50 zlatnih savjeta za poboljšanje produktivnosti

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Zadnja izmjena: 2023-12-17 03:49

Naučite da upravljate svojim vremenom, radite efikasno i pravilno se odmarajte.

Planiranje

1. Pravilno postavite ciljeve

Da biste postigli cilj, prvo ga morate ispravno formulirati. Koristite SMART sistem: ciljevi trebaju biti konkretni i mjerljivi, realni i ostvarivi, značajni za vas i imati jasne rokove.

2. Fokusirajte se na proces

Postavite ciljeve na osnovu procesa, a ne rezultata. “Postati plesač” je neuspješna postavka zadatka. Teško mu je prići, jer nije jasno odakle početi. Postavite sebi cilj da se “prijavite za ples i idete na časove tri puta sedmično”, to će biti efikasnije. Barem ćete shvatiti da li ste spremni da provedete godine trenirajući zarad svojih snova ili ne.

3. Koristite GTD tehniku

GTD (Getting Things Done) je sistem za produktivan rad poslovnog trenera Davida Allena. Njegov glavni cilj je završiti sve dostupne slučajeve i istovremeno rasteretiti mozak od beskonačnog planiranja. Suština tehnike je zapisati apsolutno sve zadatke koristeći različite liste i stalno ih ažurirati. Tako vam ni najmanji i naizgled nevažni zadaci neće zalutati glavom i odvratiti vas od posla. A napredak njihove implementacije uvijek će vam biti pred očima.

4. Shvatite razliku između zauzetosti i efikasnosti

Možda ste stalno zauzeti, ali to ne znači da ste produktivni. Razmislite koliko su vaše akcije korisne, kako se odnose na vaš posao i da li u vašem planu postoje zadaci koji vas ne približavaju cilju. Ako postoje, isključite ih.

5. Koristite kalendare umjesto lista obaveza

Planiranje stvari tačno u kalendaru pomoći će vam da razlikujete namjeru da nešto učinite od obaveze da započnete određeni zadatak u određenom trenutku. Olakšava distribuciju stvari za nedelju i mesec i brzo pronalaženje slobodnog vremena da promenite nešto u svom rasporedu.

6. Zaboravite na multitasking

Možete raditi nekoliko stvari u isto vrijeme, ali je malo vjerovatno da ćete postići dobre rezultate. Brojne studije su dokazale da multitasking smanjuje radnu efikasnost. Dobijate samo osjećaj zadovoljstva, koji ne traje dugo i zamjenjuje ga sagorijevanje. Steknite naviku da zadatke obavljate uzastopno i vaša efikasnost će se samo povećati.

7. Odredite prioritete

Matrica 34. predsjednika Sjedinjenih Država, Dwighta D. Eisenhowera, pomoći će da se zadaci pravilno rasporede prema prioritetu. Sve zadatke samo treba podijeliti u četiri grupe:

1. Važno i hitno.
2. Važno i nije hitno.
3. Nebitno i hitno.
4. Nevažno i nehitno.

Tako ćete vidjeti čime se odmah treba pozabaviti, šta prenijeti drugima, a šta uopšte nije potrebno.

8. Smanjite listu važnih obaveza na tri

Ne pokušavajte da svoj dnevni raspored ispunite samo teškim zadacima – nije daleko od iscrpljenosti ili profesionalnog sagorijevanja. A o bilo kakvoj produktivnosti ne treba ni govoriti. Preuzmite najviše tri osnovna zadatka dnevno, naizmjenično s jednostavnim i nađite vremena za odmor.

9. Odredite sebi rokove

Ako ste navikli da važne stvari odlažete za kasnije, a onda sve radite na brzinu, smislite svoje lične rokove. Na primjer, vaš šef traži od vas da podnesete dva velika izvještaja u petak - postavite jedan od njih sami do srijede.

10. Provedite sat vremena dnevno na stvari koje nisu hitne

Uglaviti se u rutinu svakodnevnih hitnih zadataka i beskonačno odlagati druge važne i nehitne zadatke je vrlo lako. Ali nikada se ne možeš tako spustiti do njih. Ne očekujte da ćete jednog dana imati više slobodnog dana. Ako želite da završite čitanje knjige, odvojite vrijeme za nju svaki dan. Ako sanjate da postanete poznati umjetnik, vježbajte crtanje svakodnevno.

Motivacija

11. Ne plašite se da pogrešite

Strah od nečega ne tako često čini da stojite mirno i ne radite ništa. Naučite da percipirate greške kao podsticaj za razvoj. Kada ne uspijete, razmislite zašto niste uspjeli i zatvorite jaz u svom znanju i vještinama. Vremenom ćete čak postati zahvalni na svojim greškama.

12. Tražite da vas kritikuju

Ne osuđujte sebe strogo – pozovite nekoga da objektivno ocijeni vaš rad. Pitajte svog šefa za povratnu informaciju. Za iskrenu želju da uvidite svoje greške i poboljšate performanse, nećete biti zamjereni. Pa, pohvale će vam pomoći da se inspirišete i da nastavite dalje.

13. Napumpajte svoje vještine

Nemoguće je dugo ostati produktivan bez stalnog učenja i samoobrazovanja. Prije ili kasnije, dosadiće vam ili ćete doći do plafona u svojoj profesiji. Stoga nastojte stalno učiti nove stvari: preuzimajte neobične zadatke i ne odustajte od zanimljivih projekata.

14. Izbjegavajte kukavice, pesimiste i uzbunjivače

Ljudi imaju tendenciju da postanu ovisni o emocijama drugih. Ako neko u vašem okruženju stalno ponavlja kako je sve loše, jednog dana će vas preplaviti depresija. Panika kolege, čiji rokovi gore svake sedmice, sigurno će se proširiti na vas. Stoga, otiđite, prestanite komunicirati i prekinuti vezu - ne dozvolite da vam se pokvari raspoloženje.

15. Okružite se pametnim ljudima

Društveni krug utiče na naš razvoj. Okružite se mentorima i samo zanimljivim ljudima - neka vas stalno motiviraju i inspirišu, tjerajući vas da težite njihovom nivou. Idite na specijalizovane seminare, konferencije, pridružite se profesionalnim zajednicama i steknite nova poznanstva.

16. Ne slijedite tuđe uspjehe

Prevelika opsjednutost postignućima drugih nas samo ometa. Prestanite da budete ljubomorni na prijateljicu koja je otvorila svoj biznis ili drugaricu iz razreda koja uspešno zarađuje na svom hobiju. Isključite se od špijuniranja života drugih i nastavite s postizanjem svog cilja.

17. Potražite pomoć

Ne očekujte da ćete sami obaviti veliki posao. Ako vam treba pomoć, tražite je. Preuzeti težak zadatak i izvući ga sami nije razlog za ponos, već za glupost. Shvatite da radite za rezultat, a zarad njega nemojte zanemariti iskustva i savjete drugih.

18. Kreirajte vlastitu metodu produktivnosti

Nemojte slijepo slijediti sve tehnike upravljanja vremenom, savjete za opuštanje i savjete za uštedu vremena. Analizirajte šta vam zaista pomaže i odbacite ono što vam ne pomaže. Vaš cilj je da budete efikasni, a ne da oborite rekord za najčešće korištene alate za produktivnost.

Koncentracija

19. Oslobodite svoj mozak od svakodnevnih problema

Sastavite kapsulu garderobu kako ne biste razmišljali šta ćete ujutro obući u kancelariju. Postavite raspored za čišćenje i kućne poslove. Idite u kupovinu namirnica vikendom i napravite meni za sedmicu. Kada su svi kućni poslovi rešeni i isplanirani, fokusirani ste na posao.

20. Pronađite svoju vršnu aktivnost

Neko savjetuje da na početku radnog dana radite složene zadatke, a male zadatke ostavite za večer. Ali ova metoda nije prikladna za sove ili one koji trebaju ubrzati. Stoga odredite periode u kojima možete raditi najefikasnije i za to vrijeme zakažite dugotrajne zadatke. Da biste ih prepoznali, dovoljno je zabilježiti nivo vaše koncentracije tokom dana nekoliko sedmica. Ili koristite namjenski kalkulator produktivnosti.

21. Ne odlažite stvari koje vas čine nervoznim

Bilo da ste zabrinuti zbog važnog poziva ili se plašite da nešto razjasnite sa šefom - nemojte odlagati. Riješite zastrašujuće zadatke odmah, čak i ako vas pomisao na njih brine. Jer upravo te misli odvlače pažnju od posla i smanjuju koncentraciju. Što brže to uradite, brže ćete se smiriti.

22. Vodite beleške rukom

Zanimljive ideje koje slučajno posete glavu imaju tendenciju da se odmah zaborave. Ponekad se izgubimo u mislima dok otvaramo aplikaciju za snimanje na svom pametnom telefonu. A ponekad nas ometa nešto drugo: poruke, vijesti i društvene mreže. Stoga, zapišite to na papir - rukom pisane bilješke će vam također pomoći da bolje zapamtite informacije. Kupite malu, grubu knjigu za crtanje na koju možete brzo zapisati nekoliko riječi, ili blok naljepnica i držati ih pri ruci.

23. Postavite podsjetnike

Potreba da se nešto uradi u određeno vrijeme stvara unutrašnju anksioznost koja odvlači pažnju od glavnog posla. Štaviše, podsvjesni strah od zaborava na neki posao možda se i ne osjeća. Stoga postavite zvučne podsjetnike na stvari vezane za određeno vrijeme. Ovo će vas osloboditi stalnih pogleda na sat i nepotrebne nervoze.

24. Održavajte svoje radno mjesto urednim

Svaki dan, kada završite posao, posložite stvari na stolu: sortirajte bilješke, rasporedite dokumente, operite šolju. Inače, radna površina na računaru se takođe računa. Zatvorite sve nepotrebne kartice, izbrišite privremene datoteke.

25. Pazite na rasvjetu

Naučnici su dokazali da osvetljenje ima dubok uticaj na našu produktivnost. Osvetljenje u kancelariji treba da bude što bliže prirodnom dnevnom svetlu, ne toplo ili previše hladno. Optimalna vrijednost je 4.500-5.000 K. Na kraju radnog dana možete preći na toplo svjetlo da se opustite i pripremite za odmor.

Izvršavanje zadataka

26. Trčite sprintove

Vjerovatno ste čuli za Pomodoro tehniku - organiziranje rada u segmentima od 25 minuta sa pauzama od 5 minuta. Ovaj vremenski okvir vam možda ne odgovara, ali glavna stvar je u njegovoj suštini. Odredite sebi kratke periode pune koncentracije - od 20 minuta do sat vremena - kada vam ništa neće smetati, i pravite pauze između.

Koristite aplikacije:

27. Nemojte žuriti da izvršavate nove zadatke

Ne ostavljajte posao nedovršen zbog iznenadnog zadatka ili nečijeg zahtjeva. Naravno, važno je odrediti prioritete: ako je novi zadatak važniji i treba ga obaviti što je prije moguće, odvratite pažnju i žrtvujte tekuće poslove. Ako ne, odgodite. Čak i ako vas mnogo pitaju.

28. Vizualizirajte

Vizualizacija će vam pomoći da uštedite vrijeme, bolje zapamtite informacije, shvatite novu temu i donesete informiranu odluku. Koristite različite tehnike: označite zadatke po kategorijama, nacrtajte grafikone, tabele i mape uma.

29. Ostavite zadatke nedovršenim

Uzmite si vremena da dovršite velike i složene zadatke odjednom. Oslonite se na Zeigarnikov efekat. Njegova suština je da mozak bolje pamti nedovršene radnje i podsvjesno nastavlja razmišljati o njima. Ako se plašite teškog zadatka, započnite ga i odložite - dok radite druge stvari, mnoge zanimljive ideje vam mogu pasti na pamet.

30. Počnite s malim

Ako ne možete započeti zadatak, odvojite za njega samo 10 minuta. Velike su šanse da ćete se uključiti i nastaviti raditi. Pa, ako ne, onda barem počni. I u isto vrijeme provjerite na sebi efikasnost prethodne tačke.

Uštedjeti vrijeme

31. Saznajte gdje provodite vrijeme

Probajte eksperiment: pokušajte da zapišete apsolutno sve za jednu sedmicu, čak i najmanje slučajeve i količinu vremena utrošenog na svaki od njih. Na kraju, analizirajte rezultirajuću listu.

32. Odbijte pozive

Pokušajte manje razgovarati telefonom. Za upućivanje poziva potrebno je više vremena od pisanja i čitanja poruke. Štaviše, ne pada svima na pamet upozoriti na njega, što znači da možete iznenada i u pogrešno vrijeme biti ometeni s posla. Ako i dalje trebate obaviti važan poziv, zakažite ga i dodajte na svoju listu obaveza kako biste mogli jasno rasporediti vrijeme za druge zadatke.

33. Onemogućite upozorenja

Isključite obavještenja za aplikacije, glasnike, društvene mreže i poštu. Ne oduzimaju puno vremena, ali su veoma ometajuće i mogu vas odvući na putovanje internetom. Ako se ne možete riješiti iskušenja da provjerite svoje poruke, ostavite obavještenja o njima samo od važnih kontakata.

34. Provjerite svoju e-poštu poslijepodne

Eliminišite jutarnju provjeru e-pošte kako vas ne bi ometali već zakazani poslovi i ne bi se prilagodili tuđoj dnevnoj rutini. Ako ste navikli da odmah odgovarate i ne možete odoljeti slanju poruka, razgovor se može povući cijeli dan. Ne držite karticu pretraživača otvorenom, već koristite šablone za brzo odgovaranje na poruke.

35. Očistite inbox

Nastojte osigurati da među nepročitanim porukama ostanu samo važne. Odmah izbrišite nepotrebnu neželjenu poštu i kreirajte posebno poštansko sanduče za ličnu poštu i zanimljive pretplate. Tako da ne morate dugo pregledavati poštu i pretraživati sva pisma koja su zaista potrebna.

36. Naučite kucati dodirom

Kada radite za računarom, kucanje dodirom značajno štedi vrijeme. Vještina se može naučiti korištenjem online usluga,,. Glavna stvar je posvetiti vrijeme ovoj aktivnosti svaki dan.

37. Koristite prečice

Prečice su dizajnirane za brz rad. Zapamtite njihove kombinacije, one uvelike pojednostavljuju korištenje računala i pojedinačnih programa.

38. Sačuvajte datoteke direktno u željeni folder

Prilikom preuzimanja ili kreiranja dokumenta, odmah mu dajte naziv i pošaljite ga u željenu mapu. Možda nemate vremena, ali na kraju je to mnogo brže i lakše nego onda provjeravati i sortirati sva preuzimanja na vašem računalu ili sakupljati datoteke u pohranu u oblaku.

39. Ne pravdajte se

Samo nemojte gubiti vrijeme na to. Pravljenje je neproduktivno, neprofesionalno i dosadno. Bolje je čvrsto priznati svoju grešku i odmah je početi ispravljati.

Rekreacija

40. Idite na informativnu dijetu

Ogromni tokovi informacija opterećuju nervni sistem i ometaju opuštanje. Prema statistikama, svaka osoba provede oko 2,7 sati dnevno samo na TV-u. Dodajte ovome internet i društvene mreže. Novosti, kanali i zajednice se nemilosrdno nadmeću za našu pažnju, često govoreći o istoj stvari. Stoga nije potrebno posvetiti vrijeme njihovom gledanju - ipak ćete saznati važne vijesti.

41. Pravite duge pauze

Ako imate težak zadatak koji zahtijeva veliku koncentraciju, isključite se s posla na najmanje pola sata. Ustanite od svog stola i uključite se u neku fizičku aktivnost.

42. Slušajte muziku

Istraživanja pokazuju da muzika povećava produktivnost, kreativnost i raspoloženje općenito. Ako vam je teško da se koncentrišete na nju, slušajte svoje omiljene izvođače između.

43. Izlazite češće napolje

Po mogućnosti u toku radnog dana. Ustajali vazduh u kancelariji smanjuje produktivnost, dovodi do glavobolje i stresa. Naučnici su čak skovali izraz sindrom bolesne zgrade, stanje u kojem ljudi doživljavaju bolne simptome zbog loše ventilacije, osvjetljenja i grijanja u zgradama. I dok vaša kancelarija može biti zdrava, vašem telu će i dalje više odgovarati svež vazduh.

44. Planirajte svoje veče i vikend unaprijed

Odlučite unaprijed kako ćete provesti odmor i pokušajte ga ispuniti svojim omiljenim stvarima. Besciljno ležanje na kauču samo će dovesti do još većeg umora, a u iščekivanju zanimljivog vikenda i boljeg rada.

45. Uopšte ne razmišljajte o poslu jedan dan u sedmici

Obećajte sebi da nećete dirati svoj posao na dan odmora ili uopće razmišljati o tome. Čak i ako imate važan sastanak ili nedovršeni posao. Zapamtite da imate i drugi život - posvetite mu ovaj dan u potpunosti.

46. Uzmite slobodno

Ako redovno idete na posao, nemojte svake sedmice uzimati slobodno za porodične poslove, a rijetko uzimate bolovanje, uzmite slobodan dan samo tako. Provedite dodatni dan kod kuće nakon završetka velikog projekta ili prije prezentacije. Dozvolite sebi da se restartujete bez čekanja vikenda.

Zdravlje

47. Živite po rasporedu

Nemojte shvaćati dnevnu rutinu kao strogi okvir u koji se morate ugurati. Samo odredite jedno vrijeme za odlazak na spavanje, buđenje i jelo. I pokušajte ga pratiti svaki dan. Uvijek ćete se osjećati aktivno, nećete patiti od pospanosti i iznenadnih napada gladi koji ometaju koncentraciju.

48. Ne koristite alkohol kao način da se opustite

Izbjegavajte piće prije spavanja, čak i ako vam je teško da se opustite nakon napornog dana na poslu. Alkohol vam zaista može pomoći da zaspite, ali nakon nekoliko sati počet će djelovati negativno - a to je prepuno čestih jutarnjih buđenja, pospanosti tokom dana i gubitka koncentracije.

49. Jedite češće

Obilan ručak preopterećuje tijelo: svu svoju snagu ulaže u probavu hrane, pa postaje teško koncentrirati se na izvršavanje zadataka. Ako vam se spava nakon večere, svoju uobičajenu porciju podijelite na dva obroka.

Umjesto teških obroka, u prehranu uključite hranu koja poboljšava fokus i koncentraciju: povrće, začinsko bilje, masnu ribu, orašaste plodove i tamnu čokoladu. I ne naslanjajte se na kafu - u velikim količinama ne okrepljuje, već daje suprotan efekat.

50. Bavite se sportom

Vježbanje ne samo da poboljšava zdravlje, već i poboljšava pažnju, koncentraciju i brzinu mozga. Oni također podižu samopoštovanje i čine ih otpornijima na stresne situacije. Ovo je veliki plus za produktivnost, pa uradite barem malo vježbe.

Pročitajte također? ?

• 80 životnih hakova za produktivnost
• Koja je razlika između produktivnosti i efikasnosti i šta je još važnije
• Opustite se i napravite pauzu od posla da biste bili produktivniji.
• Koja je stvarna cijena produktivnosti