Zašto GTD sistemi često otkazuju?

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Zadnja izmjena: 2023-12-17 03:49

© photo

Ako koristite ono što mislite da je najbolji GTD sistem, ali ne vidite rezultate, malo je vjerovatno da je problem u sistemu, već problem u uvjerenju da će vam savršeno strukturirana lista obaveza omogućiti da radite 10 puta više posla od vaših kolega. Nijedna metoda povećanja produktivnosti nije učinkovita za vas dok ne počnete razmišljati realno. O tome ćemo govoriti u članku.

Nemoguće je "sve" uraditi u jednom danu

Svakog dana imate puno stvari koje danas apsolutno morate uraditi. Čini se da shvaćate da je nemoguće učiniti sve odjednom, ali ipak, uz zavidnu upornost, pokušavate dokazati suprotno, što na kraju dovodi do osjećaja da se cijeli dan vrtite kao vjeverica u kotaču, ali vi nisam imao vremena da uradim bilo šta. Lako je izbjeći ovaj osjećaj – morate odrediti prioritete. Odlučite šta zaista treba učiniti danas, a šta bi moglo pričekati do sutra. Nakon što završite malu listu zadataka u jednom danu, osjetit ćete napredak, što znači da ćete sljedećeg dana s velikim entuzijazmom pristupiti poslu.

Verovatno ste već pomislili da je, zapravo, teško odrediti prioritete. Nije uvijek moguće shvatiti koji je posao danas važniji. U svom video blogu, poznati bloger Ze Frank daje ovaj savjet: napišite listu svih stvari koje treba završiti, a zatim počnite čitati listu od kraja, osluškujući svoja unutrašnja osjećanja. Ako shvatite da je ova tačka zaista važna, ostavite je; ako postoji i najmanja sumnja, nemilosrdno je precrtajte. Započnite preostale zadatke od prvog na listi.

Zapamtite da postoji 24 sata u danu, vi ste ograničeni ovim vremenom. Pošto ste previše planirali, do večeri ćete biti razočarani što opet niste imali vremena. Naprotiv, bolje je postaviti sebi cilj koji je previše jednostavan, s kojim ćete se sigurno nositi. I onda uradite neki dodatni posao. Na kraju dana ćete se osećati kao pobednik, jer ste pored potrebnih stvari uspeli da uradite još nešto.

Zaboravite multitasking i fokusirajte se na jednu stvar

Čovjeku je vrlo teško raditi više zadataka, ali ipak mnogi ljudi to vole raditi, jer se tako osjećaju aktivnije i produktivnije. Svakih pet minuta možemo prekinuti neku aktivnost da bismo odgovorili telefonom ili e-poštom. Multitasking nam uvelike odvlači pažnju i evo zašto: svaki put, prebacujući pažnju s jednog zadatka na drugi, onda ćete se bolno vraćati na prvi, prisjećajući se gdje ste stali.

U idealnom svijetu mogli bismo potpuno napustiti multitasking, ali u stvarnom svijetu i dalje se javljaju situacije kada ga je nemoguće izbjeći. U ovom slučaju vrijedi napraviti kompromis, koristeći, na primjer, tehniku "planiranja paradajza", kada se 25 minuta fokusirate isključivo na jedan zadatak, ne dopuštajući da vas ometaju.

Radite na jednom zadatku i nakon 25 minuta revidirajte listu i odaberite sljedeći koji trenutno zahtijeva vašu neposrednu pažnju. Ovo će vam omogućiti da obavljate više zadataka, ali da ostanete fokusirani na zadatak.

Mudro birajte i primijenite savjete za produktivnost

Mnogo je članaka napisanih na temu produktivnosti i efikasnosti, nove tehnike i hakovi se beskonačno pojavljuju, ali nijedan od njih vam neće pomoći osim ako ne riješite gore opisane probleme. Čak i nakon što ih riješite, morate naučiti kako pravilno i na mjestu primijeniti GTD sistem.

Kao što je već spomenuto u jednom od naših postova, ako vam je važno ono što radite, ne trebaju vam sistemi, liste i podsjetnici. Neće vam biti teško da imate na umu šta treba da uradite. Ako je problem koji rješavate globalan, vjerovatno ćete ga podijeliti na dijelove tako što ćete napisati listu obaveza, ali uradite to bez razmišljanja: "Oh, ja koristim GTD!" Čemu služe GTD sistemi i drugi savjeti za produktivnost? Kako bi na vrijeme obavili rutinske i dosadne stvari: plaćanje računa, pozivanje, prijavljivanje. To je ono što vi svom dušom sanjate da odložite za "sutra", koje nikada neće doći.

Međutim, bilo koji sistem produktivnosti ne treba primjenjivati naslijepo, potrebno je prvo razmisliti kako ga možete "naoštriti" za sebe kako biste iz njega izvukli maksimum. GTD sistemi nisu čarobni štapić koji se primjenjuje strogim pridržavanjem uputstava, oni su alat koji treba fino podesiti učenjem o sebi i načinu na koji radite kako biste se na kraju dana osjećali zadovoljno.