12 jednostavnih trikova za brže obavljanje stvari u Excelu

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Zadnja izmjena: 2024-01-13 00:53

Kako brzo dodati podatke, kreirati pametnu tabelu ili sačuvati nesačuvani fajl.

1. Brzo dodajte nove podatke na grafikon

Ako se na listu za iscrtani dijagram pojave novi podaci, koji treba dodati, tada možete jednostavno odabrati raspon s novim informacijama, kopirati ga (Ctrl + C) i zatim zalijepiti direktno u dijagram (Ctrl + V).

2. Flash Fill

Pretpostavimo da imate listu punih imena (Ivanov Ivan Ivanovič), koju trebate pretvoriti u skraćena imena (Ivanov I. I.). Da biste to učinili, samo trebate rukom početi pisati željeni tekst u susjednoj koloni. U drugom ili trećem redu, Excel će pokušati predvidjeti naše radnje i automatski izvršiti daljnju obradu. Sve što treba da uradite je da pritisnete taster Enter za potvrdu i sva imena će biti odmah konvertovana. Slično, možete izdvojiti imena iz e-pošte, lijepiti imena iz fragmenata i tako dalje.

3. Kopirajte bez prekida formata

Najvjerovatnije ste svjesni čarobnog markera autodovršavanja. Ovo je tanak crni križić u donjem desnom kutu ćelije, povlačenjem kojeg možete kopirati sadržaj ćelije ili formulu u nekoliko ćelija odjednom. Međutim, postoji jedna neugodna nijansa: takvo kopiranje često krši dizajn tablice, jer se ne kopira samo formula, već i format ćelije. Ovo se može izbjeći. Odmah nakon povlačenja crnog križa kliknite na pametnu oznaku - posebnu ikonu koja se pojavljuje u donjem desnom kutu kopiranog područja.

Ako odaberete opciju Ispuni bez oblikovanja, Excel će kopirati vašu formulu bez oblikovanja i neće pokvariti izgled.

4. Prikaz podataka iz Excel tabele na karti

U Excelu možete brzo prikazati svoje geopodatke na interaktivnoj mapi, kao što je prodaja po gradovima. Da biste to učinili, idite u Office Store na kartici Umetanje i odatle instalirajte dodatak Bing Maps. To se može učiniti sa stranice klikom na dugme Get It Now.

Nakon što dodate modul, možete ga odabrati sa padajuće liste Moje aplikacije na kartici Umetanje i postaviti ga na radni list. Ostaje da odaberete svoje ćelije sa podacima i kliknete na dugme Prikaži lokacije u modulu mape da vidite naše podatke na njima. Ako želite, u postavkama dodatka možete odabrati vrstu grafikona i boje za prikaz.

5. Brzi skok na traženi list

Ako je broj radnih listova u datoteci premašio 10, onda postaje teško kretati se po njima. Kliknite desnim tasterom miša na bilo koju dugmad za pomeranje kartica lista u donjem levom uglu ekrana. Prikazaće se sadržaj i možete odmah skočiti na bilo koji željeni list.

6. Pretvorite redove u stupce i obrnuto

Ako ste ikada morali ručno premještati ćelije iz redova u stupce, tada ćete cijeniti sljedeći trik:

1. Označite raspon.
2. Kopirajte ga (Ctrl + C) ili klikom na desnu tipku miša odaberite "Kopiraj" (Kopiraj).
3. Kliknite desnim tasterom miša na ćeliju u koju želite da zalijepite podatke i izaberite jednu od opcija Paste Special iz kontekstnog menija - ikonu Transpose. Starije verzije Excel-a nemaju ovu ikonu, ali problem možete riješiti korištenjem Posebnog lijepljenja (Ctrl + Alt + V) i odabirom opcije Transpose.

7. Padajuća lista u ćeliji

Ako u bilo koju ćeliju treba unijeti strogo definirane vrijednosti iz dozvoljenog skupa (na primjer, samo "da" i "ne" ili samo sa liste odjela kompanije i tako dalje), onda se to može lako organizirati pomoću padajuće liste.

1. Odaberite ćeliju (ili raspon ćelija) koja bi trebala imati takvo ograničenje.
2. Kliknite na dugme "Validacija" na kartici "Podaci" (Podaci → Potvrda).
3. U padajućoj listi "Type" (Dozvoli) odaberite opciju "List" (Lista).
4. U polju „Izvor“navedite opseg koji sadrži referentne varijante elemenata, koji će naknadno ispasti prilikom kucanja.

8. Pametni sto

Ako odaberete raspon sa podacima i na kartici "Početna" kliknete na "Formatiraj kao tabelu" (Početna → Formatiraj kao tablicu), tada će se naša lista pretvoriti u pametnu tablicu koja može učiniti mnogo korisnih stvari:

1. Automatski se proteže kada mu se dodaju novi redovi ili stupci.
2. Unesene formule će se automatski kopirati u cijelu kolonu.
3. Zaglavlje takve tabele se automatski fiksira prilikom pomeranja, a sadrži i dugmad filtera za filtriranje i sortiranje.
4. Na kartici "Dizajn" koja se pojavila u takvoj tabeli možete dodati red ukupnih vrednosti sa automatskim proračunom.

9. Sparklines

Sparklines su minijaturne karte nacrtane u ćelijama koje vizualiziraju dinamiku naših podataka. Da biste ih kreirali, kliknite na dugme Linija ili Kolone u grupi Sparklines na kartici Umetanje. U prozoru koji se otvori navedite opseg sa originalnim numeričkim podacima i ćelije u kojima želite da prikažete iskričave linije.

Nakon što kliknete na dugme "OK", Microsoft Excel će ih kreirati u navedenim ćelijama. Na kartici "Dizajn" koja se pojavi možete dodatno prilagoditi njihovu boju, tip, omogućiti prikaz minimalnih i maksimalnih vrijednosti itd.

10. Oporavi nesačuvane datoteke

Zamislite: zatvorite izvještaj s kojim ste se petljali u posljednjoj polovini dana, a u dijaloškom okviru koji se pojavi "Sačuvati promjene u fajlu?" iznenada iz nekog razloga pritisnete "Ne". Ured najavljuje vaš srceparajući vrisak, ali prekasno je: posljednjih nekoliko sati rada otišlo je u kanalizaciju.

Zapravo, postoji šansa da se situacija popravi. Ako imate Excel 2010, kliknite na "Datoteka" → "Nedavno" (Datoteka → Nedavno) i pronađite dugme "Obnovi nesačuvane radne sveske" u donjem desnom uglu ekrana.

U programu Excel 2013, putanja je malo drugačija: Fajl → Detalji → Kontrola verzija → Datoteka – Svojstva – Oporavak nesačuvanih radnih knjiga.

U narednim verzijama Excela otvorite Datoteka → Informacije → Upravljanje radnom sveskom.

Otvara se posebna mapa iz utrobe Microsoft Officea u koju se u takvom slučaju spremaju privremene kopije svih kreiranih ili izmijenjenih, a nesačuvanih knjiga.

11. Poređenje dva raspona za razlike i slučajnosti

Ponekad kada radite u Excelu, trebate uporediti dvije liste i brzo pronaći stavke koje su iste ili različite na njima. Evo najbržeg i najintuitivnijeg načina da to učinite:

1. Odaberite obje upoređene kolone (držite pritisnutu tipku Ctrl).
2. Odaberite karticu Početna → Uvjetno oblikovanje → Istaknite ćelijska pravila → Duplicirane vrijednosti.
3. Odaberite jedinstvenu opciju sa padajuće liste.

12. Izbor (prilagođavanje) rezultata proračuna za tražene vrijednosti

Jeste li ikada podesili ulazne vrijednosti u vašem Excel proračunu da biste dobili željeni rezultat? U takvim trenucima osjećate se kao iskusan artiljerac: samo nekoliko desetina iteracija "podstreka - preleti" - i evo ga, dugo očekivani pogodak!

Microsoft Excel to može učiniti umjesto vas, brže i preciznije. Da biste to učinili, kliknite na dugme "Šta ako" na kartici "Podaci" i odaberite naredbu "Odabir parametara" (Ubaci → Analiza šta ako → Potraga za ciljem). U prozoru koji se pojavi navedite ćeliju u kojoj želite odabrati željenu vrijednost, željeni rezultat i ćeliju za unos koju treba promijeniti. Nakon klika na "OK" Excel će izvršiti do 100 "pucanja" kako bi pronašao traženi zbroj sa tačnošću od 0,001.