površini raspoređene. Drugi ne mogu bez straha da otvore svoje poštansko sanduče, jer postoji čitav talas nepročitanih pisama kojih je svakim danom sve više. Međutim, sa njima se lako nositi.

Jednostavno raščlanjivanje pisama neće ispraviti situaciju ako poštanski sandučić izgleda kao prepun ormar, čija vrata otvarate zatvorenih očiju da ništa ne ispadne. Morate promijeniti svoj pristup radu s poštom. Tada možete efikasnije potrošiti vrijeme koje se obično troši na beskonačan niz novih poruka – na važnije zadatke.

Da biste se podigli, prvo postavite sebi dva pitanja:

1. Zašto primate puno mejlova?
2. Šta vas sprečava da ih brzo rastavite?

Na osnovu svojih odgovora pređite na rješavanje problema i usput koristite nekoliko korisnih savjeta.

Donosite odluke

Blokada u vašem poštanskom sandučetu može ukazivati na problem s donošenjem odluka. Mnogi ljudi jednostavno nisu voljni da preuzmu odgovornost. Pitanja na koja treba odgovoriti odlažu za kasnije kako bi sve riješili u opuštenijoj atmosferi. Ili nađu druge izgovore za sebe, samo da sada ne pošalju odgovor.

Da svaki email ne bi započinjali izvinjenjem što kasnimo sa odgovorom, što se pismo izgubilo među drugima ili upalo u neželjenu poštu (a zapravo je ostalo tihi prijekor u inboxu, strpljivo čekajući trenutak kada ćete otvoriti opet), radite na sebi: donosite odluke.

Neka vam bude pravilo da otvorite pismo, odmah uradite ono što se od vas traži i odmah napišite odgovor. I ne klikajte na krstić dok se pošta ne pošalje.

Oslobodite se viška

Lako se možete spasiti od primanja nekih pisama:

1. Otkažite pretplatu na nepotrebne e-poruke na koje dugo niste obraćali pažnju. Ovo je pitanje nekoliko sekundi i nekoliko klikova: nepročitana pisma s reklamnim materijalom više se neće gomilati u poštanskom sandučiću.
2. Onemogućite obavještenja sa društvenih mreža i raznih web servisa.
3. Preusmjerite pisma koja primate na ličnu poštu od klijenata u drugo poštansko sanduče, navodeći adresu na web stranici vaše kompanije. Drugi izlaz je kreiranje posebnog obrasca za povratne informacije.

Jednom riječju, učinite sve da pošta ne postane crna rupa koja neselektivno uvlači sve: i neophodno i nepotrebno.

Prilagodite filtere

Ako su vam potrebni bilteni da biste saznali o najboljim materijalima iz vaših omiljenih medija ili popustima u online trgovinama, možete ih ostaviti. Ali uklonite iz foldera sa živim prijemnim sandučetom koristeći filtere. Poštanska usluga će, koristeći ih, sama slati pisma u potrebne fascikle.

Osnova za filtriranje može biti adresa pošiljaoca ili, na primjer, ključne riječi sadržane u tijelu poruke. Sve zavisi od toga koja slova želite da uklonite iz glavne fascikle pošte.

Pronađite drugi upravitelj zadataka

Poštansko sanduče ne bi trebalo da zameni vašu klasičnu listu obaveza u beležnici ili vašu aplikaciju za raspored. Čim dobijete pismo, a zajedno s njim i novu torbicu, prenesite ga sa pošte na svoju listu obaveza.

Diktirajte odgovore

Ako su vam odgovori teški zbog činjenice da vam se ne sviđa proces pisanja pisama, idite drugim putem. Pokušajte koristiti funkciju diktata: tehnika će sama snimiti ono što želite da kažete. A za najmanje konzervativne ljude na vašoj listi kontakata, čak možete odgovoriti uz pomoć video zapisa priloženih uz pismo.

Otvaranje pošte prema rasporedu

Savjeti nisu relevantni za sve, jer često morate biti u kontaktu 24/7. Međutim, nekima bi ipak moglo biti korisno.

Odvojite vremenske okvire za slanje poštom tokom dana. Zatim odgovorite odjednom na sva pisma koja su stigla tokom vašeg odsustva.

Ne pretvarajte poštu u svesku

Brojevi telefona, lozinke, adrese - sve to ne treba pohranjivati u utrobu poštanskog sandučeta, već biti pri ruci: u bilježnici, na listi kontakata na pametnom telefonu, na naljepnicama zalijepljenim na radnom mjestu. Prenesite potrebne informacije iz pošte na mjesto gdje ćete ih lakše pronaći: još uvijek nije baš zgodno koristiti pretragu po slovima cijelo vrijeme.

Takođe, nemojte sebi slati pisma. Mnogi ljudi to rade tako što u poštu zapisuju informacije koje treba zapamtiti. Dodajte slike u priloge koje želite da sačuvate. Oni gomilaju pisma u pošti sa linkovima do članaka koje želite da pročitate kasnije, kada dođe vreme.

Kao rezultat toga, takvih slova ima toliko da gube svoje značenje. Nikada im se ne vraćaju, jer se kreću niz listu - i ubrzo bivaju zaboravljeni.

Koristite Tumblr ili Pinterest za pohranjivanje prekrasnih fotografija i pisanje bilješki u posebnim aplikacijama.

Pridržavajući se ovih pravila, moći ćete održavati red u svom poštanskom sandučetu i optimizirati vrijeme provedeno na radu s poštom.