7 pravila poslovne komunikacije u glasnicima

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Zadnja izmjena: 2023-12-17 03:49

Kako se ponašati u razgovorima, da ne izgubite obraz pred mušterijama i ne podmetnete kolegama.

1. Nemojte koristiti messenger kao jedini kanal komunikacije

Ćaskanje je za efikasnost. Pogodno je brzo razjasniti one radne tačke koje ne mogu čekati. Međutim, ne biste trebali prevoditi svu poslovnu korespondenciju u messenger: ključne poruke se gube u njemu (a ponekad se i brišu), a ljudi koji nisu odgovorni za donošenje odluka često su uključeni u raspravu o tom pitanju. Ovo samo komplikuje komunikaciju.

2. Ne donosite ozbiljne odluke u prepisci

Unatoč širokoj upotrebi instant messengera u malim i međunarodnim kompanijama, poslovni bonton još uvijek ne klasifikuje ovaj kanal kao zvaničan. Dakle, u slučaju sporne situacije, istina će biti za onoga ko je ugovor osigurao putem mejla.

Koristite svoju radnu e-poštu za snimanje dogovora postignutih u WhatsApp-u ili Telegramu i koordiniranje daljnjih radnji.

Još jedan argument u prilog ovoj preporuci je da se dokumenti pouzdanije čuvaju u pošti, a ako je potrebno, brzo ćete pronaći informacije koje su vam potrebne. Dok možete biti isključeni iz chata, a sam messenger može biti blokiran sutra.

3. Napišite kratko i poentu

Korisnici Messenger-a ne vole dugačke poruke koje treba beskonačno listati.

Formulirajte svoje misli jasno i nedvosmisleno i pridržavajte se pravila „jedna misao, jedna poruka“. Budite lakonski, ne izražavajte se figurativno i izbjegavajte parazitske riječi. Ovo začepljuje prepisku. Umjesto da dugo opisujete nešto, pošaljite primjer – link ili sliku. Tako će vaš sagovornik odmah shvatiti o čemu se radi.

4. Pratite stil svojih postova

Radna prepiska u messengeru ne podrazumijeva takvu neformalnu komunikaciju koju si možete priuštiti sa svojom najboljom prijateljicom ili mamom. Nakon kreiranja razgovora ili dijaloga, ne biste trebali slati gomilu emotikona i koristiti riječi koje možda nisu poznate vašim sagovornicima (na primjer, ASAP ili "naprijed").

Da biste lakše prešli sa lične na poslovnu komunikaciju, distribuirajte korespondenciju preko messenger-a. Dakle, Telegram se može koristiti za poslovnu komunikaciju, a WhatsApp - za ličnu.

5. Budite oprezni sa emotikonima

Emotikoni u poslovnoj korespondenciji dugo su bili predmet žestokih debata. Ali ako govorimo o općim pravilima, ovdje je sve prilično jednostavno.

Ako ste tek upoznali osobu, a niste je lično vidjeli, nemojte joj slati emotikone: možda neće cijeniti, a vaša daljnja komunikacija neće ići na najbolji način.

Kada pišete s kolegom ili klijentom kojeg dugo poznajete i razumijete kako reagiraju na poruke, emotikoni će biti prikladni. Međutim, ovdje je ipak bolje raditi sa standardnim setom, a bolje je ostaviti naljepnice s Jegorom Letovom i karikature poznatih političara za prijatelje.

6. Ne plašite se često koristiti znak pitanja

Glavni zadatak korespondencije u messengeru je brzo dobiti odgovore na trenutna pitanja. Istovremeno, mnogi često detaljno opisuju suštinu problema, ali ne objašnjavaju šta žele dobiti od kolega ili kupca.

Postavljajte pitanja, koristite upitnike. Ovo će privući pažnju druge osobe na poruku i potaknuti je da vam odgovori što je prije moguće.

7. Provjerite T9

Automatsko ispravljanje izbjegava velike pravopisne greške, ali ponekad radi protiv vas. Ako pošaljete „proktolog“umjesto riječi „produktolog“, primaoci neće odmah razumjeti značenje. A oni koji nisu baš duhoviti biće nimalo uvređeni.

Koristite desktop verzije glasnika kad god je to moguće. Prije slanja poruke možete brzo provjeriti ima li grešaka i po potrebi ih ispraviti.