Zašto je kontrolna lista neophodna za vas na poslu

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Zadnja izmjena: 2023-12-17 03:49

Kontrolna lista izgleda kao veoma staromodan način da organizujete svoj radni tok, jer postoji toliko mnogo modernih tehnika. Ali spremni smo da vas uvjerimo, koristeći jedan naučni eksperiment, mišljenje doktora nauka i iskustvo vokala grupe Van Halen kao argumente.

U savremenom svijetu nam je omogućen pristup informacijama bez presedana. Možemo mnogo naučiti jednostavnim pitanjem tačnog pojma za pretraživanje ili otvaranjem online enciklopedija. Ipak, sa ovim naletom informacija, imamo i dosta poteškoća.

Sada znamo više nego ikada prije, ali postoji problem s pretvaranjem teorije u praksu, dajući joj vrijednost i korisnost.

Na mnogo načina, doba informacija učinilo nas je daleko manje praktičnim i mudrima. Dajte nam do znanja mnogo, ali lako gubimo koncentraciju, odvlačimo pažnju od glavnog, dopuštamo da se pažnja rasprši. Štoviše, lako gubimo iz vida osnove, bitne pozadinske informacije i griješimo s osjećajem vlastite kompetencije.

Prema riječima hirurga i istraživača javnog zdravlja Atula Gawandea, doktora medicine, ljudi bi trebali maksimalno iskoristiti svoje znanje.

Atul Gawande američki hirurg, novinar, pisac

Možemo oprostiti neuspjehe zbog neznanja. Ako osoba nije znala šta da radi u datoj situaciji, drago nam je što je uložila sve napore da problem riješi. Ali ako je znao kako dalje, ali nije primijenio ovu informaciju na pravi način, teško je ne naljutiti se.

Greške napravljene zbog čvrstog uvjerenja da “ja najbolje znam šta da radim” često su najbolnije. Niste dali sve od sebe i niste uspjeli, već ste namjerno slijedili vodstvo pretjeranog samopouzdanja i niste uspjeli. Atul Gawande smatra da je to slično tome kako jednostavna greška iskusnog hirurga dovodi do smrti pacijenta.

Kako se nosimo s ovim oceanom informacija? Kako najbolje iskoristiti znanje i ostaviti mjesta za čuda? Prema dr. Gawandeu, pomoću kontrolne liste možete osjetiti vlastitu moć i kompetenciju.

Dr. Gawande je pažljivo proučavao uticaj kontrolnih lista na hirurge, odnosno na broj slučajeva infekcije pacijenata tokom operacije. Uprkos činjenici da su u eksperimentu učestvovali ugledni i kompetentni hirurzi, svi su, na ovaj ili onaj način, bili u opasnosti da naprave grešku tokom operacije.

Kontrolna lista predstavljena hirurzima bila je kratka i jednostavna. pisalo je:

• Operite ruke sapunom i vodom.
• Obrišite kožu pacijenta antiseptikom.
• Stavite sterilne zavoje na tijelo pacijenta.
• Stavite šešir, masku, sterilnu haljinu i rukavice.

Studenti medicine ove korake uče napamet, očigledni su, jednostavni i neophodni. Ali osoba nije mašina i može zaboraviti na jednu od radnji. Preskakanje jednog koraka može dovesti do infekcije, što znači dodatno liječenje, finansijske troškove i, u najgorem slučaju, smrt pacijenta.

Začudo, čim se ova kontrolna lista pojavila pred očima doktora, počeli su da prave manje grešaka. Broj zaraženih smanjen je za 66%. Uštedio je mnogo novca, ali što je još važnije, spasio je više od hiljadu života.

Naravno, kontrolna lista kao način za strukturiranje misli, pojednostavljenje akcija i pamćenje potrebnih informacija korisna je ne samo za liječnike, već i za svakoga od nas.

Možda će vam biti uvredljivo napisati kontrolnu listu kako ništa ne biste zaboravili. Na kraju krajeva, dovoljno ste pametni i možete se osloniti na vlastito pamćenje. Ali glavni cilj kontrolne liste je disciplina koja će vam pomoći da slijedite zacrtani put i izbjegnete greške.

Zašto praviti kontrolnu listu

1. Kontrolna lista vam pomaže da ne zaboravite osnovne i jednostavne informacije. Dr. Gawande vjeruje da kontrolna lista stvara neku vrstu "kognitivne mreže" koja nas štiti od vlastitih nedostataka - granica pamćenja i pažnje. Kontrolna lista osigurava da ne zaboravite na uobičajene istine u trenutku kada se približi umor ili lijenost.
2. Kontrolna lista oslobađa vaš um, dajući mu priliku da radi na zaista teškim zadacima. Kada prestanete da brinete o jednostavnim i trivijalnim stvarima, dobijate priliku da se fokusirate na teške odluke. Ovo posebno dobro funkcionira u slučajevima kada se stalno pojavljuju neočekivane ili neplanirane situacije i prilično je teško kontrolirati se.
3. Kontrolna lista pomaže da budete disciplinovani. Ovo je važno kada su u pitanju rutinski zadaci. Kada se naviknemo da radimo nešto iz dana u dan, lako gubimo entuzijazam i pažnju, pravimo greške i pogrešne procene. Ako se osjećate previše udobno na svom radnom mjestu, opustite se i vaša pažnja je rasejana, kontrolna lista će vam pomoći da ostanete budni svakog minuta.
4. Kontrolna lista štedi vrijeme. Ne morate više razmišljati o svakom svom koraku: već ste sve opisali na komadu papira. Ako odluku treba donijeti sada, vrijeme je najvredniji resurs. Kontrolna lista će vam pomoći da osvojite dragocjene sekunde.

Da, kontrolna lista nije najoriginalniji način kontrole toka posla. Ali u isto vrijeme, ovaj jednostavan alat se ispostavilo da je nevjerovatno vrijedan za one koji žele smanjiti greške i poboljšati kvalitetu svog rada.

Kako napraviti efikasnu kontrolnu listu

Postoje dobre i loše kontrolne liste. Kako onda kreirati kontrolnu listu koja će vam pomoći da počnete?

1. Fokusirajte se samo na jednostavne stvari. Svrha dobre kontrolne liste je da prenese potrebne informacije. Nema detalja. Kontrolna lista nije vodič, nije obilazak vašeg toka posla. Ovo je dijagram koji vam pomaže da zapamtite najvažnije stvari. Dobra kontrolna lista treba da ima pet do deset tačaka.
2. Kontrolna lista treba da bude jednostavna i praktična. Koristite jasne riječi koje tačno opisuju zadatak. Ako vam treba dodatno vrijeme da zapamtite tačno šta svaka stavka znači, vaša kontrolna lista je loša.
3. Odlučite kada ćete pauzirati. Kada ćete koristiti svoju kontrolnu listu? Kada ćete preći na sljedeću stavku? Kako provjeriti da li je stavka završena? Odaberite vrijeme kada prelazite preko kontrolne liste i uvjerite se da je sve urađeno i da možete prijeći na sljedeći zadatak.
4. Definirajte vrstu vaše kontrolne liste. Na primjer, ako je ovo recept, onda ćete pročitati svaki korak i slijediti upute. Ovo je tip read-do. A ako vaša kontrolna lista sadrži radne zadatke za danas i sa nje jednostavno precrtate obavljene zadatke, onda je ovo tip "urađeno - potvrđeno". Ovaj korak će vam pomoći da pojednostavite svoj rad s kontrolnom listom i bolje se kontrolirate.
5. Budite spremni da revidirate i ažurirate svoju kontrolnu listu. Slobodno ga revidirajte i napravite nove zadatke ili izmjene. Morate eksperimentirati kako bi vaša kontrolna lista bila zaista efikasna.

Poslednji korak je posebno važan. Vaša kontrolna lista nije postavljena u kamenu; ona je prijemčiva za promjenjive okolnosti.

Nema smeđih M&M-ova

David Lee Roth, pjevač grupe Van Halen, ima čudnu naviku. Rocker rider izgleda adekvatno: navodi tehničke zahtjeve za opremu. Ali jedna od tačaka redovno šokira zaposlene u koncertnim dvoranama, stadionima i muzičkim klubovima: negdje na sredini liste je M&M's činija, u kojoj ne bi trebalo da bude ni jedan smeđi slatkiš.

Ovi jahači se ponašaju kao kontrolne liste: zaposleni se kreću od tačke do tačke, ispunjavajući zahteve muzičara. Kada David Lee Roth prihvati posao, prvenstveno ga zanima činija slatkiša. Možete li pogoditi zašto?

Dok traži da se uklone svi smeđi M&M-ovi zvuči ludo, David Lee Roth to može objasniti. Ako osoblje stadiona ostavi smeđe bombone u posudi, to znači da ne obraćaju pažnju na vozača. Kad David naiđe na takvu dražeju, ide da provjeri sve ostalo: da li su instrumenti dobro povezani, da li je oprema ispravno postavljena, da li su uzeti u obzir njegovi zahtjevi za prostorom i opremom. A ako nema smeđih bombona i ako su radnici na gradilištu ispoštovali i tako čudnu želju, muzičar može biti siguran: sve ostalo je takođe urađeno.