Kako organizirati radni prostor i kancelarijsko vrijeme

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Zadnja izmjena: 2023-12-17 03:49

Sav posao u kancelariji počinje sa sopstvenim radnim prostorom, ali ljudi često ne obraćaju dovoljno pažnje na ovaj trenutak. Radni prostor nije samo namještaj i kompjuter, već i planiranje, radni tok, dodatni alati. Ovaj članak sadrži jednostavne savjete kako pravilno organizirati svoje radno mjesto.

Sve počinje sa radnog mesta.

D. Carnegie

Rad počinje sa radnim mestom i njegovom organizacijom. Postoje, naravno, izuzeci u vidu kreativnih i jedinstvenih ličnosti kojima ovo pitanje nije toliko važno. Ali čak i oni imaju svoj sistem kreativnog poremećaja, čak i ako to ne priznaju. Većina ljudi radi za običnim stolovima u običnim uredskim prostorima, a njima su namijenjeni sljedeći savjeti.

Desktop

Pravo radno okruženje podešava um u pravom ritmu. Ne držite svoju kuću u neredu i znate tačno gde i šta je. Tako je i na radnom mjestu: sve treba biti na svom mjestu, i ništa suvišno što bi moglo odvratiti pažnju od glavnih zadataka.

Kako sve počinje kada tek dođete na posao? Sa radne površine. A na kompjuteru su obično hrpe papira, razbacane kancelarijske potrepštine, šolje, neki beskorisni suvenir i prašina. I kakvo će unutrašnje stanje stajati iza takvog radnog mjesta? Nesastavljen. Vi, naravno, nećete tako misliti, ali podsvijest je već sve odlučila. Kakva god stvarnost postoji, takvi ste i vi. I svijest je pokupila ovu misao, i tvoje raspoloženje je nestalo.

Neka vaš sto bude uredan u svakom trenutku. Započnite dan brisanjem prašine, prilagodite osvjetljenje, napišite korisne informacije na naljepnicama, operite šoljicu za kafu, ispunite svoj kalendar - pokrenite se. Ove jednostavne radnje će dati energiju za rad koji slijedi.

Idealno radno mjesto je alat za posao, udobna rasvjeta, osnovni materijal za pisanje i jednostavan namještaj za radnika.

Kako raditi: stojeći ili sjedeći? Ti odluci. Mislim da je bolje sjediti, ali svakako treba praviti pauze: prošetati, malo se zagrijati, udahnuti svježeg zraka, penjati se 2-3 sprata uz stepenice. Moj raspored rada: 45 minuta - zadatak bez prekida, 15 minuta pauze, zatim 1 sat neprekidnog rada i 15 minuta odmora. Ovako je strukturiran radni dan.

Ne zaboravite na vlastiti ormarić ili arhivu, jer svaki zaposlenik uvijek ima svoj lični dosije ili papirnu arhivu. U ormarić možete pohraniti i lične stvari koje ne biste željeli pokazati. Svaka polica i ormar treba da ispunjavaju svoju funkciju i da se ne ukrštaju sa drugim elementima. To će učiniti praktičnijim rad s dokumentima i raznim dodacima.

Elektronsko upravljanje dokumentima

Napravite rezervne kopije svog posla, dokumenata, projekata, servisnih informacija pohranjenih na vašem radnom računaru i pošaljite ih na server kompanije ili skladište u oblaku.

Koliko ljudi troše energije i živaca zbog izgubljenih informacija! Računar se srušio, zaglavio, neko je slučajno obrisao važne podatke. Ne ponavljajte njihovu grešku i pravite rezervne kopije. Ne dozvolite da okolnosti kontrolišu vas i vaš rad.

Nemojte instalirati nepotrebne aplikacije, većina potrebnih operacija se obavlja u standardnim softverskim paketima. Ako tečno poznajete određeni alat za rad, zamolite menadžment ili IT odjel da ga instaliraju, opravdavajući svoj efikasan rad u njemu.

Još jedan jednostavan savjet: pokušajte se držati jedne stvari u svom elektronskom prostoru. Ako vam se sviđaju usluge Yandexa, odaberite ih, ako Googleove usluge - radite s njima. Znaćete sve prednosti i slabosti alata, a takođe ćete moći brzo da postavite svoj sistem na novo mesto. Trka za svježim programima nije uvijek opravdana.

Na radnoj stanici kreirajte svoju ličnu jednostavnu elektronsku hijerarhiju. Trebali biste brzo pronaći bilo koji od vaših starih dokumenata. Ovo je posebno važno kada se od vas traži da hitno nešto riješite, a zaboravili ste gdje su ti podaci pohranjeni.

Skenirajte sve najvažnije dokumente. Mnogo radnih sukoba između odjela je nastalo zbog izgubljenog važnog papira.

Planiranje

Jeste li primijetili da se posao ponekad pretvori u nered: gomila zadataka, razgovora, sastanaka, provjeravanja papira. I vrtite se u ovome beskonačno. Čini se da radite, ali teško je to nazvati radom. Iza svega toga se ne vidi opšta slika onoga što se dešava, a to je jedan od problema savremene produktivnosti: akcije postoje, rezultati takođe postoje, ali nisu baš uočljivi u rutini.

Da biste to izbjegli, potrebno je sastaviti plan zadataka i aktivnosti za dan, sedmicu, pa čak i za mjesec dana.

Većina koristi sveske ili dnevnike. Da, to je dobro, ali papir je „memorija slučajnog pristupa“, pohranjuje svu fluidnost, a glavne informacije se gube u obilju stranica. Sveska ili dnevnik je već arhaičan način planiranja. U dnevniku ne vidite cjelokupnu sliku događaja, ne shvatite kada je bolje raditi jedno, a kada drugo, a možete i propustiti neki važan događaj. Ne postoji način da se izvuku potrebni podaci i izvrši sveobuhvatna analiza. Zamislite koliko stranica morate prelistati da biste prikupili potrebne informacije.

Sada postoji mnogo aplikacija i online servisa za organizaciju vašeg radnog vremena. Vjerujte mi, to bi trebalo učiniti ako želite produktivno raditi bez obzira na situaciju i raspoloženje. Današnja lista obaveza odnosi se na efikasno upravljanje zadacima i vremenom.

Koristim sistem planiranja konteksta u Outlook okruženju Gleba Arhangelskog. Ono što mi se sviđa kod njega: jednostavnost i efikasnost alata, dobro poznata aplikacija, kombinacija kalendara, zadataka i pošte u jednom informacionom prostoru, integracija sa kancelarijskim aplikacijama. Svaki zaposlenik se može obučiti za ovaj sistem planiranja za kratko vrijeme.

Evo nekoliko savjeta za organiziranje radnog vremena:

• Planirajte fleksibilno, u kontekstu, a ne strogo u vremenu.
• Naučite da razumete šta je važno, a šta nije.
• Lako se rastanite od beznačajnih stvari.
• Cijenite kvalitet provedenog vremena, a ne samo vrijeme.
• Recite ne sebi i drugim ljudima kada je to potrebno.
• Započnite dan izazovnim i neugodnim zadacima.
• Prilikom planiranja zadataka i projekata na poslu postavite rokove za njih.

Snažan psihološki trik je precrtati obavljen zadatak ili staviti kvačicu ispred njega. To će vam dati dodatnu unutrašnju energiju za postizanje sjajnih rezultata. Vidjet ćete da sve nije uzalud.

Rad sa poštom

Kako organizovati rad sa poštom?

Prvo, trebate podesiti vrijeme rada s njim kako biste smanjili broj prekida. Najbolje je to raditi ujutro, kada se zadaci počnu formirati, i poslijepodne, kada treba provjeriti kako stvari stoje.

Drugo, ne treba odmah odgovarati na dvosmislena pisma. Treba razmisliti o svemu: žalbi, konstrukciji odgovora, dodatnim informacijama. Pokušajte da subjektivnost bude što niža. Zaboravite na brze odgovore, kao što su svi radili na društvenim mrežama.

Treće, nemojte preopteretiti tekst pisma informacijama koje su razumljive samo samom pošiljaocu. Pokušajte odgovoriti kratko i jezgrovito, vagajući svaku riječ. U našem digitalnom dobu, ovo je veoma važno: niko nije zainteresovan da se probija kroz jedinstvene zaključke.

I na kraju, ne zaboravite na mrežni bonton: obraćanje primaocu, stil pisanja, informacije o slučaju, kontakt informacije. Naučite kako napisati pismo, analizirati ono što ste napisali i kako se prijaviti.

Dodatni alat

Još jedna stvar koja pomaže da vaš rad bude efikasniji je bela tabla. Neizostavan alat, posebno kada odjel razmišlja ili rješava ozbiljan problem sa srednjim fazama.

U mojoj profesionalnoj karijeri, tabla je bila neizostavan atribut radnog okruženja. Takođe je korisno u smislu uštede papira. Nećete vjerovati koliko je listova potrošeno na objašnjavanje vaših ideja i rješenja.

Zahvaljujući vizuelnom razmišljanju (svako ga ima), ljudi mogu zajedno crtati na tabli, objasniti svoje misli i predložiti najbolja rješenja za problem. Svako može sve da vidi i razume.

Dodao bih da mi muzika pomaže u radu. Pozitivno utiče na moju produktivnost, posebno kada moram da radim sa zadacima koji se ponavljaju na računaru ili sastavljam veliki paket dokumenata. Generalno, dobro je započeti jutro uz pozitivnu muziku. Ali ne bi trebalo da ga uključujete za sve, zapamtite: ne radite sami, nekome će muzika samo smetati.