Kako bolje iskoristiti GTD sistem

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Zadnja izmjena: 2023-12-17 03:49

Pisac i bloger Leo Babauta objašnjava kako nastaviti s planiranjem i riješiti se svega što vas sprečava da budete produktivni.

Zašto je potreban ovaj sistem

Getting Things Done (GTD) je dobro poznati sistem za obavljanje stvari David Allen. Kada ga koristite, apsolutno sve dolazne informacije se snimaju i dijele na liste. Cilj je završiti stvari tako što ćete potrošiti više vremena na ono što je zaista važno.

Sa GTD sistemom možete postići veliki uspjeh. Evo samo nekih od njih:

• Obavljate puno zadataka.
• Postajete sigurniji u sebe.
• Manje odlažete i manje ste ometeni.
• Oni vam više vjeruju: drugi znaju da uvijek sve dovedete do kraja.
• Češće ste pozvani na posao jer se traži solidan pristup poslu.
• Mijenjate se na bolje – shvatite šta vam je zaista važno, postajete radoznali, počinjete učiti, graditi čvrste odnose s ljudima i oslobađati se starih obrazaca percepcije koji vas ometaju.
• Zarađujete više.
• Sposobni ste stvoriti uspješan startup ili izgraditi sjajnu kompaniju.
• Možete podijeliti svoje ideje - u knjizi, blogu ili predavanju.

Ali da biste dobili sve ove prednosti, morate razumjeti kako efikasno koristiti sistem i saznati šta ga sprečava. Leo Babauta, pisac i autor popularnog bloga Zen Habits, objašnjava šta treba da uradite za ovo.

Kako efikasnije koristiti GTD sistem

Saznajte šta vas sprečava da budete produktivni

Navika odlaganja. Oklevate da pristupite zadatku zbog njegove složenosti: ili osećate da nećete moći da se nosite sa njim, ili ga uopšte niste razumeli. Ovo je odugovlačenje.

Navika ometanja. Uspeli ste da počnete, ali odmah prelazite na drugi zadatak. Sve iste sumnje i neizvjesnosti tjeraju vas da to odgodite u korist lakšeg vježbanja ili jednostavno počnete ubijati vrijeme. Ovo konstantno prebacivanje dovodi do gubitka koncentracije. Istovremeno, izgleda da ćete biti beskrajno zauzeti.

Perfekcionizam. Ne možete dugo da se bacite na posao, jer sada nije pravo vreme za to. Ili ste odložili da ga završite jer nije bilo savršeno.

Na primjer, želite pokrenuti blog, ali ne želite, jer dok ne pronađete savršenu platformu i temu za to, nemate dovoljno slobodnog vremena i još uvijek nemate listu sjajnih ideja. Ili ste napisali članak i ne objavite ga jer materijal tek treba doraditi - zapravo, jednostavno se ne usuđujete.

Životna sredina. Ljudi vam remete planove, ne radite ništa na vreme, sve komplikujete, kvarite, žalite se i nervirate. A oslanjajući se na druge ljude, ponekad je teško postići svoje ciljeve. Češće nego ne, ovo je samo izgovor za sebe.

Distractions. To su ljudi, bilo kakvi događaji, problemi. Oni ometaju vaš posao. Nešto što možete kontrolisati, nešto ne možete.

Umor. Umorni ste, gladni, iscrpljeni, zbunjeni ili vam je dosadno. Ovakvi problemi ometaju koncentraciju i obavljanje stvari.

U ovom slučaju, trebate se samo napuniti: odrijemati, prošetati, meditirati.

Ili preuzmite zadatke koji ne zahtijevaju puno energije: sortirajte svoju poštu, obavite administrativnu rutinu. Ako se umor primjećuje duže vrijeme, preispitajte svoju ishranu i san.

Strahovi, sumnje, osjećaj bespomoćnosti i sumnje u sebe. One su u središtu većine gore navedenih prepreka.

Odredite šta vam nedostaje da biste radili efikasnije

Odabrane tačke će biti rješenje za gore navedene probleme.

Sposobnost određivanja prioriteta. Možete postići uspjeh ako većinu svog vremena posvetite važnim zadacima. Kada ste zauzeti nebitnim aktivnostima ili stalno prelazite između aktivnosti, manje ste efikasni. Morate odabrati jedan važan problem i fokusirati se samo na njega.

Postepeno ćete naučiti prepoznati koji zadaci i projekti su za vas od velike vrijednosti. Da li je važnije odgovarati na poruke nego pisati članak? Šta je korisnije za vašu karijeru, sreću, zdravlje?

Sposobnost pravilnog pokretanja poslovanja. Upravo je sklonost odugovlačenju jedan od najčešćih i najbolnijih problema koji stoje na putu postizanja cilja. Stoga je najvažnija stvar u izvršavanju zadataka započeti.

Fokusirajte se na prvi, najmanji korak. Što manje. Stvorite okruženje koje olakšava početak. Na primjer, kada je sam Leo želio razviti naviku trčanja, fokusirao se samo na obuvanje patika i izlazak iz kuće.

Sprint rad. Ovaj pristup vam pomaže da se nosite s multitaskingom i ometanjima. Ova tehnika se naziva i Pomodoro. Zasniva se na podjeli posla na kratke intervale od 15-25 minuta (sprintove), tokom kojih se trebate koncentrirati na samo jedan zadatak, a da vas ništa drugo ne ometa.

Nakon toga slijedi kratka pauza, nakon čega krećete u novi sprint. Ako nikada niste koristili ovu metodu, možete organizirati nekoliko takvih radnih segmenata dnevno, a nakon tjedan dana početi postepeno povećavati njihov broj.

Upravljanje listom zadataka. Pomaže da se koncentrišete i nosite sa svim planiranim. Ali pokušajte da ne komplikujete previše. Pronađite jednostavan planer program, upišite sve što trebate učiniti u bliskoj budućnosti i svaki dan birajte na koje ćete se zadatke fokusirati danas.

Zakažite tri važna i tri manja zadatka za dan - ovaj broj se može promijeniti ovisno o dužini vašeg radnog dana, složenosti zadataka i brzini njihovog završetka.

Sposobnost prihvatanja grešaka. Perfekcionizam stoji na putu da se stvari urade. Stoga, ne brinite toliko o savršenstvu svog posla koliko o njegovom završetku. Držite se pravila "lošeg prvog nacrta" spisateljice Ann Lamotte.

Uvjerena je da je jedini način da počnete dobro pisati (i da to uopće počnete) skicirati slab i beskorisan nacrt. Nakon nekog vremena vratit ćete se na rezultat i ispolirati ga.

Rad u stanju neizvjesnosti. Često će vas proganjati strahovi i teškoće. Stoga je vrlo korisno naučiti kako raditi u stanju ove neizvjesnosti: držati se pod kontrolom, ne skrivati se od zadataka i unutarnjih iskustava i ne žaliti se.

Da biste to učinili, svaki put kada primijetite nešto ovako iza sebe, ostavite sve po strani i pokušajte osjetiti svoje stanje. Prihvati. Obratite pažnju na svoje fizičke senzacije. Uvjerite se da su nesigurnost i nelagoda u redu. Naučite cijeniti trenutke onakvima kakvi jesu.

Sposobnost sagledavanja velike slike. Jedno je biti potpuno fokusiran na jedan zadatak, a sasvim drugo moći sagledati situaciju u cjelini. Opću analizu situacije treba izvršiti ujutro i uveče, kao i nekoliko puta u toku dana - u slučaju da je potrebno prilagoditi akcioni plan.

Svi smo ponekad rasejani, prekinuti i suočeni sa nepredviđenim poteškoćama. Da biste ostali produktivni, morate naučiti promijeniti fokus kada je to potrebno.

Sposobnost da se bude odgovoran. Prije svega, to znači da ne krivite druge ljude za sve poteškoće s kojima se suočavate na putu ka ostvarenju svog cilja. Preuzmite punu odgovornost za svoj dio posla.

Budite lider – pokažite inicijativu, pratite uspjeh cijelog tima, čak i ako ste u njemu običan podređeni.

Otvorena komunikacija. Tako da svi jasno shvate svoje odgovornosti i granice, kao i posljedice nepoštovanja. Ovo će pomoći u stvaranju strukture u kojoj svi uključeni mogu raditi lakše i efikasnije. Pokušajte se prema ljudima odnositi iskreno i pozitivno, uprkos svim njihovim manama.

Sposobnost planiranja. Obilje zadataka u dnevniku ni na koji način ne doprinosi postizanju cilja. Umjesto toga, najbolje je napraviti minimalnu listu odgovarajući na jednostavna pitanja. Kako započeti dan za obavljanje važnih zadataka? Kako trčati sprinteve da vam niko ne smeta? Za šta trebate preuzeti odgovornost? Kada se isplati podići svoju poštu? U koje vrijeme trebam zakazati sastanke? Kako ćete ocijeniti svoj dan?

Odgovori će vam pomoći da isplanirate svoj dan. Nemojte težiti da bude savršeno. Analizirajući ono što se dešava, vremenom ćete pronaći najbolju opciju.

Gdje započeti poboljšanje

Napravite jednostavan plan. Uopće nije potrebno pokušavati odjednom savladati sve vještine koje nedostaju. Za početak, najbolje je da se fokusirate na prva četiri koja ćete svakodnevno vježbati:

• Određivanje prioriteta i definisanje zadataka za dan.
• Sprint rad.
• Meditacija – kada osjećate strah, nesigurnost ili nesigurnost.
• Analiza na kraju dana i revizija plana.

Zabilježite šta ćete raditi i kako. Pokažite nastali plan nekome koga poznajete i izvještavajte ga svaki dan tokom jedne sedmice. Obećajte svake sedmice da ćete podijeliti svoje uspjehe, izazove i kako ćete se pripremiti za početak novog sedmodnevnog perioda.

Svake večeri odvojite 10 minuta da pregledate kako vam je prošao dan i da li ste ispunili sve tačke u svom planu. Zapišite šta se dogodilo, šta je spriječilo, kako možete ubrzati kretanje naprijed.

S vremenom će vam sprintevi, meditacija i druge vještine postati lakši. Zatim počnite učiti nove i učinkovite pristupe dok postepeno poboljšavate svoj sistem. Glavna stvar je zapamtiti da vježbate.